照片檔案整理原則，照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

　　照片、底片的鑒定

　　保管期限保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限，分為永久、長期、短期三種。對照片、底片保管期限的劃分按照《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的視定》執(zhí)行。

　　密級是指照片、底片保密程序的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施辦法》、GB/T7156及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　根據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對紙質(zhì)照片、數(shù)碼照片進(jìn)行規(guī)范化整理、全文數(shù)字化管理，便于照片檔案的管理和利用。在實(shí)際工作中，特殊情況比較多，如有的有紙質(zhì)照片沒底片，有的有底片沒有紙質(zhì)照片，有的有數(shù)碼照片沒有紙質(zhì)照片，有的既有數(shù)碼照片又有紙質(zhì)照片，如何統(tǒng)一規(guī)范的管理，需要根據(jù)實(shí)際情況有機(jī)結(jié)合上述三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行操作管理。

　　一、照片檔案的定義

　　照片檔案photograpkicarchives，國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。（《照片檔案整理規(guī)范》（GB/T11821-2002）定義）

　　數(shù)碼照片檔案digital photographic records是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對國家和社會具有保存價(jià)值并歸檔保存的數(shù)碼照片。（《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）定義）

　　二、照片檔案的歸檔

　　1、歸檔范圍

　　（1）記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。

　?、俦締挝恢鬓k或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動、重要會議的照片；

　?、诒締挝恢攸c(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的照片；

　?、垲I(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片；

　?、鼙締挝粍趧幽７丁⑾冗M(jìn)人物及其典型活動的照片；

　?、荼締挝粴v屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的證件照片。

　?。?）記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。

　　（3）記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。

　?。?）其他具有保存價(jià)值的照片。

　　2、保管期限

　　數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。

　　3、歸檔時(shí)間

　　數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。

　　4、歸檔要求

　?。?）公務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的照片、底片、數(shù)碼照片，在活動結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔，各類照片在歸檔前，都要做好鑒定、刪選工作。

　?。?）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。

　?。?）對反映同一內(nèi)容的若干張照片（紙質(zhì)、數(shù)碼照片），應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的照片歸檔，所選照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的照片一般只歸檔一張。

　?。?）歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。

　　（5）歸檔的照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。

　?。?）數(shù)碼照片可通過存儲到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。

　?。?）歸檔時(shí)，應(yīng)參照GB/T 18894-2002對數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用和安全方面的鑒定、檢測。

　　（8）歸檔的數(shù)碼照片，有條件的單位可以沖洗一套紙質(zhì)照片。

　　四、照片檔案的整理和數(shù)字化的存儲管理

　　1、分類和排列

　　（1）同一全宗內(nèi)的照片檔案按“年度-保管期限-照片組”分類。

　　（2）同一照片組內(nèi)的照片檔案按形成時(shí)間排列。

　　2、命名

　　數(shù)碼照片(數(shù)字化掃描圖象)文件采用“年度-保管期限代碼-照片組號.張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名。

　　保管期限代碼：分別用“Y”、“D30”、“D10”代表永久、30年、10年。

　　年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　照片組號：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號。

　　張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“001”開始順序編號。

　　示例1：

　　2020年某單位拍攝的一組XX工作會議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：2020-Y-0001.001.jpg。

　　3、檔號

　　照片檔案代碼設(shè)為“ZP”,分為2個(gè)屬類：紙質(zhì)照片類（ZP01)、數(shù)碼照片類（ZP02)。

　　檔號格式為“全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-件組號”。（每一件檔案的“檔號”唯一，即此件檔案的身份標(biāo)識）

　　如XXX單位2020形成的需永久保存照片類檔案第1件，檔號標(biāo)識為：

　　整理要求：

　　（1）照片類檔案以“件組”為單位，一次會議、一次調(diào)研、一次檢查、一次參觀、一次演出、一次慰問、一次走訪、一次活動、一個(gè)專題事項(xiàng)為一件；

　?。?）一“件組”照片可以有一張照片，也可以有多張照片，拍攝的照片需要清晰、完整，能反映照片的主題。

　?。?）以照片的拍攝時(shí)間，確定歸檔年度，為“檔號”和檔案盒上的“年度”；

　　根據(jù)保管期限表確定此份檔案的保管期限，永久、30年，對應(yīng)代碼為“Y、D30”

　?。?）同一個(gè)年度、同一個(gè)保管期限的編寫一個(gè)“件順序號”（即件號），每個(gè)年度、保管期限都從“1”號開始編寫。