數(shù)字檔案館建設(shè)指南，檔案工作是國(guó)家檔案事業(yè)的組成部分，也是機(jī)關(guān)提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。隨著檔案信息化建設(shè)的逐步深入，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案工作面臨著機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化應(yīng)用、數(shù)字檔案館建設(shè)以及用戶多樣化需求的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，是檔案信息化建設(shè)中亟需強(qiáng)化的重要節(jié)點(diǎn)。

　　數(shù)字檔案館是信息化條件下檔案室的“升級(jí)版”，是管理機(jī)關(guān)檔案信息、聯(lián)結(jié)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化與數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。建設(shè)符合國(guó)家和社會(huì)信息化發(fā)展要求的數(shù)字檔案館，有利于提高機(jī)關(guān)檔案工作水平，維護(hù)機(jī)關(guān)檔案信息的真實(shí)、完整、可用和安全，提升機(jī)關(guān)行政效率和公共服務(wù)能力；有利于促進(jìn)國(guó)家核心信息資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，為數(shù)字檔案館的最終實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)，以推動(dòng)全國(guó)檔案信息化工作全面、健康、均衡發(fā)展。

　　數(shù)字檔案館建設(shè)指南

　　1概念與基本特征

　　1.1概念

　　本指南所稱的數(shù)字檔案館，是指機(jī)關(guān)在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。

　　1.2基本特征

　　與傳統(tǒng)檔案室相比較，數(shù)字檔案館具有獨(dú)有的特點(diǎn)和功能：

　　1）檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案館以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲(chǔ)各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲(chǔ)空間，改進(jìn)了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案館的基本特征。

　　2）檔案實(shí)體“虛擬化”。通過對(duì)紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進(jìn)行管理和規(guī)范。

　　3）檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。

　　4）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。

　　5）檔案利用知識(shí)化。數(shù)字檔案館將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識(shí)單元的基礎(chǔ)上有機(jī)組織并鏈接起來，以動(dòng)態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)由檔案的提供向知識(shí)的提供轉(zhuǎn)變。

　　2建設(shè)原則與內(nèi)容

　　2.1建設(shè)原則

　　數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循“資源為先，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整體推進(jìn)，確保安全”的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，積極實(shí)施，務(wù)求實(shí)效。

　　1）資源為先。資源建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的根本。數(shù)字檔案館應(yīng)堅(jiān)持“資源為王”，著眼于數(shù)字檔案資源建設(shè)，著重于非數(shù)字檔案的數(shù)字化和數(shù)字檔案的及時(shí)、完整、有效歸檔，規(guī)劃設(shè)計(jì)以最大限度保證數(shù)字檔案資源建設(shè)質(zhì)量為根本出發(fā)點(diǎn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)應(yīng)該有助于保障數(shù)字檔案資源的齊全、完整，有利于數(shù)字檔案資源的有效管理和方便利用。

　　2）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)文件管理與檔案管理、業(yè)務(wù)工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關(guān)系，嚴(yán)格遵循既有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)、建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文檔一體、館室一體。

　　3）整體推進(jìn)。應(yīng)將數(shù)字檔案館建設(shè)與機(jī)關(guān)電子政務(wù)和信息化建設(shè)密切結(jié)合起來，統(tǒng)籌考慮數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能、文件格式要求等因素，整體推進(jìn)數(shù)字檔案館實(shí)施方案。

　　4）確保安全。數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)建立健全安全管理制度，按照信息安全等級(jí)保護(hù)和分級(jí)保護(hù)要求采取安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施，完善災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)急機(jī)制，確保數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行的安全。

　　2.2建設(shè)內(nèi)容

　　數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，需要機(jī)關(guān)檔案部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實(shí)施。主要包括：

　　1）按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應(yīng)未來一定時(shí)期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

　　2）開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

　　3）嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，全面進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和手段，保證數(shù)字檔案資源真實(shí)、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。

　　4）根據(jù)數(shù)字檔案館建設(shè)要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各項(xiàng)規(guī)章制度，明確要求和權(quán)限，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案館運(yùn)行順暢。

　　5）加大人才建設(shè)力度，通過培訓(xùn)或引進(jìn)人才，為數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行儲(chǔ)備既通曉信息技術(shù)，又精通信息資源管理、知識(shí)管理的人才。

　　3基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　為確保數(shù)字檔案資源的安全管理和有效利用，應(yīng)依托機(jī)關(guān)信息化建設(shè)成果，建設(shè)相對(duì)獨(dú)立且穩(wěn)定、兼容的，能夠滿足數(shù)字檔案資源管理和機(jī)關(guān)共享利用需求的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等五個(gè)部分。基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)盡量采用國(guó)產(chǎn)產(chǎn)品，尤其是具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的國(guó)有品牌產(chǎn)品。用于支撐涉密數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)保密工作的規(guī)定。

