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近日,國家檔案局印發(fā)《關于進一步加強機關業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的通知》,明確了業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的總體要求、主要任務和工作安排。
并且將“遴選一批具有一定條件的單位先行先試,重點面向全流程線上運行的業(yè)務系統(tǒng)、電子證照制發(fā)管理系統(tǒng)、具備電子簽名功能的辦公自動化系統(tǒng)等開展電子文件歸檔和管理工作?!?/p>
在檔案數(shù)字化大潮下,中博奧積極響應國家對檔案管理的政策。數(shù)字化檔案系統(tǒng)能夠實現(xiàn)紙質檔案、電子檔案一體化管理,100%歸檔、防篡改、3秒可查、權限嚴密,讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗。
通過靈活集成的方式,助力更多政府機關推進機關業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作,打造政府的數(shù)字檔案室。
中博奧如何協(xié)助政府機關進行業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理?
根據(jù)《通知》,要求從4個方面規(guī)范有序開展業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作:
1、健全業(yè)務系統(tǒng)歸檔制度規(guī)范
政策要求:要健全業(yè)務系統(tǒng)歸檔制度規(guī)范,推動建立完善的業(yè)務系統(tǒng)歸檔管理制度和技術規(guī)范。
中博奧解決方案:
目前,檔案已允許單獨以電子形式進行歸檔。
·借力電子流程讓制度落地:
數(shù)字化檔案系統(tǒng)將政府機關的檔案管理制度嵌入電子化流程中,將管理和流程結合起來,經(jīng)過相關人員審批、授權后方可由系統(tǒng)自動執(zhí)行。
實現(xiàn)從檔案的收集、著錄、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀為一體的全生命周期管理,全程以流程驅動,審批留痕,可記錄可追溯。
·全面適配信創(chuàng)環(huán)境:
數(shù)字化檔案系統(tǒng)全面適配國產(chǎn)化的環(huán)境、包含國產(chǎn)化的CPU、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件,全面滿足信創(chuàng)要求。
2、業(yè)務系統(tǒng)電子文件100%歸檔
政策要求:要完善業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能,保證業(yè)務系統(tǒng)能夠按照檔案工作要求完成電子文件形成、收集、整理、歸檔工作。
中博奧解決方案:
中博奧天然具備電子檔案管理的要素,在工作中以多種方式和渠道自動獲取檔案并自動歸檔,能夠實現(xiàn)電子檔案100%歸檔。
·自動收集異構系統(tǒng)數(shù)據(jù):
中博奧提供多種系統(tǒng)集成方式,可以提供標準的接口被其他系統(tǒng)調用,可以主動開發(fā)調用其他系統(tǒng)接口。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示,采集記錄清晰可查。
通過接口可以快速集成來自政府機關各個業(yè)務系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù),包括各類公文、黨群工作文件、人事檔案、機關采購文件等。
組織中合同、公文、項目等業(yè)務場景中會產(chǎn)生大量文件。檔案系統(tǒng)中和這些業(yè)務場景機器流程關聯(lián),自動收集業(yè)務檔案。
系統(tǒng)可以對符合要求對電子檔案進行登記,支持電子檔案對入庫前預處理,比如:分類、整理、排序、編目。在登記過程中對電子檔案對數(shù)量、元數(shù)據(jù)進行確認。
·支持文件和數(shù)據(jù)歸檔:
不僅支持對檔案數(shù)據(jù)的自動獲取,同時也支持以附件形式進行歸檔,最終實現(xiàn)異構系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件的100%歸檔。
3、完善檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的有效銜接
政策要求:要推進業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)有效銜接,通過歸檔接口實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間的信息交互和集成。
中博奧解決方案:
中博奧文書定加強了中臺能力,方便被集成和集成,主動采集形成統(tǒng)一檔案管理庫,檔案數(shù)據(jù)可以被異構系統(tǒng)調用。
提供可視化的接入配置,支持多種對接方式,中博奧數(shù)字化檔案系統(tǒng)可方便與各個異構系統(tǒng)集成。
中博奧身份核驗能力可以被各類系統(tǒng)調用,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動接收或者定時拉取。
數(shù)字化檔案系統(tǒng)支持多種數(shù)據(jù)源,提供報表分析工具,能夠抽取內部數(shù)據(jù)和外部集成數(shù)據(jù),構建多種形式的報表和看板。
4、業(yè)務歸檔全流程安全可控
政策要求:要不斷提升數(shù)字檔案資源建設質量和管理水平,實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)歸檔全流程安全可控、科學規(guī)范管理。
中博奧解決方案:
中博奧通過接入數(shù)字身份和電子簽名功能,讓業(yè)務系統(tǒng)歸檔全流程更安全、更可控。
·電子檔案防篡改:
國家明確電子檔案系統(tǒng)必須具備電子簽名能力,中博奧對歸檔的業(yè)務系統(tǒng)文件自動加蓋電子簽名,助力電子檔案系統(tǒng)具備文件防篡改的能力。
·用戶行為歸檔:
用戶在檔案系統(tǒng)中的所有行為都會被日志記錄下來。檔案系統(tǒng)會對這些日志記錄添加數(shù)字簽名后再次存證,確保所有操作都出自用戶的真實身份與真實意愿,且內容防篡改。
對內實現(xiàn)操作可溯可查,對外能夠滿足監(jiān)管、審計等各方面的要求。
·檔案自動檢測:
為了確保業(yè)務系統(tǒng)電子檔案的真實性、完整性、可用性、可靠性,數(shù)字化檔案系統(tǒng)可對其進行四性檢測,檢測完成后會自動生成報告。
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·第三方存證形成證據(jù)鏈:
為了進一步保障電子檔案的安全性、有效性,所有歸檔的業(yè)務系統(tǒng)文件和數(shù)據(jù)都可以在權威的國家公證處或司法區(qū)塊鏈中存證,并且可出具存證報告,報告內容包括電子簽名過程、證書信息、認證記錄和存證信息。
中博奧政府機關電子文檔歸檔應用場景
例如中博奧協(xié)助政府單位進行電子公文歸檔,總體架構以《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》(GB/T 39362-2020)為主要依據(jù),全面貫徹國家電子政務總體框架,滿足國家相關標準和規(guī)范。
電子公文歸檔整個過程可分為文件收集、文件整理、文件移交、檔案接收等環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)。遵守電子公文歸檔范圍的要求,完成電子公文及其元數(shù)據(jù)的收集。
在文件整理過程中,將完成組件和編號的擬歸檔電子公文整理到文件盒子(案卷),按國家標準規(guī)范進行建立全宗卷。
覆蓋了電子公文的捕獲(或錄入)、轉換、組件、編號、封裝、移交檢測、移交登記、接收登記、接收確認等全過程。
公文辦理完成歸檔時,將公文的處理單、正文、附件、底稿生成新的PDF和OFD文件,并著錄元數(shù)據(jù),符合檔案歸檔要求。