為了加強和規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密性，準確地反映公司各項工作，根據(jù)《檔案法》、《檔案管理條例》，結(jié)合檔案館信息化建設方案公司實際，特制定本辦法。

　　檔案館信息化建設方案建設常見問題解答(1)

　　1、檔案管理信息系統(tǒng)建設的主要目的是什么？

　　答：1、實現(xiàn)對檔案資源的科學、規(guī)范和有效管理，為社會、為公眾提供高效率的檔案利用服務。

　　2、梳理檔案工作流程，規(guī)范檔案管理過程，實現(xiàn)檔案工作的精細化管理，輔助領導決策，提升檔案館的現(xiàn)代化管理水平。

　　2、檔案管理信息系統(tǒng)建設前的主要準備工作有哪些？

　　答：1、項目立項：由項目發(fā)起與項目參與的多方機構進行需求調(diào)研，開展可行性論證，提出項目目標、制定項目計劃、預算項目投入（包括人、資金、其他資源）、分析項目風險、預測實施效果，報批決策者審批。

　　2、項目準備：依據(jù)項目目標，組織項目團隊及成員，籌集項目資金、分解項目計劃、準備項目環(huán)境（軟硬件設備）、開展咨詢培訓、落實實施方案，在人、財、物方面做好實施前的準備。

　　3、檔案管理信息系統(tǒng)實施的技術原則是什么？

　　答：1、同構性原則：系統(tǒng)建設所選用的硬件平臺（如網(wǎng)絡連接設備、服務器、存儲器）、軟件支撐平臺、應用軟件系統(tǒng)、應盡量選用共同的或系統(tǒng)建設思路一致的供應商，避免本單位內(nèi)部異構操作系統(tǒng)、異構數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、異構存儲方式等現(xiàn)象的產(chǎn)生。

　　2、集成性原則：各分/子系統(tǒng)建設的階段性是必然的，但每建設前一個系統(tǒng)需要考慮業(yè)務的擴展性和軟硬件系統(tǒng)的兼容性，留出必要的接口，以便擴展；每建設一個新的系統(tǒng)也要考慮與現(xiàn)有系統(tǒng)之間的信息集成、過程集成和系統(tǒng)集成等問題，保持業(yè)務流程的連續(xù)性和系統(tǒng)信息的一致性。

　　3、繼承性原則：繼承性的主要目的是支持檔案信息化應用系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展，是檔案信息化“滾動式”建設方案的基本要求，一方面保護已有投資，一方面對現(xiàn)有硬件、軟件支撐平臺和檔案管理信息系統(tǒng)進行有保留的擴展，這是由于需求的不斷變化與更新而引起的。

　　4、淘汰性原則：由于硬件、軟件的迅速發(fā)展，往往每過一年就會有一套全新軟件系統(tǒng)運行結(jié)構的出現(xiàn)，每三年就會有硬件和軟件平臺的完全淘汰，甚至時間更短。因此，當采取繼承性原則對現(xiàn)有系統(tǒng)進行修補所消耗的資源大于投資一個新的系統(tǒng)時，應果斷采取淘汰性原則，進行更新?lián)Q代。

　　4

　　建設檔案管理信息系統(tǒng)為什么要首先制定總體規(guī)劃？

　　答：如果不從全局的角度開展總體規(guī)劃，各各門從局部需求和利益出發(fā)，必然將管理信息系統(tǒng)拆分成一個個獨立的部門“孤島”系統(tǒng)，致使信息不集成、資源不共享、系統(tǒng)重復建設、數(shù)據(jù)重復錄入，投入資金勢必增多，而實施的過程卻很難控制，其應用效果則大打折扣。如果能夠預先制定一個科學、合理、可行的總體規(guī)劃，則能從根本上克服急功近利和“走一步，算一步”的盲目性，避免走彎路，不僅能夠使IT投入得到增值，更能夠增強系統(tǒng)的應用效果。

　　5、制定總體規(guī)劃應考慮哪些因素？

　　答：總體規(guī)劃的制定應從國家信息化戰(zhàn)略、檔案信息化戰(zhàn)略、檔案局（館）的信息化戰(zhàn)略出發(fā)，立足檔案館的業(yè)務需求，考慮技術的先進性和可行性，兼顧當前和未來的發(fā)展需要，結(jié)合檔案館的人、財、物等基礎條件和自身的運行特點進行規(guī)劃，并考慮分步實施的方案和措施。

　　6、選擇檔案管理信息系統(tǒng)主要考慮那些因素？

　　答：1、檔案館信息化的應用需求和發(fā)展要求，目的是要用起來，不僅當前能夠用起來，而且要考慮業(yè)務擴展后能夠得到持續(xù)的擴展與跟蹤。

　　2、信息技術和軟件產(chǎn)品的現(xiàn)狀與發(fā)展，務實的同時，也需要必須經(jīng)常關注和跟蹤最新技術的發(fā)展，了解軟件產(chǎn)品的運行特點和使用場合，才能做出客觀的、切合實際的判斷。

　　3、將產(chǎn)品與需求、技術與發(fā)展相結(jié)合，做出決策，在確定了檔案館的業(yè)務需求、認識了軟件產(chǎn)品的使用要求之后，就需要將二者結(jié)合起來，綜合平衡檔案館的人力、物力和財力，做出正確、合理的選擇。

　　7、實施檔案管理信息系統(tǒng)的主要方式有哪些？

　　答：1、外包研發(fā)模式；2、自主開發(fā)模式；3、混合實施模式；4、整體外包模式。

　　8、檔案管理信息系統(tǒng)實施的主要工作有哪些？

　　答：系統(tǒng)實施的核心任務是軟件系統(tǒng)的客戶化定制過程，目標是建立一套真正能用得起來的軟件系統(tǒng)。主要包括需求分析、客戶化定制、數(shù)據(jù)處理、系統(tǒng)試運行、系統(tǒng)切換、用戶培訓等過程。

　　9、如何理解需求分析工作及其重要性？

　　答：需求分析是系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)實施的重要依據(jù)，其主要任務是完成用戶對目標軟件系統(tǒng)在功能、行為、性能、設計約束等方面的理解、認識、定義和期望。需求分析需要軟件開發(fā)與軟件應用的雙方人員共同參與來完成。

　　需求分析階段檔案館業(yè)務工作人員的主要工作包括：描述基本業(yè)務需求，挖掘潛在需求，與技術支持人員共同探討真正的應用需求，審定需求分析報告，鎖定實施前的總體需求。

　　需求分析階段軟件研制技術人員的主要工作包括：傾聽業(yè)務需求描述，獲取用戶的本能需求；通過啟發(fā)、誘導，深層次的溝通與交流，獲取用戶的潛在需求；理解、分析、整合，應用現(xiàn)代管理理念與檔案館業(yè)務工作者進一步探討真正的應用需求；編寫需求分析報告并獲得用戶認可。

　　10、需求調(diào)研工作從幾個方面開展？

　　答：主要從檔案館的組織機構與崗位職責設置、檔案資源（實物與數(shù)據(jù)）的組織與管理方式、檔案工作業(yè)務流程與數(shù)據(jù)處理流程、檔案館運行管理模式、檔案信息安全管理需求、檔案館的個性化應用需求、檔案信息的集成與共享模式以及檔案服務社會化等方面開展需求調(diào)研，分析檔案館開展檔案工作對檔案管理信息系統(tǒng)的功能架構方案的需求。