　　3.1網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施

　　數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是機(jī)關(guān)整體網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的有機(jī)組成部分，應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃、設(shè)計(jì)和建設(shè)。一般情況下，應(yīng)將數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)管理中心設(shè)于機(jī)關(guān)中心機(jī)房。機(jī)關(guān)中心機(jī)房應(yīng)具備防雷、防靜電、防磁、防火、防水、防盜、穩(wěn)壓、恒溫、恒濕等基本管理?xiàng)l件，有條件的單位應(yīng)建設(shè)符合《電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范》(GB 50174-2008)要求的B級(jí)機(jī)房。中心機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)綜合布線的配置，要充分考慮各類電子文件采集、歸檔和數(shù)字檔案資源安全管理、移交等工作要求。應(yīng)為數(shù)字檔案館配備足夠數(shù)量的內(nèi)部局域網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)和政務(wù)內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)信息點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)性能應(yīng)能適應(yīng)圖像、音頻、視頻等各類數(shù)據(jù)的傳輸、利用要求。

　　3.2系統(tǒng)硬件

　　3.2.1服務(wù)器

　　專業(yè)服務(wù)器是數(shù)字檔案館必備的基礎(chǔ)設(shè)施。服務(wù)器性能和數(shù)量的配置，應(yīng)能滿足數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)、中間件、全文檢索、備份、防病毒等基礎(chǔ)軟件的部署和安全高效運(yùn)行的需求，并適當(dāng)冗余、可擴(kuò)展。

　　3.2.2存儲(chǔ)與備份

　　為滿足各門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的存儲(chǔ)、利用和備份要求，應(yīng)為數(shù)字檔案館配備先進(jìn)、高效和穩(wěn)定的磁盤陣列作為數(shù)字檔案資源在線存儲(chǔ)設(shè)備。根據(jù)機(jī)關(guān)制定的數(shù)字檔案資源保存策略，確定近線或離線備份系統(tǒng)的配置，近線備份應(yīng)選擇磁帶庫(kù)或虛擬帶庫(kù)及相應(yīng)的備份軟件，離線備份可選擇光盤、移動(dòng)硬盤等脫機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)以及相應(yīng)的備份、檢測(cè)設(shè)備。

　　3.3基礎(chǔ)軟件

　　為確保各門類電子檔案及其元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和及時(shí)采集、捕獲、保存，提供便捷、有效的數(shù)字檔案資源利用，應(yīng)結(jié)合數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)或運(yùn)行需要，為數(shù)字檔案館配備必要的正版基礎(chǔ)軟件，包括數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、中間件、全文檢索、光學(xué)字符識(shí)別（OCR）等軟件。應(yīng)選用主流數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，其性能應(yīng)能支持本單位今后較長(zhǎng)一個(gè)時(shí)期數(shù)字檔案資源管理的需要。

　　3.4安全保障系統(tǒng)

　　應(yīng)結(jié)合實(shí)際，參照信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)有關(guān)要求，從多層面為數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)建立安全保障體系。涉密數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)必須按照國(guó)家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)的規(guī)定執(zhí)行。

　　3.4.1應(yīng)建立數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)的三員管理制度，明確系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計(jì)員職責(zé)，并貫徹落實(shí)。

　　3.4.2應(yīng)結(jié)合三員管理制度，為數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)、實(shí)施完善的用戶權(quán)限配置和管理功能，為數(shù)字檔案資源的安全存儲(chǔ)、管理提供保障。

　　3.4.3應(yīng)為數(shù)字檔案館的應(yīng)用系統(tǒng)配備正版殺毒軟件。如有必要，應(yīng)有選擇地配備防火墻、用戶認(rèn)證、數(shù)字簽名、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)管理軟件、業(yè)務(wù)審計(jì)軟件等安全管理工具。

　　3.5終端及輔助設(shè)備

　　應(yīng)結(jié)合工作需要，為數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)配備專用終端計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)等終端設(shè)備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等輔助設(shè)備。

　　4應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

　　數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system(OAIS)-Reference model）設(shè)計(jì)功能架構(gòu)，應(yīng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲(chǔ)、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計(jì)、備份、災(zāi)難恢復(fù)、用戶管理、權(quán)限管理等基本功能，為電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全提供首要保障，并達(dá)到靈活擴(kuò)展、簡(jiǎn)單易用的基本要求。其具體功能需求可參見《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）。

　　4.1檔案門類管理

　　數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)以國(guó)家或地方制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為基礎(chǔ)，具有管理文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案和輔助管理實(shí)體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴(kuò)展功能，包括檔案資料門類的擴(kuò)展管理、分類方案的擴(kuò)展管理、適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)方案擴(kuò)展管理、電子檔案移交包制作的擴(kuò)展管理等。

