近年來，隨著檔案數(shù)量快速增長和檔案信息化建設步伐加快，越來越多的單位通過政府購買服務方式，委托檔案中介服務機構(gòu)開展檔案整理、檔案數(shù)字化加工等檔案服務外包工作。部分單位在購買檔案社會化服務過程中，因業(yè)務不熟悉、保密意識不強、管理機制不健全，導致檔案服務外包質(zhì)量未達到國家標準和進館質(zhì)量要求，并存在一定安全隱患。

　　為提升檔案整理、數(shù)字化加工等檔案服務外包工作水平，消除檔案服務外包過程中存在的失、泄密隱患，確保檔案質(zhì)量符合進館要求，現(xiàn)就進一步規(guī)范全市檔案服務外包工作有關(guān)事項通知如下：

　　政府檔案整理員是外包

　　一、嚴格落實檔案中介機構(gòu)備案制度

　　各縣（市、區(qū)）檔案局要嚴格落實檔案中介服務機構(gòu)備案登記制度，按照《廣東省檔案條例》的相關(guān)規(guī)定，依法履行備案職責，健全備案工作制度，完善備案程序，強化備案材料審核，進一步規(guī)范檔案中介機構(gòu)備案工作。同時，要加強對檔案中介服務機構(gòu)的業(yè)務監(jiān)督和指導，落實監(jiān)管責任，定期不定期對轄區(qū)內(nèi)檔案中介服務機構(gòu)從事檔案服務外包的活動情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)有違反檔案法律法規(guī)現(xiàn)象或行為的，要依法進行查處，并落實整改措施。

　　二、認真審查檔案服務外包機構(gòu)資質(zhì)

　　各單位在購買檔案社會化服務過程中，要嚴格審查檔案服務外包機構(gòu)資格資質(zhì)。凡是承接檔案整理、檔案數(shù)字化等服務的外包機構(gòu)，必須取得由檔案行政管理部門出具的備案回執(zhí)，且其從事檔案整理、檔案數(shù)字化等服務的工作人員，應當具備檔案專業(yè)知識和專業(yè)技能，并經(jīng)過檔案人員崗位培訓，取得崗位培訓證書。各單位購買檔案外包服務時，應當根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身業(yè)務需要、檔案的特點及其管理要求，綜合考察確定外包機構(gòu)，資金額度大的檔案外包服務項目，必須通過公開招投標的方式，確定檔案服務外包機構(gòu)。市檔案局和各縣（市、區(qū)）檔案局不指定、不推薦檔案服務外包機構(gòu)，任何檔案服務外包機構(gòu)自稱為檔案局指定、定點或推薦的檔案服務外包機構(gòu)，均不屬實。

　　三、落實檔案服務外包安全保密責任

　　各單位在開展檔案服務外包工作中，要嚴格遵循國家檔案局《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T68—2017）有關(guān)規(guī)定，依法與檔案中介服務機構(gòu)簽訂檔案服務合同和安全保密協(xié)議，并嚴格執(zhí)行。各單位檔案整理、數(shù)字化加工外包服務應安排在本單位場所內(nèi)進行，嚴禁將檔案交由檔案中介服務機構(gòu)帶離本單位辦公場所。在開展檔案服務外包工作前，各單位應對涉密檔案進行清理登記，涉密檔案原則上由各單位檔案員或保密員自行完成整理歸檔，嚴禁隨意將涉密檔案外包給檔案中介服務機構(gòu)。如確因工作需要，將涉密檔案外包給中介服務機構(gòu)進行整理或數(shù)字化加工的，承接服務的中介機構(gòu)，應當取得保密行政管理部門頒發(fā)的甲級或乙級涉密檔案數(shù)字化加工資質(zhì)，并按照有關(guān)規(guī)定，落實安全保密責任，管控檔案安全風險點，在此前提下開展相關(guān)外包服務。

　　四、加強檔案服務外包工作管理

　　各單位在檔案服務外包工作中，要嚴格落實檔案安全管理機制，做到事先介入、事中控制、事后檢查，確保檔案實體和相關(guān)信息安全。在檔案整理、數(shù)字化加工過程中，必須認真執(zhí)行交接制度，履行交接手續(xù)，落實安全防控措施，明確專人負責，實行全程跟蹤管理，防止檔案在流轉(zhuǎn)過程中發(fā)生丟失、損毀、失泄密等安全事故。要嚴格監(jiān)督檢查檔案服務外包成果質(zhì)量，加強質(zhì)量監(jiān)督檢查和驗收，工作結(jié)束時，各單位和中介服務機構(gòu)應當按照相關(guān)技術(shù)標準、規(guī)范及合同約定的技術(shù)指標進行質(zhì)量驗收，確保檔案整理及數(shù)字化工作成果符合國家有關(guān)檔案業(yè)務規(guī)范和技術(shù)標準要求。