經(jīng)營范圍由檔案數(shù)字化嗎、檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)等幾種業(yè)務(wù)類型。（引自DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則），本文先就檔案數(shù)字化服務(wù)外包所涉及的法規(guī)和標準進行梳理，其他幾種外包服務(wù)的法規(guī)標準梳理后續(xù)推出。

　　檔案數(shù)字化外包共涉及：

　　一個法規(guī)：

　　檔辦發(fā)〔2014〕7號《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》

　　一個國家標準：

　　GB/T33870-2017干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　七個行業(yè)標準：

　　DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T43-2009縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

　　DA/T52-2014檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范

　　DA/T62-2017錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則

　　DA/T68.2-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第二部分:檔案數(shù)字化服務(wù)

　　DA/T71-2018紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范

　　根據(jù)行業(yè)和專業(yè)特點，各主管部門亦會發(fā)布更有針對性的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，本文不再對細分領(lǐng)域的檔案數(shù)字化技術(shù)標準贅述

　　《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》屬法規(guī)性文件，關(guān)注檔案數(shù)字化外包的安全，具有強制執(zhí)行效力。國家標準和行業(yè)標準屬推薦性文件，除包含《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》中的內(nèi)容外，還對檔案數(shù)字化外包的工作過程、安全保密管理和技術(shù)質(zhì)量要求進行了全方位的補充，其執(zhí)行效力低于法規(guī)，但無特殊原因和正當理由，亦不能輕易違反。

　　本文的梳理邏輯為：

　　1.在安全方面先看《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的硬性要求，再看國標和行標對其進行的補充和細化。

　　2.在工作過程和技術(shù)質(zhì)量方面，主要看檔案服務(wù)外包工作規(guī)范（DA/T68-2020）的總體要求，不再贅述具體的技術(shù)指標。

　　一、對發(fā)包方檔案部門的要求

　　《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對發(fā)包方的檔案部門提出了如下要求：

　　成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責?！緲藴恃a充內(nèi)容：DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則6.2.2.2發(fā)包方應(yīng)明確檔案服務(wù)外包工作責任部門和負責人,實行責任制。】

　　根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標?！緲藴恃a充內(nèi)容：DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則6.2.2.1發(fā)包方應(yīng)制定檔案服務(wù)外包工作規(guī)劃,并得到有效的授權(quán)和批準?！?/p>

　　提出檔案數(shù)字化外包招標文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標文件，審定合同。

　　對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備和加工軟件等進行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)?！緲藴恃a充內(nèi)容：DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則6.2.3.2發(fā)包方應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定、自身戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)的需要、檔案的特點及其管理要求,明確對承包方的基本要求:承包方應(yīng)為依法注冊的法人,具有獨立承擔民事責任的能力;承包方具有履行合同所必需的經(jīng)營執(zhí)照和相關(guān)資質(zhì)、許可證明;承包方應(yīng)具有履行合同所必需的服務(wù)能力、經(jīng)驗和信譽等。6.2.3.4發(fā)包方應(yīng)要求承包方提供有關(guān)股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份、實際控制人身份、重要高級管理人員身份的文件或證件,營業(yè)執(zhí)照和其他資質(zhì)、許可文件或證件,對這些文件或證件的原件予以核實后保存其復(fù)印件?！?/p>

　　建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對檔案數(shù)字化加工人員進行安全保密教育?！緲藴恃a充內(nèi)容：DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則7.5.2.5承包方應(yīng)與員工簽訂書面的保密協(xié)議(或保密承諾書),要求員工承諾在工作過程中不摘抄、刪改、復(fù)制、泄露發(fā)包方的檔案和其他信息?！?/p>

　　制定檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護等操作規(guī)程或規(guī)章制度。

　　建立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)實施檔案數(shù)字化外包項目的全過程?！緲藴恃a充內(nèi)容：DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則6.2.6.3發(fā)包方應(yīng)將在整個檔案服務(wù)外包工作中形成的具有保存價值的文件材料歸檔保存,以備日后查用。DA/T68.2-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第二部分:檔案數(shù)字化服務(wù)4.3.2發(fā)包方應(yīng)要求承包方將直接參與本項目檔案數(shù)字化加工過程的員工名單向發(fā)包方備案。4.4.1.2發(fā)包方應(yīng)要求承包方將檔案數(shù)字化加工成果相關(guān)的各種工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等一并移交給發(fā)包方。5.8.3承包方應(yīng)將各種工作人員名單、訪客名單、保密承諾書、檔案交接單、工作流程單、項目驗收報告,以及工作過程中形成的其他記錄歸檔保存兩份,其中一份提交發(fā)包方。】

　　建立監(jiān)管機制，對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的保密、安全措施落實情況進行監(jiān)督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。【標準補充內(nèi)容：DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則6.2.5.1發(fā)包方應(yīng)當對合同的執(zhí)行情況進行全過程、全方位的監(jiān)控。6.2.5.2發(fā)包方應(yīng)將直接參與本項目的承包方員工名單予以備案,并對其進行行為規(guī)范要求的交底或培訓(xùn)。6.2.5.3發(fā)包方應(yīng)至少每6個月對承包方主要工作場所進行1次實地檢查。6.2.5.4發(fā)包方應(yīng)至少每年獲取1次承包方自我評估報告或第三方機構(gòu)評估報告。6.2.5.8發(fā)包方應(yīng)采取措施防止承包方在完成或中止合同后存留發(fā)包方的檔案及其他涉密或敏感信息。DA/T68.2-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第二部分:檔案數(shù)字化服務(wù)4.4.2.2發(fā)包方應(yīng)對承包方自帶的各種硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)進行檢查,以確保其無信息留存。】