　　4.1.1電子檔案門類的擴(kuò)展管理

　　應(yīng)能依據(jù)已經(jīng)實(shí)施的元數(shù)據(jù)方案擴(kuò)展管理新增電子檔案門類，且具備新增門類歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲、登記以及電子檔案的分類、編目、著錄、存儲(chǔ)、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計(jì)、移交、審計(jì)、用戶管理等一系列功能。

　　4.1.2實(shí)體檔案門類的擴(kuò)展管理

　　應(yīng)能擴(kuò)展管理新增的實(shí)體檔案門類，且具備新增實(shí)體檔案門類的分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計(jì)、移交、審計(jì)、用戶管理等一系列功能。

　　4.1.3分類方案的擴(kuò)展管理

　　應(yīng)能靈活配置各門類檔案資料分類方案，支持對(duì)檔案門類、年度、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限等著錄項(xiàng)值域的擴(kuò)展定義，尤其是多級(jí)機(jī)構(gòu)或問題分類方案的擴(kuò)展配置。

　　4.1.4元數(shù)據(jù)方案的擴(kuò)展管理

　　應(yīng)能適度擴(kuò)展設(shè)置電子檔案管理所需的元數(shù)據(jù)元素；應(yīng)能根據(jù)同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求，配置生成基于可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言（XML）格式的電子檔案及其元數(shù)據(jù)移交數(shù)據(jù)包。

　　4.2接收采集

　　數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)能以在線或離線方式自動(dòng)或半自動(dòng)接收、采集形成于不同環(huán)境的，經(jīng)過系統(tǒng)整理的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)，登記歸檔電子文件，并通過計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)等關(guān)鍵指針建立二者間的關(guān)聯(lián)。

　　4.2.1文書類電子文件的接收采集

　　應(yīng)能自動(dòng)接收并登記形成于辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文書類電子文件及其相對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)，采集形成于機(jī)關(guān)各職能部門的非公文類電子文件，分類、有序地存儲(chǔ)電子文件及其組件，保證關(guān)于同一事由的往來文件及其組件完整并相互關(guān)聯(lián)。

　　4.2.2聲像類電子文件的采集

　　應(yīng)支持電子文件形成部門或檔案部門上傳或掛接照片、錄音、錄像等聲像類電子文件，自動(dòng)提取形成時(shí)間和背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)。

　　4.2.3科技和專業(yè)類電子文件的接收采集

　　各種科技、專業(yè)類電子文件的接收采集功能可參照4.2.1執(zhí)行。有其他專門規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　4.3分類編目

　　數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)支持電子文件的分類、編目、命名和存儲(chǔ)，完成電子文件的歸檔保存，輔助完成紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類、編目工作。

　　4.3.1分類組織

　　應(yīng)能以自動(dòng)或半自動(dòng)化方式為各門類電子文件或傳統(tǒng)載體歸檔文件的年度、機(jī)構(gòu)或問題、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、保管期限等分類項(xiàng)賦值，調(diào)整其排列順序，從而完成電子文件或輔助完成傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類組織，維護(hù)關(guān)于同一事由的往來文件、組件的完整性和相互間的有機(jī)關(guān)聯(lián)。

　　4.3.2歸檔存儲(chǔ)

　　應(yīng)能統(tǒng)籌電子文件和傳統(tǒng)載體歸檔文件，根據(jù)分類結(jié)果自動(dòng)賦予檔號(hào)，完成歸檔過程。應(yīng)能依據(jù)檔號(hào)各構(gòu)成項(xiàng)自動(dòng)、逐級(jí)建立并命名文件夾，分類存儲(chǔ)電子檔案，并采用檔號(hào)自動(dòng)為電子檔案命名；應(yīng)使用第三方權(quán)威機(jī)構(gòu)提供的技術(shù)手段，在適當(dāng)時(shí)間生成電子檔案原文的固化信息，提供驗(yàn)證途徑。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的上傳、掛接和存儲(chǔ)功能需求可參照?qǐng)?zhí)行。

　　4.3.3編目著錄

　　應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)，支持各門類電子檔案題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、時(shí)間、保管期限等元數(shù)據(jù)的著錄，自動(dòng)編制電子檔案案卷級(jí)、文件級(jí)電子目錄。應(yīng)能根據(jù)電子檔案著錄的不同要求，提供必要的著錄窗口，為著錄者提供下拉菜單、攜帶錄入以及日歷、時(shí)間軸等自動(dòng)化著錄工具，提升著錄方式的自動(dòng)化程度；應(yīng)能自動(dòng)核驗(yàn)著錄信息的完整性、規(guī)范性和有效性，并提示修改、校正，應(yīng)支持在權(quán)限許可范圍內(nèi)的元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)的增加、修改、刪除等。

