《會計檔案管理系統(tǒng)》是利用影像處理和網(wǎng)絡技術實現(xiàn)對憑證影像的大數(shù)據(jù)存儲，為全行搭建一個安全高效共享利用的檔案管理平臺，功能包括憑證電子化管理和憑證實物管理。

　　憑證會計檔案管理系統(tǒng)：通過設備采集憑證影像，利用版面識別和OCR識別自動提取憑證要素，對識別錯誤的憑證分發(fā)到人工崗補錄；或者接收第三方提供的憑證影像及電子信息；系統(tǒng)對上述兩種渠道的影像進行縮微并且存儲到影像內(nèi)容管理平臺，支持在線、近線和離線存儲以及對應的查詢。

　　憑證實物管理：實現(xiàn)憑證實物的傳遞過程電子化管理、庫房管理以及借閱管理。傳遞過程電子管理包括網(wǎng)點憑證登記、網(wǎng)點憑證封袋、憑證收領、憑證采集、憑證塑封、憑證入箱、憑證入庫；庫房管理包括庫柜管理、庫區(qū)管理；借閱管理包括借閱登記、借閱審核、借閱歸還、借閱催還、檔案遺失登記。

　　會計檔案管理系統(tǒng)主要功能：憑證采集、憑證自動識別，憑證信息人工補錄，憑證資料復核，憑證影像及信息存儲、憑證查詢（在線、近線、離線），實物憑證傳遞登記，庫房管理、借閱管理。

　　一、會計檔案內(nèi)容

　　會計檔案，是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：

　?。ㄒ唬嫅{證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　　（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

　　（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　各單位應建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

　　二、會計檔案機構

　　1.綜合檔案室

　　綜合檔案室，是國家機關或企事業(yè)單位建立的一種負責收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機構。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團、科技、會計、經(jīng)營等方面的全部檔案。

　　2.會計檔案室

　　會計檔案室，是形成會計檔案較多的單位建立在財會部門的專門性會計檔案機構。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè)，為加強對會計檔案的集中統(tǒng)一管理，將所屬機構的會計檔案有效集中起來保管，以保證會計檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當，需要建立專門的會計檔案室。

　　三、會計檔案的整理

　　1.會計憑證

　?。?）去掉憑證中的金屬物

　　（2）憑證以左上對齊為準

　?。?）填寫會計憑證封面

　　會計憑證封面應寫明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)，并由會計主管、裝訂人分別簽名或蓋章。

　　對于數(shù)量過多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計檔案中，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。

　?。?）裝訂

　　（5）填寫會計憑證盒正面及側(cè)面

　　正面應寫明單位名稱，起止時間，本月共幾冊、本盒是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)、保管期限，由會計主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　側(cè)面應寫明哪年，幾月共幾冊，本盒是第幾冊，記賬憑證從第幾號到第幾號，保管期限，嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　2.會計賬簿

　　整理歸檔時應當注意以下幾點：

　?。?）跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿，應在使用完的那一個年度歸檔。

　?。?）訂本賬中的空白頁不能拆去，應保持賬簿本身的完整性；

　　（3）活頁賬中的空白頁要拆去，然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊；并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。

　?。?）會計賬簿案卷封面應寫明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內(nèi)張數(shù)，保管期限，并由會計機構負責人、立卷人簽名或蓋章。

　　3.財務報告

　　會計報表是按年度立卷。立卷時要區(qū)分不同的保管期限，年度報表要與季度、月份報表分開，編寫頁號，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。

　　4.其他類會計檔案的整理立卷。

　　會計移交清冊、檔案保管清冊、銷毀清冊，每一個清冊就是一個保管單位，編一個卷號，不需整理。

　　采用計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，整理方法不變。

　　四、會計檔案的歸檔

　　1.整理、保管部門及人員

　　各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　2.保管期限

　　會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年、30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。