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學(xué)校檔案信息化管理的意義

時(shí)間:2022-05-12 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  學(xué)校檔案信息化管理的意義是檔案工作人員經(jīng)過(guò)認(rèn)真篩選、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理所形成的,其中包含的內(nèi)容對(duì)學(xué)校的管理來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。在當(dāng)今這個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代,計(jì)算機(jī)技術(shù)日益成熟,我們進(jìn)入了一個(gè)講究效率的社會(huì),以往的人工管理檔案模式已不再適用。

學(xué)校檔案信息化管理的意義

  學(xué)校檔案信息化管理的意義

  人工管理檔案相較于計(jì)算機(jī)管理檔案就顯得效率低、保密性差,而且檔案的內(nèi)容龐大,再使用人工管理檔案的方式那么在查找、更新和維護(hù)的過(guò)程中將給學(xué)校帶來(lái)一定的麻煩。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理,將給學(xué)校帶來(lái)許多的便利之處,也省去了為管理檔案而消耗的人力。

  一、學(xué)校檔案管理工作的重要作用

  學(xué)校檔案是學(xué)校的歷史載體,其中包括文書(shū)檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、聲像檔案、基建檔案、教職員個(gè)人業(yè)績(jī)檔案等幾大門類。學(xué)校檔案既記載了學(xué)校的發(fā)展歷程,同時(shí)也記載了教職工的相關(guān)資料和學(xué)生在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況以及個(gè)人資料,這里面的內(nèi)容是學(xué)校評(píng)價(jià)各教師教學(xué)結(jié)果的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校檔案是多項(xiàng)數(shù)據(jù)的綜合,關(guān)系著各教職工和學(xué)生的前途,并且,其中的資料可以鑒定這個(gè)學(xué)校的教育狀況,看出此學(xué)校的教育水平。

  二、檔案管理的現(xiàn)狀與不足

  檔案管理受到的重視不足。檔案在學(xué)校的管理上具有重大意義,可是它并沒(méi)有得到相應(yīng)的重視,所以在很多時(shí)候,檔案管理工作經(jīng)常被忽視。檔案管理人員存在著一種只要簡(jiǎn)單將檔案保管好,能夠應(yīng)對(duì)時(shí)常的檢查和查閱便足夠了,導(dǎo)致檔案管理人員逐漸放松檔案管理的工作,使檔案管理缺少科學(xué)的規(guī)劃。

  有的學(xué)校對(duì)檔案管理的投入力度不足。檔案得不到重視,而且設(shè)備匱乏,現(xiàn)有設(shè)備老化,檔案管理部門很難引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備、更換設(shè)備,致使檔案庫(kù)房的設(shè)備老化、工作陳腐。

  管理人員業(yè)務(wù)能力較差。學(xué)校的檔案管理人員雖然由專門的人來(lái)負(fù)責(zé)管理檔案,但是對(duì)于檔案管理知識(shí)的深入學(xué)習(xí)還不夠,有些專業(yè)不對(duì)口的相關(guān)人員甚至未參加過(guò)相應(yīng)的培訓(xùn)考核便被安排上崗,這使得檔案材料收集、整理和歸檔等業(yè)務(wù)的操作不規(guī)范,使檔案管理的整體水平下降。

  檔案管理制度不夠完善,是眾多高校都存在的情況,檔案管理制度完善,才能真正地反映教職工的教學(xué)水平和學(xué)校整體的教育狀況。檔案需要規(guī)范管理,才能夠使檔案中的內(nèi)容更加有條理、更加清晰、更加完整和更方便查閱。在以往的檔案管理過(guò)程中,由于缺乏完善的管理制度,導(dǎo)致管理人員對(duì)檔案管理工作不重視,對(duì)檔案材料收集不完整。在收集入檔的過(guò)程中,對(duì)資料整理的態(tài)度散漫,不能夠全面地概括,且會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)的現(xiàn)象,不能及時(shí)有效地反映教職工和學(xué)校歷史的真實(shí)信息和情況。

  三、加強(qiáng)高校檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方法

 ?。ㄒ唬┳⒅貦n案收集,加強(qiáng)管理。完善檔案的前提是收集文件資料,歸檔之前,對(duì)所掌握的資料進(jìn)行細(xì)化分析,保證檔案的質(zhì)量。在此要求下,檔案管理人員需要進(jìn)行資料分析、分類、整理的過(guò)程,而為了避免部分檔案管理人員對(duì)處理資料方面存在不懂之處,學(xué)校應(yīng)該開(kāi)展檔案收集培訓(xùn),增強(qiáng)管理人員的資料分析和整理能力,提高學(xué)校檔案的質(zhì)量。

 ?。ǘ└掠^念,將檔案信息化。檔案信息化是不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門,從而極大地提高檔案管理和利用現(xiàn)代化的水平。舊時(shí)代的檔案管理工序復(fù)雜,以手工操作為主,很容易造成檔案材料填寫(xiě)格式不規(guī)范,內(nèi)容不完整等失誤,給學(xué)校帶來(lái)不便之處。傳統(tǒng)的手工檔案管理在資料查找和資料整理這一過(guò)程中比較麻煩,需要花費(fèi)大量的時(shí)間完成。而計(jì)算機(jī)時(shí)代則克服了這些問(wèn)題,利用網(wǎng)絡(luò)的便利之處,將檔案信息化。計(jì)算機(jī)記載檔案不僅能夠高效地處理檔案?Y料的收集、整理,對(duì)檔案資料的保密程度也高出了許多,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)將檔案進(jìn)行分類管理,成為當(dāng)下高校管理檔案方式的主流。

  檔案信息化要求檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí),能夠流暢操作,將計(jì)算機(jī)時(shí)代的優(yōu)點(diǎn)發(fā)揮到最大,體現(xiàn)檔案信息化的好處。學(xué)校檔案館應(yīng)該展開(kāi)檔案管理人員檔案信息化培訓(xùn)的課程,加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案信息化操作的流程,使檔案的管理工作更加科學(xué)、規(guī)范。

 ?。ㄈ┙⒖茖W(xué)的檔案管理制度。沒(méi)有完善的檔案管理制度,檔案管理的工作就很難真正地做好,健全檔案管理模式,使其規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化,確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。學(xué)校借鑒其它高校的檔案管理模式,再根據(jù)自身學(xué)校的實(shí)際情況制定一套適用的檔案管理方法。

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