　　4.4檢索利用

　　數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)以權(quán)限管理為基礎(chǔ)，支持多途徑、多角度且易用的檢索和利用方式，應(yīng)能滿足用戶各類查檔需求。

　　4.4.1檔案檢索

　　應(yīng)能提供多種類型的檢索方式，包括：不設(shè)定檢索字段的簡(jiǎn)單檢索，選定多項(xiàng)檢索字段及其邏輯關(guān)系的高級(jí)檢索，模糊檢索和精確檢索，跨檔案門類檢索，全文檢索等。應(yīng)支持用戶根據(jù)需要設(shè)定任意檢索條件查找其權(quán)限許可范圍內(nèi)的數(shù)字檔案資源，并能在檢索結(jié)果中作更精確查找。

　　4.4.2檔案利用

　　應(yīng)支持用戶在權(quán)限許可范圍內(nèi)在線查看、打印目錄數(shù)據(jù)或原文，如有必要，應(yīng)能限制用戶對(duì)電子檔案或傳統(tǒng)載體數(shù)字副本組件或具體頁(yè)面的可閱讀范圍；應(yīng)能對(duì)數(shù)字檔案資源的下載進(jìn)行審批、添加數(shù)字水印和授權(quán)閱讀時(shí)間等，應(yīng)支持實(shí)體檔案借閱的申請(qǐng)、審批、登記、歸還等。

　　4.4.3檔案編研

　　應(yīng)支持用戶開展檔案編研工作，授權(quán)用戶能建立編研計(jì)劃、分配工作任務(wù)、建立編研素材庫(kù)、復(fù)制粘貼數(shù)字檔案內(nèi)容信息、審核編研文稿、發(fā)布或下載編研成果等。

　　4.5鑒定統(tǒng)計(jì)

　　數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)具備各門類檔案資料的鑒定處置功能，應(yīng)具備對(duì)各種檔案資料以及相關(guān)業(yè)務(wù)情況的統(tǒng)計(jì)管理功能。

　　4.5.1鑒定處置

　　應(yīng)支持各種類型的檔案鑒定任務(wù)，包括檔案密級(jí)或保管期限變更，檔案續(xù)存、銷毀、移交等，應(yīng)支持檔案管理人員依據(jù)書面鑒定報(bào)告，通過直接修改密級(jí)、保管期限等著錄字段，執(zhí)行銷毀、移交功能，完成檔案鑒定處置任務(wù)；或根據(jù)實(shí)際需求，具備鑒定處置工作流功能，應(yīng)能支持鑒定審批流程的配置、實(shí)施，包括發(fā)起鑒定任務(wù)、實(shí)施鑒定、審批鑒定意見、觸發(fā)處置功能等；應(yīng)留存銷毀記錄，包括銷毀授權(quán)、銷毀內(nèi)容、銷毀執(zhí)行人、銷毀時(shí)間等；應(yīng)能生成符合《電子檔案移交與接收辦法》及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館要求的電子檔案移交數(shù)據(jù)包。

　　4.5.2統(tǒng)計(jì)報(bào)告

　　應(yīng)支持實(shí)體檔案、數(shù)字檔案資源室藏量的統(tǒng)計(jì)，應(yīng)能靈活設(shè)定統(tǒng)計(jì)條件，包括：檔案門類、保管期限、格式、大小、時(shí)間長(zhǎng)度、類、卷、件、存儲(chǔ)載體等；應(yīng)支持檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，包括：利用檔案的職能部門及人次、利用實(shí)體檔案和數(shù)字檔案門類及數(shù)量、數(shù)字檔案下載瀏覽量等；應(yīng)能按照統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求，通過統(tǒng)計(jì)報(bào)表、柱圖、餅圖或曲線等各類方式顯示、打印統(tǒng)計(jì)報(bào)告。

　　4.6系統(tǒng)管理

　　數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)具備審計(jì)跟蹤、用戶與權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、參數(shù)設(shè)置等基本系統(tǒng)管理功能。

　　4.6.1審計(jì)跟蹤

　　應(yīng)具備日志功能，用于記錄、審計(jì)各類管理、操作行為。應(yīng)能記錄管理員、各類用戶的行為信息，包括登錄數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)、實(shí)施檔案門類管理、編輯元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)、處置電子檔案等各種操作行為；應(yīng)能記錄非授權(quán)用戶試圖登錄或操作的行為；應(yīng)能記錄登錄或操作失敗的有關(guān)信息；應(yīng)具備日志檢索、輸出、導(dǎo)出等管理功能。

