2015年11月最高人民法院下發(fā)《關(guān)于推進(jìn)人民法院最高法院檔案數(shù)字化工作的通知》，要求地方各級(jí)人民法院加快推進(jìn)法院檔案數(shù)字化工作，其中各中基層人民法院于2017年底前完成全部檔案的數(shù)字化掃描工作。

　　檔案是審判工作的基本工具，傳統(tǒng)的紙張檔案管理方式不利于信息的快速、多向流動(dòng)，也不便復(fù)制，同時(shí)紙張損壞、遺失等問(wèn)題也時(shí)常發(fā)生。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更穩(wěn)定、更方便，更有利于長(zhǎng)期保存和提供利用。因此法院審判工作的信息化必然要求檔案的信息化。

　　最高法院檔案數(shù)字化

　　現(xiàn)實(shí)工作中，基層法院案件卷宗保存情況復(fù)雜、年度跨度大、種類繁多、保密性要求高、案件卷宗數(shù)量龐大、檔案部門級(jí)別低、人員少、影響力小，檔案信息化工作往往本末倒置，不能起到對(duì)檔案信息化的規(guī)范作用。

　　檔案信息化掃描形式主要分兩種自行掃描和外包掃描，對(duì)比如下：

　　自行掃描的特點(diǎn)：

　?。?）經(jīng)費(fèi)投入少。僅需支出人工工資和購(gòu)置掃描設(shè)備經(jīng)費(fèi)，比較容易實(shí)現(xiàn)。

　　（2）安全性、保密性高。由于是本單位員工，對(duì)檔案的安全和保密有較好的覺悟，無(wú)需過(guò)多擔(dān)心檔案泄秘問(wèn)題。

　　（3）質(zhì)量不高。本單位員工沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案數(shù)字化培訓(xùn)和訓(xùn)練，掃描的圖像不清晰、傾斜，著錄的數(shù)據(jù)有可能會(huì)錯(cuò)誤。

　?。?）效率較低。本單位員工實(shí)行固定工資制，沒(méi)有工作積極性，工作效率可能不高。專業(yè)要求高，加之法院活多人少、工作量大。

　　外包掃描的特點(diǎn)：

　?。?）管理嚴(yán)、效率高。專業(yè)掃描公司對(duì)數(shù)字化人員有著一套嚴(yán)格的管理制度，如保密制度、安全措施、質(zhì)量控制制度等，根據(jù)任務(wù)量和工序的安排合理配置人力資源，工作效率得到了最大發(fā)揮；

　?。?）圖像質(zhì)量高。掃描人員熟悉各項(xiàng)數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，能夠迅速地通過(guò)去污、去雜質(zhì)、糾偏等方式處理掃描圖像，使之更符合標(biāo)準(zhǔn)；

　?。?）員工水平高。專業(yè)掃描人員經(jīng)過(guò)保密知識(shí)、檔案知識(shí)的培訓(xùn)，在工作中磨練了技能，操作水平較高；

　?。?）安全性：對(duì)紙質(zhì)檔案的安全，傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，將來(lái)的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開發(fā)等各項(xiàng)工作，都可對(duì)檔案進(jìn)行封存管理，大大減少對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數(shù)，保障檔案實(shí)體的安全。

　　數(shù)字化加工保密安全，在數(shù)字化加工階段，規(guī)范員工保密意識(shí)，作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)杜絕電子類的存儲(chǔ)設(shè)備，全程攝像監(jiān)控，保證作業(yè)中檔案信息安全，如有問(wèn)題有據(jù)可尋。

　　綜上，采用數(shù)字化外包的形式，由有資質(zhì)、懂業(yè)務(wù)、高效率的專業(yè)公司進(jìn)行數(shù)字化加工，更有利于訴訟檔案數(shù)字化工作迅速高效完成。

　　訴訟檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

　　在訴訟檔案全部掃描完成后，如何更好地開展電子檔案利用，也是新時(shí)期檔案管理工作的重中之重。訴訟檔案利用主要包括三類，即法院內(nèi)部因?qū)徟泄ぷ餍枰谏舷录?jí)、同級(jí)法院之間調(diào)閱，檢察院、紀(jì)檢、監(jiān)獄、公安等部門因工作需要查閱，案件當(dāng)事人因自身需要查閱。訴訟檔案由于其自身特殊屬性，調(diào)閱、查閱、借閱量非常大。

　　訴訟檔案全部數(shù)字化以后，這項(xiàng)工作就變得簡(jiǎn)單且易于操作，只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就能完成大部分借閱利用工作，不用頻繁去庫(kù)房找卷，律師可以足不出戶通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行閱卷，確保了律師服務(wù)平臺(tái)“有卷可閱”，為網(wǎng)上閱卷提供了保障。

　　具體應(yīng)用有：

　?。ㄒ唬﹥?nèi)部調(diào)閱卷：訴訟檔案全部數(shù)字化后，法院便可以開展系統(tǒng)網(wǎng)內(nèi)調(diào)卷，不再郵寄紙質(zhì)卷宗。這節(jié)省了法院大量的人力、物力，降低了案卷因調(diào)閱不退、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

　　全部數(shù)字化后，法官只要在局域網(wǎng)內(nèi)提交調(diào)卷需求（法官自己辦理的案件可直接查閱，無(wú)需審批），經(jīng)所在庭、室、處領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門同意后，就可以直接在計(jì)算機(jī)上瀏覽查閱，極為方便、快捷。

　　（二）對(duì)外查閱：對(duì)外查閱設(shè)立電子閱檔室，根據(jù)實(shí)際情況配備適當(dāng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)，安裝適合當(dāng)事人查詢?cè)V訟檔案信息的軟件，方便當(dāng)事人利用。

　　因此，法院檔案信息化建設(shè)以后可實(shí)現(xiàn)：

　?。?）全面各類檔案資料的信息化、自動(dòng)化、智能化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料的高度共享。

　?。?）實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)信息流轉(zhuǎn)，各部門可隨時(shí)查閱本部門需要的信息。

　?。?）實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)公文歸檔的完整審核，提高公文歸檔質(zhì)量。

　　（4）實(shí)現(xiàn)與其它信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享的接口。

　　（5）實(shí)現(xiàn)可回溯的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，每個(gè)數(shù)據(jù)的來(lái)源及組成情況可即時(shí)展現(xiàn)，確保數(shù)據(jù)審核的高效率。

　?。?）智能搜索分析。

　　案數(shù)字化加工服務(wù)分為兩項(xiàng)工作。一是將未歸檔已結(jié)案的案卷掃描成電子卷宗，二是將已歸檔的掃描形成的電子卷宗存檔，便于日后當(dāng)事人及律師等在電子檔案查詢終端提取查閱。

　　可見步驟

　　書記員整理紙質(zhì)卷宗

　　移交紙質(zhì)卷宗

　　拆解紙質(zhì)卷宗

　　掃描紙質(zhì)卷宗

　　信息錄入與審核

　　裝訂歸檔

　　電子檔案錄入工作的開展，實(shí)現(xiàn)了訴訟檔案電子化借閱、數(shù)字化管理，簡(jiǎn)化了卷宗的借閱、歸還環(huán)節(jié)，大大降低了卷宗損毀、涂改、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，為提高法院工作效率、促進(jìn)司法公開、提升司法公信力提供了可靠的系統(tǒng)保障。