　　二、對承包方的要求

　　《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對承包方提出了如下要求：

　　數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目。數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民，國家另有規(guī)定的除外。數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時提供政審材料。數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同?！緲藴恃a充內(nèi)容：DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則7.3.1.2承包方應(yīng)根據(jù)國家勞動法律法規(guī),與員工簽訂書面勞動合同,履行用人單位義務(wù),保障勞動者權(quán)益?！?/p>

　　數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須制定并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制定并執(zhí)行檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護等操作規(guī)范和管理制度。

　　數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責任制，配備專人負責安全保密工作?！緲藴恃a充內(nèi)容：DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則7.5.2.4承包方應(yīng)對組織內(nèi)部關(guān)鍵崗位實行保密安全責任制,確保保密措施的具體落實及泄密責任可追究?！?/p>

　　數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報送檔案部門備案?！緲藴恃a充內(nèi)容：DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則7.3.1.5承包方應(yīng)對所有員工進行不少于5天的崗前培訓(xùn),至少每年開展1次不少于1天的在崗培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案法律法規(guī)、檔案管理、質(zhì)量管理、保密管理、風險管理、知識產(chǎn)權(quán)管理、環(huán)境管理和職業(yè)健康管理等方面的知識和要求。承包方應(yīng)組織員工參加由檔案行政管理部門、保密行政管理部門、客戶舉辦的相關(guān)法規(guī)或檔案培訓(xùn)?！?/p>

　　數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。

　　除以上《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對承包方的要求外，《DA/T68.1-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第一部分：總則》還對風險管理提出了要求:

　　7.5.2.7承包方應(yīng)制定應(yīng)急管理處置預(yù)案,響應(yīng)突發(fā)的泄密事件,將泄密事件的不良影響最小化。

　　三、對數(shù)字化加工場所和設(shè)備的要求

　　《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對數(shù)字化加工場所和設(shè)備提出了如下要求：

　　數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負責，數(shù)字化加工場所設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月；檔案部門應(yīng)定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄?！緲藴恃a充內(nèi)容：DA/T68.2-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第二部分:檔案數(shù)字化服務(wù)4.2.4.4發(fā)包方應(yīng)自行或要求承包方在檔案數(shù)字化加工場所安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)?！?/p>

　　數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進行相關(guān)檢測。檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設(shè)備。數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機、攝像機、手機、錄音機、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動存儲介質(zhì)；嚴禁擅自將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴禁無關(guān)人員進入數(shù)字化加工場所。工作人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動，嚴禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進食、吸煙等，嚴禁攜帶火種進入數(shù)字化加工場所。檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。【標準補充內(nèi)容：DA/T68.2-2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第二部分:檔案數(shù)字化服務(wù)5.4設(shè)備管理和5.5現(xiàn)場管理兩個章節(jié)進行了進一步細化，這里不再贅述】

　　四、對數(shù)字化技術(shù)標準的要求

　　一般性的紙質(zhì)檔案數(shù)字化按照DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范執(zhí)行，其中干部人事檔案的數(shù)字化按照GB/T33870-2017干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范執(zhí)行。數(shù)字化的同時還要生成縮微膠片的按照DA/T71-2018紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范執(zhí)行。

　　錄音錄像檔案數(shù)字化按照DA/T62-2017錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范執(zhí)行

　　縮微膠片數(shù)字化按照DA/T43-2009縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范執(zhí)行

　　數(shù)字化成果光盤按DA/T52-2014檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范進行標識

　　五、對涉密檔案數(shù)字化外包的要求

　　檔案按照敏感程度分為三大類：

　　國家秘密類：國家秘密是指關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知情的事項?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》對有關(guān)的問題作了規(guī)定。國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。

　　工作秘密類：屬于各單位內(nèi)部不宜公開的內(nèi)容，不同單位叫法略有不同，比較常見的叫法有內(nèi)部文件、敏感信息、工作秘密、商業(yè)秘密等。

　　普通類：內(nèi)容可以公開的。

　　以干部人事檔案為例：

　　1.國家領(lǐng)導(dǎo)人、中央管理干部和省管干部（部分省市的縣級黨政一把手也屬省管干部）的檔案屬于國家秘密，必須要求承包方有涉密載體印制資質(zhì)（數(shù)字化）。

　　2.一般性的處級及以下干部的檔案屬于工作秘密?！稒n案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求在同等條件下應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)。但發(fā)包方在選擇承包方時，更應(yīng)著重考察承包商的安全保密意識和保密管控措施。

　　3.工作秘密等級的檔案數(shù)字化外包項目如一味強調(diào)涉密資質(zhì)，可能出現(xiàn)“門檻導(dǎo)致高價、高價促成轉(zhuǎn)包”的現(xiàn)象，發(fā)包方應(yīng)加強管理，防止此類現(xiàn)象產(chǎn)生。