　　4.6.2用戶與權(quán)限管理

　　應(yīng)能配置三員管理用戶組，支持靈活的用戶組、用戶注冊(cè)、賦權(quán)、編輯、刪除、遷移等操作；應(yīng)具備完善的功能權(quán)限與數(shù)據(jù)權(quán)限，能夠靈活賦權(quán)或關(guān)閉權(quán)限，并具有可擴(kuò)展性；應(yīng)支持用戶口令管理，包括口令強(qiáng)度、找回口令、口令重置、關(guān)閉口令等功能。

　　4.6.3數(shù)據(jù)維護(hù)

　　應(yīng)具備基本的數(shù)據(jù)維護(hù)功能，應(yīng)支持多種通用格式的元數(shù)據(jù)或目錄數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、導(dǎo)出，數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的自動(dòng)備份與恢復(fù)，以及數(shù)字檔案資源的刪除與回收等。

　　4.6.4參數(shù)設(shè)置

　　應(yīng)支持全宗信息配置與編輯，可為各門類數(shù)字檔案資源配置檔號(hào)構(gòu)成規(guī)則，通過數(shù)據(jù)字典管理功能在允許范圍內(nèi)配置元數(shù)據(jù)值域，應(yīng)支持電子檔案原文存儲(chǔ)路徑的配置，以及各種報(bào)表格式的編輯、修改等。

　　4.7技術(shù)文檔管理

　　根據(jù)數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方式的不同，應(yīng)收集保存必要的應(yīng)用軟件文檔，為系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行、維護(hù)等提供保障。采用開發(fā)方式建設(shè)的應(yīng)用軟件，應(yīng)收集保存功能規(guī)格設(shè)計(jì)說明書、詳細(xì)設(shè)計(jì)書、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)書、技術(shù)報(bào)告、用戶手冊(cè)等文檔，文檔編制應(yīng)符合《計(jì)算機(jī)軟件文檔編制規(guī)范》（GB/T 8567-2006）的相關(guān)要求。采購(gòu)商品化的應(yīng)用軟件時(shí)，至少應(yīng)收集保存數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)文檔、用戶手冊(cè)等。

　　4.8測(cè)評(píng)鑒定

　　以開發(fā)方式建設(shè)數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)的，推薦進(jìn)行應(yīng)用軟件的測(cè)評(píng)?？蛇x擇第三方權(quán)威檢測(cè)機(jī)構(gòu)根據(jù)招投標(biāo)文件及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)應(yīng)用軟件進(jìn)行功能性檢測(cè)并出具檢測(cè)報(bào)告，在測(cè)評(píng)合格的基礎(chǔ)上，組織數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)方、承建方、監(jiān)理方、同級(jí)檔案行政管理部門進(jìn)行項(xiàng)目的鑒定驗(yàn)收。

　　5數(shù)字檔案資源建設(shè)

　　數(shù)字檔案館的數(shù)字檔案資源應(yīng)包含文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和數(shù)字資料等，若條件成熟，公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)等門類的電子檔案也應(yīng)作為數(shù)字檔案資源建設(shè)內(nèi)容。

　　5.1基本要求

　　數(shù)字檔案資源建設(shè)的基本要求是齊全完整、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　5.1.1齊全完整性要求

　　歸檔保存的數(shù)字檔案資源門類應(yīng)齊全、完整，各門類電子檔案或數(shù)字副本應(yīng)齊全、完整，能夠系統(tǒng)反映本單位履行主要職責(zé)的過程；關(guān)于同一事由的往來文件以及文件的組件應(yīng)齊全、完整，文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以保存；各門類電子檔案內(nèi)容信息處于原始狀態(tài)，基本元數(shù)據(jù)齊全、完整。

　　5.1.2標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性要求

　　數(shù)字檔案資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質(zhì)等應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）、《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13）等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或地方規(guī)范的要求；應(yīng)參照國(guó)家或地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)置、捕獲電子檔案元數(shù)據(jù)，推薦采用包括文件實(shí)體、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體在內(nèi)的多實(shí)體元數(shù)據(jù)方案，元數(shù)據(jù)的賦值應(yīng)以自動(dòng)捕獲為主、手工著錄為輔。

　　5.2數(shù)字檔案資源命名規(guī)則

　　應(yīng)采用檔號(hào)或唯一標(biāo)識(shí)符為數(shù)字檔案資源命名。采用檔號(hào)為數(shù)字檔案資源命名的，若以卷為單位整理，按《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）編制檔號(hào)，推薦增設(shè)檔案門類代碼作為類別號(hào)的子項(xiàng)；若以件為單位整理，檔號(hào)可采用“全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)·子件號(hào)”結(jié)構(gòu)。具體編制方法如下。

　　1）全宗號(hào)：用四位代碼標(biāo)識(shí)，按照《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）編制。

