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企業(yè)檔案信息化存在的問題

時間:2022-05-11 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  檔案是國家機關(guān)、社會團體及個人在社會活動中直接形成的,作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,檔案學(xué)是一門社會科學(xué)。社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù),檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。

企業(yè)檔案信息化存在的問題

  企業(yè)檔案工作是企業(yè)工作的重要組成部分,是基層基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容之一。管好、用好企業(yè)檔案是每個企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。然而,就歷史而言,多數(shù)企業(yè)檔案信息化存在的問題管理人員更換頻繁,在管理上存在漏洞,現(xiàn)就如何改進企業(yè)檔案管理工作中的不足,提出對策。

  企業(yè)檔案信息化存在的問題

  一、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

  1、檔案管理意識還較為淡薄。

  一、是思想認(rèn)識模糊。

  部分企業(yè)沒有把檔案管理工作放到夯實基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識,存在“檔案歸檔案,業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”,互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識,不知道為什么要開展企業(yè)檔案管理工作,怎樣開展檔案管理。

  二、是實際重視不夠。

  少數(shù)企業(yè)沒有認(rèn)識到檔案在信息化時代的實用價值,認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時的文件材料,投入人力、物力、財力去管理,出不了政績,是得不償失的徒勞,存在“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的現(xiàn)象。

  三、是缺乏主觀能動性。

  重形式輕內(nèi)容,重晉級輕效能,晉升檔案管理級別大多是為了應(yīng)付上級檢查考評,沒有真正從對歷史負(fù)責(zé)、對企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

  2、檔案管理力量還較為薄弱。

  一、是隊伍不穩(wěn)定。

  在基層企業(yè),檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任,且變動頻繁,專業(yè)化程度不高,存在不懂不問、不會不學(xué)的現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。

  二、是管理質(zhì)量不夠高。

  其主要表現(xiàn)在于:首先有的檔案員只會立卷歸檔的基本知識,對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清,出現(xiàn)編錯號、蓋錯章的情況。以某企業(yè)2000年至2009年的文書檔案為例,132卷文書檔案中,蓋錯章的就有128卷,其中裝訂不規(guī)范的有52卷。其次檔案的目錄索引不全,年代久遠的檔案難以找到索引表,致使在用時用不上,不能很好地為企業(yè)工作服務(wù)。最后對檔案的重要性認(rèn)識不足,使檔案的利用價值顯現(xiàn)不出來,致使檔案管理質(zhì)量一直上不去。

  3、檔案管理觀念還較為落后。

  一、是管理方式陳舊。

  當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主,檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式,較少運用現(xiàn)代化管理手段,致使檔案管理質(zhì)量較低,查找速度慢,使用效率低。

  二、是資金保障不到位。

  基層企業(yè)辦公經(jīng)費緊缺,用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足,在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

  4、管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象。

  一、是檔案門類不夠豐富。

  有的企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集,而忽視聲像、實物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集,影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。

  二、是檔案資源個別流失。

  由于歷史的或保管不善等原因,個別檔案存在斷代現(xiàn)象;部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作,不愿上交集中管理,導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中,忽視了檔案資料的作用,不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù),以此來提高工作效率,降低工作成本,造成大量信息資源閑置。

  二、加強基層企業(yè)檔案管理工作的幾點思考

  1、深化認(rèn)識,強化責(zé)任感。

  一、要提高認(rèn)識。

  要充分認(rèn)識企業(yè)檔案工作的重要性,把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈,真正列入議事日程,做到定期研究、定期分析、定期檢查。

  二、要增強責(zé)任感。

  檔案主管部門要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難,增加必要的投入,創(chuàng)造良好的環(huán)境,切實擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任;要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),樹立檔案工作的責(zé)任感,提高做好檔案工作的自覺性。

  2、強化培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

  一、要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。

  將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來,企業(yè)及上級部門要從政治上愛護、生活上關(guān)心他們,鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行,充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時,要考慮到保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性,盡量少調(diào)整檔案管理員,確保該隊伍的專業(yè)性。

  二、要強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

  要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),鼓勵他們自學(xué)檔案管理知識,并從時間和經(jīng)費上給予保障,提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要,適時舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。

  三、要組織觀摩學(xué)習(xí)。

  采取“請進來、走出去”的辦法,一方面請檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo),另一方面,組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進經(jīng)驗和具體操作技能,以促進企業(yè)檔案工作健康、平衡發(fā)展。要形成基層企業(yè)與上層辦公室在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局,定期或不定期地深入企業(yè)檢查指導(dǎo)檔案工作,發(fā)現(xiàn)問題,要及時通報,督促整改,力促規(guī)范。

  3、規(guī)范管理,提高檔案質(zhì)量。

  一、要規(guī)范歸檔材料收集工作。

  要制定、完善、健全收集制度,嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集;要創(chuàng)新收集手段,運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式,做到廣泛收集和重點收集相結(jié)合;要把握時間要求,遵循各類檔案的形成規(guī)律,適時收集;要豐富收集范圍,既要收集紙質(zhì)載體,又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實物。

  二、要規(guī)范檔案整理工作。

  要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進行整理,做到組卷合理、案卷(件)內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期限準(zhǔn)確、案卷(件)封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷(件)裝訂結(jié)實美觀。

  三、要規(guī)范檔案管理工作。

  要實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理,方便檔案的保管和利用;要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件,落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開,全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設(shè)備;要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作,對逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的,必須依法嚴(yán)肅查處。

  4、更新觀念,強化服務(wù)意識。

  一、要提高科技含量。

  要積極應(yīng)用企業(yè)檔案管理軟件,實現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化,為迅速、準(zhǔn)確和全方位的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

  二、要狠抓檔案編研工作。

  在努力編篡好大事記、組織機構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時,主動了解單位工作動態(tài),調(diào)查檔案利用需求,深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源,變被動服務(wù)為主動服務(wù),事后服務(wù)為超前服務(wù)。

  三、要改進檔案服務(wù)措施。

  要研究利用工作的規(guī)律和特點,不斷完善檢索手段,建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系,突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。

  5、開發(fā)利用,提高利用效率。

  不管哪種類型的檔案,都有其不容忽視的價值,即能為現(xiàn)實工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用,有些情況下甚至起到關(guān)鍵性或決定性的作用,所以企業(yè)管理人員要學(xué)會并熟練運用檔案特有的功能,著力做好檔案的維護工作,盡力使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”,從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。為了逐步使企業(yè)檔案開發(fā)利用工作擺上重要位置,不能片面強調(diào)硬件設(shè)施,應(yīng)當(dāng)從軟件建設(shè)入手做工作,強調(diào)平時運作情況的記載,并以此作為考核本年度檔案工作目標(biāo)管理的一項重要措施,以推進基層企業(yè)檔案工作為現(xiàn)實業(yè)務(wù)服務(wù)。同時把基層企業(yè)檔案建設(shè)列入基礎(chǔ)設(shè)施計劃,統(tǒng)籌解決基層企業(yè)檔案保管條件、規(guī)范化裝備、現(xiàn)代化設(shè)備及其他實際困難,積極爭取上級業(yè)務(wù)部門下?lián)軐??,著眼于檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè),逐步從手工操作轉(zhuǎn)向計算機管理,大力發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè),早日適應(yīng)新形勢下企業(yè)檔案工作的迫切需要。

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