公司檔案數(shù)字化的建議：隨著國土檔案信息量的不斷豐富，檔案數(shù)字化在帶來便利的同時，也暴露出一些不容忽視的問題，需要我們高度重視。準(zhǔn)確把握檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)注意的問題，采取針對性措施，合力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，已成為當(dāng)前土地管理工作的重要基礎(chǔ)性工作。

　　公司檔案數(shù)字化的建議

　　應(yīng)注意的問題

　　建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案內(nèi)容的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)國土檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)性工作。

　　為確保紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對應(yīng)，便于檔案查詢管理人員通過計(jì)算機(jī)快速、準(zhǔn)確地查找到檔案利用者所需的檔案，在紙質(zhì)檔案立卷歸檔工作完成以后，需要在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行檔案類別、件號、責(zé)任者、題名、成文時間、頁碼范圍、歸檔時間等信息的錄入，并對需要鏈接入庫的紙質(zhì)檔案進(jìn)行原文掃描和數(shù)據(jù)鏈接。

　　數(shù)據(jù)錄入和原文掃描加工任務(wù)十分繁重，工作量很大。數(shù)據(jù)錄入人員和原文掃描加工人員的責(zé)任心稍欠、工作稍有疏忽或是疲勞作業(yè)，數(shù)據(jù)審核人員審查把關(guān)不嚴(yán)或者技術(shù)不精，都有可能影響到目錄錄入的準(zhǔn)確率和原文鏈接的正確率，造成目錄題名中的關(guān)鍵字詞錄入錯誤、掃描件字跡模糊、檔案原件與掃描件“張冠李戴”等問題，影響檔案數(shù)字化質(zhì)量，違背檔案數(shù)字化“高效便捷利用”的初衷，甚至產(chǎn)生適得其反、得不償失的后果。

　　推行檔案數(shù)字化管理，是創(chuàng)新檔案管理模式的一項(xiàng)重要舉措，也是新時期檔案工作的一大特色。

　　檔案數(shù)字化管理具有查詢便捷、管理規(guī)范等許多傳統(tǒng)檔案管理無可比擬的優(yōu)勢，但與傳統(tǒng)檔案管理人員相對“單一”的情況相比，檔案數(shù)字化管理的程序更加嚴(yán)密，人員也更為“復(fù)雜”。傳統(tǒng)檔案管理僅需專、兼職檔案員一人或幾人開展檔案管理及查詢利用服務(wù)工作；而檔案數(shù)字化管理因?yàn)樵黾恿藬?shù)字化處理這一重要環(huán)節(jié)，檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢管理及檔案專用計(jì)算機(jī)維修“三類人員”都有可能接觸到檔案管理系統(tǒng)，無形中增加了檔案系統(tǒng)管理和維護(hù)的難度。

　　國土資源部門的檔案涉及面廣、種類繁多，既有可以公開查詢的文件資料，又有涉密地籍信息和圖紙；既有文書檔案，又有建設(shè)用地征轉(zhuǎn)用等專業(yè)檔案。如若檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢管理及檔案專用計(jì)算機(jī)維修“三類人員”其中之一的保密意識欠缺、責(zé)任意識不強(qiáng)，檔案管理系統(tǒng)維護(hù)不當(dāng)、管理不善，就有可能造成檔案原件的丟失、污損、破損，甚至發(fā)生刪除、篡改檔案信息等問題，嚴(yán)重威脅檔案原件和檔案信息安全，造成國家秘密、單位秘密和個人信息的泄露，給國家、集體和職工個人利益造成重大損失。

　　國土檔案數(shù)字化建設(shè)

　　幾點(diǎn)建議

　　科學(xué)界定檔案數(shù)字化的內(nèi)容。一方面立足群眾需要，優(yōu)先選擇社會關(guān)注度高、使用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，以滿足社會利用者對這些檔案信息的需求，充分發(fā)揮檔案的利用價值。另一方面立足國土資源事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展需要，優(yōu)先選擇具有歷史價值的珍貴檔案和對長遠(yuǎn)工作具有指導(dǎo)意義的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的憑證價值。同時，要立足國土資源部門職能職責(zé)，優(yōu)先選擇本地區(qū)、本部門有特色的檔案進(jìn)行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的查考價值。

　　嚴(yán)格檔案數(shù)字化處理過程管理，確保檔案數(shù)據(jù)處理高標(biāo)準(zhǔn)。一方面要規(guī)范數(shù)字化處理過程管理，明確數(shù)字化處理各個環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保數(shù)據(jù)錄入、原文掃描、圖像處理、圖文編輯等每一個流程都嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。另一方面，要建立檔案數(shù)字化加工處理制度。要同檔案數(shù)據(jù)錄入人員和原文掃描鏈接人員簽訂數(shù)字化加工處理協(xié)議，明確工作職責(zé)，約定相關(guān)事項(xiàng)和違約責(zé)任，督促其按照協(xié)議高標(biāo)準(zhǔn)錄入數(shù)據(jù)，高質(zhì)量鏈接數(shù)據(jù)，避免目錄中的關(guān)鍵字詞輸入錯誤及檔案原件丟失、污損、破損等問題發(fā)生。

　　嚴(yán)明工作紀(jì)律，確保檔案信息安全“零風(fēng)險”。首先，要嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，制定檔案數(shù)字化安全保密、安全檢查和安全保管工作責(zé)任制，對數(shù)據(jù)加工處理人員和檔案查詢管理人員提出嚴(yán)格的保密要求，確保檔案原件與檔案信息的絕對安全。其次，要嚴(yán)格數(shù)字化處理各個流程的登記工作，每個環(huán)節(jié)、步驟都要嚴(yán)格履行登記交接手續(xù)，讓每件（卷）檔案的流向都有翔實(shí)準(zhǔn)確的書面記錄。再次，要嚴(yán)格檔案數(shù)字化加工場所管理。要在檔案數(shù)字化加工場所安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，對數(shù)字化處理工作進(jìn)行全程監(jiān)控。