　　2）檔案門類代碼·年度：文書、照片、錄音、錄像、科技、專業(yè)的門類代碼分別為“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科技、專業(yè)門類需要復(fù)分的，應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）和國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄執(zhí)行。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。

　　3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年的，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。采用其他保管期限的，也應(yīng)使用其相應(yīng)縮寫代碼。

　　4）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)，如辦公室可用“BGS”標(biāo)識(shí)。未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。

　　5）件號(hào)·子件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在一個(gè)保管期限下排列的順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。子件號(hào)是指件內(nèi)單份文件排列的順序號(hào)，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足3位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“001”。不需要編制子件號(hào)的，子件號(hào)可以省略。如有需要，可以在件號(hào)·子件號(hào)之后編制下位代碼，比如頁(yè)（張）號(hào)等。

　　5.3文書類電子檔案質(zhì)量要求

　　文書類電子文件（檔案）的收集、整理、鑒定等，應(yīng)符合國(guó)家檔案局令第8號(hào)、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）等要求，此外，在辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文，其質(zhì)量還需滿足以下要求。

　　5.3.1完整性要求

　　關(guān)于同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標(biāo)題、文號(hào)、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期6個(gè)要素齊全、完整。

　　5.3.2版面格式要求

　　電子公文正本的公文格式應(yīng)符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第三章要求，正本的頁(yè)面尺寸及版面要求、公文格式各要素編排規(guī)則、公文的特定格式、式樣應(yīng)分別符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

　　5.3.3文件格式要求

　　電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以O(shè)FD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應(yīng)符合《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T 47-2009），并支持向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館采用的長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換；集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級(jí)國(guó)家綜合檔案館認(rèn)可的格式歸檔保存。

　　5.3.4元數(shù)據(jù)捕獲要求

　　應(yīng)參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）設(shè)置、捕獲電子公文元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、來源、立檔單位名稱、電子文件號(hào)、檔號(hào)、年度、保管期限、內(nèi)容描述、題名、日期、密級(jí)、形式特征、存儲(chǔ)位置、脫機(jī)載體編號(hào)、權(quán)限管理、機(jī)構(gòu)人員名稱、業(yè)務(wù)狀態(tài)、業(yè)務(wù)行為、行為時(shí)間、實(shí)體標(biāo)識(shí)符20項(xiàng)。

　　5.3.5封裝要求

　　若條件成熟，根據(jù)同級(jí)國(guó)家綜合檔案館要求，可以對(duì)文書類電子檔案與其元數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝。封裝可參照《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）執(zhí)行。

　　5.4聲像類電子檔案質(zhì)量要求

　　5.4.1基本要求

　　聲像類電子文件的歸檔范圍應(yīng)參考《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）第4章或同級(jí)檔案行政管理部門的具體要求執(zhí)行。收集、歸檔的聲像類電子文件應(yīng)經(jīng)過挑選和系統(tǒng)整理，應(yīng)能系統(tǒng)、客觀地記錄本單位的重要職能活動(dòng)，以及歷次活動(dòng)的主要內(nèi)容、主要人物、主要場(chǎng)景等。按照客觀事實(shí)編輯形成的錄音、錄像類電子文件可收集、歸檔。

　　5.4.2品質(zhì)要求

　　聲像類電子檔案應(yīng)主題鮮明、影像和語(yǔ)音清晰、人物形象端正。照片類電子檔案應(yīng)以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）信息保存完整，像素?cái)?shù)不低于300萬(wàn)；重要或珍貴的錄音類電子檔案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。

　　5.4.3照片類電子檔案基本元數(shù)據(jù)集

　　應(yīng)參照《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（制定中）設(shè)置、捕獲照片類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號(hào)、年度、題名、攝影者、攝影時(shí)間、人物、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、保管期限、密級(jí)、計(jì)算機(jī)文件名、格式信息、計(jì)算機(jī)文件大小、垂直分辨率、水平分辨率、圖像寬度、圖像高度、色彩空間、捕獲設(shè)備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機(jī)構(gòu)人員、管理活動(dòng)元數(shù)據(jù)。

　　5.4.4錄音類電子檔案基本元數(shù)據(jù)集

　　應(yīng)參照相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、捕獲錄音類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號(hào)、年度、題名、錄音者、錄音時(shí)間、人物、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、保管期限、密級(jí)、計(jì)算機(jī)文件名、格式信息、計(jì)算機(jī)文件大小、時(shí)間長(zhǎng)度、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數(shù)、捕獲設(shè)備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機(jī)構(gòu)人員、管理活動(dòng)元數(shù)據(jù)。

