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檔案數(shù)字化加工作用

時(shí)間:2022-05-07 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案數(shù)字化加工作用是變成現(xiàn)實(shí)有用的信息資源,迅速、快捷地為利用者提供服務(wù),是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作,運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù),把檔案變成數(shù)字化信息資源進(jìn)行共享發(fā)揮檔案真正的作用,是檔案數(shù)字化根本的目的。

檔案數(shù)字化加工作用

  檔案數(shù)字化的定義

  檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影(錄音、錄像)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),實(shí)現(xiàn)資源共享,是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。

  檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

  1.檔案目錄信息的數(shù)字化,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù);

  2.載體檔案的數(shù)字化,如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化,建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù);

  3.檔案專(zhuān)題信息的采集與建庫(kù)。

  檔案數(shù)字

  化的作用

  為檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

  檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務(wù),其核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù):一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化;二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

  一、利于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,保護(hù)檔案原件

  1.用數(shù)字化的檔案代替原件使用,可以保護(hù)檔案原件;

  2.數(shù)字化副本異地保存,輸出縮微膠片供保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)自然災(zāi)害的情況下不會(huì)遭到毀滅性的破壞,有利于檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展;

  3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

 ?。ǘ└纳茩n案利用方式,提高利用率

  1.一份文件可以以數(shù)字化形式同時(shí)提供給多個(gè)利用者,實(shí)現(xiàn)資源共享;

  2.數(shù)字化文件可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸,能異地調(diào)閱利用,擴(kuò)大了檔案的利用空間;

  3.檔案數(shù)字化以后,將已開(kāi)放的檔案上傳系統(tǒng),利用者可以隨時(shí)使用開(kāi)放的檔案文件,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

  4.縮短檢索時(shí)間,利用效率有很大的提高。

 ?。ㄈ┕?jié)約成本,提高檔案人員效率

  數(shù)字化管理后,紙質(zhì)載體的檔案可以轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,既節(jié)約了保管費(fèi)用,也節(jié)省了占地空間,查閱方便迅速,避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化管理后檔案能及時(shí)歸檔,并能盡快提供利用服務(wù)。

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