　　5.4.5錄像類電子檔案基本元數(shù)據(jù)集

　　應(yīng)參照相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、捕獲錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號(hào)、年度、題名、攝像者、編輯者、攝像時(shí)間、人物、地點(diǎn)、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述、保管期限、密級(jí)、計(jì)算機(jī)文件名、格式信息、計(jì)算機(jī)文件大小、時(shí)間長(zhǎng)度、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、色彩空間、幀大小、幀速率、視頻比特率、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數(shù)、捕獲設(shè)備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機(jī)構(gòu)人員、管理活動(dòng)元數(shù)據(jù)。

　　5.4.6著錄要求

　　為確保聲像類電子檔案的真實(shí)、完整和可用，電子文件形成部門、檔案部門應(yīng)按照國(guó)家、行業(yè)或地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，圍繞聲像類電子檔案記錄的中心內(nèi)容，對(duì)題名、人物、地點(diǎn)、主題、業(yè)務(wù)活動(dòng)描述等元數(shù)據(jù)進(jìn)行全面著錄。

　　5.5科技和專業(yè)類電子檔案質(zhì)量要求

　　5.5.1科技類電子文件歸檔的基本要求

　　科技類電子文件的收集、整理、鑒定、編目等應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行。圖形類電子文件應(yīng)以DWG等通用格式收集、歸檔，其他電子文件歸檔保存格式可參照文書、聲像類電子文件執(zhí)行。

　　5.5.2專業(yè)類電子文件歸檔基本要求

　　在履行本單位主要職能過程中產(chǎn)生的專業(yè)類電子文件都應(yīng)收集、歸檔，包括但不限于國(guó)家檔案局頒布的第一批、第二批國(guó)家專業(yè)檔案基本目錄所列內(nèi)容。各種專業(yè)類電子文件的整理、鑒定、編目參照相應(yīng)的管理辦法執(zhí)行。僅以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的專業(yè)類電子文件，如人口、環(huán)境、農(nóng)業(yè)等各種普查數(shù)據(jù)，可以XML等跨平臺(tái)通用格式收集、歸檔，或直接以原數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)文件歸檔，同時(shí)歸檔一套完整的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)文檔。以電子文檔形式存在的專業(yè)類電子文件，可參考文書類電子檔案的各項(xiàng)管理要求執(zhí)行。

　　5.5.3元數(shù)據(jù)的設(shè)置與捕獲

　　應(yīng)參照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置、捕獲科技、專業(yè)類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號(hào)、年度、題名、責(zé)任者、成文時(shí)間、文號(hào)、密級(jí)、稿本、保管期限、計(jì)算機(jī)文件名、格式信息、計(jì)算機(jī)文件大小，以及描述電子檔案管理過程的機(jī)構(gòu)人員、管理活動(dòng)元數(shù)據(jù)。

　　5.6紙質(zhì)檔案數(shù)字副本質(zhì)量要求

　　本部分僅對(duì)批量制作的文書、科技、專業(yè)等類紙質(zhì)檔案數(shù)字副本提出要求，電子環(huán)境中業(yè)務(wù)流程上的紙質(zhì)文件數(shù)字化可參照?qǐng)?zhí)行。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各項(xiàng)技術(shù)要求按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31）以及同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。為保證數(shù)字副本的真實(shí)性、完整性和可用性，參照《縮微攝影技術(shù)縮微品的法律認(rèn)可性》（GB/Z 20650-2006）、《信息與文獻(xiàn)——檔案數(shù)字化實(shí)施指南》(ISO/TR 13028:2010(E))等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的相關(guān)規(guī)定，紙質(zhì)檔案數(shù)字化還應(yīng)符合以下要求。

　　5.6.1數(shù)字化對(duì)象確認(rèn)要求

　　應(yīng)按完整性、規(guī)范性要求確定需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案。原則上，年度內(nèi)、每個(gè)案卷內(nèi)或保管期限內(nèi)、關(guān)于同一事由的往來文件、每份文件的組件應(yīng)完整數(shù)字化。涉密紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合相應(yīng)規(guī)范要求。推薦實(shí)行數(shù)字化對(duì)象審批制，擬數(shù)字化的檔案原件應(yīng)經(jīng)過本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人的審查簽批。

　　5.6.2元數(shù)據(jù)捕獲要求

　　在數(shù)字化過程中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)以件為單位自動(dòng)捕獲數(shù)字化元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：數(shù)字化授權(quán)信息、數(shù)字化日期與時(shí)間、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空間、格式信息、計(jì)算機(jī)文件大小、數(shù)字化軟硬設(shè)備等。應(yīng)將數(shù)字化元數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)組合形成紙質(zhì)檔案數(shù)字副本的元數(shù)據(jù)庫(kù)，并導(dǎo)入數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)提供檢索服務(wù)。

　　5.6.3數(shù)字化質(zhì)量控制要求

　　應(yīng)制定并在數(shù)字化過程中實(shí)行各種相應(yīng)、有效的質(zhì)量控制措施，對(duì)紙質(zhì)檔案的安全、數(shù)字副本的完整性和規(guī)范性、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性等實(shí)施全程監(jiān)控。

　　5.6.4數(shù)字化工作文檔管理要求

　　在數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的重要數(shù)字化工作文檔應(yīng)歸檔保存，應(yīng)與紙質(zhì)檔案數(shù)字副本的保存期限相同。應(yīng)歸檔的數(shù)字化工作文檔包括數(shù)字化對(duì)象審批書、招投標(biāo)文件、數(shù)字化成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、數(shù)字化流程單等。

　　5.7數(shù)字檔案資源的備份

　　應(yīng)著眼本單位電子政務(wù)整體備份需求制定數(shù)字檔案資源備份策略，需明確備份對(duì)象、近線和離線備份策略及管理規(guī)范，配備必要的恒溫恒濕防磁柜等設(shè)施設(shè)備。

　　5.7.1備份對(duì)象

　　數(shù)字檔案資源備份對(duì)象應(yīng)包括：各門類電子檔案、各門類傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本、元數(shù)據(jù)庫(kù)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、各類數(shù)字資料、數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)配置文件與日志文件等。

　　5.7.2近線備份

　　應(yīng)結(jié)合虛擬帶庫(kù)、帶庫(kù)等備份系統(tǒng)作用機(jī)制和便于管理等情況，明確數(shù)字檔案資源備份策略，包括：容錯(cuò)級(jí)別、增量備份或全量備份、備份周期、核驗(yàn)和檢測(cè)機(jī)制、磁帶更新等。

　　5.7.3離線備份

　　應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案資源形成與大小特征等，確定各門類數(shù)字檔案資源的離線備份介質(zhì)與管理規(guī)范。應(yīng)確定離線備份介質(zhì)編號(hào)規(guī)則，推薦編號(hào)由數(shù)字檔案資源門類代碼、離線備份介質(zhì)類別代碼、備份年度、介質(zhì)流水號(hào)等若干項(xiàng)構(gòu)成。應(yīng)按照規(guī)范的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)備份數(shù)字檔案資源，推薦離線備份介質(zhì)根目錄下建立數(shù)據(jù)文件夾、目錄文件夾、授權(quán)文件夾、其他文件夾及說明文件，數(shù)據(jù)文件夾存儲(chǔ)各門類電子檔案或傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本，目錄文件夾存儲(chǔ)元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)及數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)配置文件和日志文件等，授權(quán)文件夾存儲(chǔ)數(shù)字化、備份、介質(zhì)轉(zhuǎn)換等的審批文件，說明文件用于描述離線備份介質(zhì)制作有關(guān)的各方面情況。應(yīng)定期檢測(cè)、更新離線備份介質(zhì)，并記錄檢測(cè)情況、介質(zhì)轉(zhuǎn)換情況等。

　　5.7.4除上述備份要求外，重要檔案還應(yīng)通過紙質(zhì)或縮微膠片等方式進(jìn)行異質(zhì)備份。重要檔案的范圍按照國(guó)家或地方的相關(guān)規(guī)范執(zhí)行。

　　6保障體系建設(shè)

　　數(shù)字檔案館是機(jī)關(guān)電子政務(wù)的核心信息資源中心，其建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，需建立經(jīng)費(fèi)、制度和人才等各方面的保障機(jī)制。

　　6.1經(jīng)費(fèi)保障

　　應(yīng)為數(shù)字檔案館建設(shè)予以經(jīng)費(fèi)保障。要將各門類電子（文件）檔案的歸檔管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案資源備份管理以及數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)維、升級(jí)費(fèi)用等納入本單位預(yù)算，給予長(zhǎng)期的經(jīng)費(fèi)保障。

　　6.2制度保障

　　應(yīng)制定保障數(shù)字檔案館正常運(yùn)行的各項(xiàng)制度，并切實(shí)貫徹實(shí)施。包括：各門類電子文件歸檔管理制度、人才配備與經(jīng)費(fèi)保障制度、數(shù)字檔案資源備份管理制度、數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)維和安全管理制度、機(jī)關(guān)檔案管理部門和電子文件形成部門、信息化部門職責(zé)分工及獎(jiǎng)懲制度等。

　　6.3人才保障

　　應(yīng)為數(shù)字檔案館配備滿足工作需要的專職管理人員，條件成熟的，應(yīng)配備2名以上專職管理人員。配備人員應(yīng)具備檔案或信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)的本科學(xué)歷，應(yīng)具有較好的管理才能和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能。應(yīng)在制度上為專職檔案管理人員的發(fā)展和進(jìn)步予以保障。