檔案信息化和現(xiàn)代化的關(guān)系在基層工作人員看來，傳統(tǒng)意義上的縣級檔案館主要負責兩個方面的工作，既有對檔案材料、庫房等基礎(chǔ)設施的維護和管理，還有對各種事務及人員關(guān)系的維系和管理，而融入了現(xiàn)代化的管理模式，也無外乎在這兩個方面上做文章。

　　在現(xiàn)代化檔案管理的過程中，先進的設備和嫻熟的專業(yè)技術(shù)是關(guān)鍵，也就是說，縣級檔案館的工作人員在工作的過程中，要依托設備和相關(guān)技術(shù)，才能讓檔案管理更科學，更加貼合當下實際情況，與之相關(guān)的管理工作才能得到有力保障，管理效能及現(xiàn)代化水平才能得到迅速提高。

　　檔案信息化和現(xiàn)代化的關(guān)系

　　一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

　　在現(xiàn)代化檔案管理的模式中，一般由檔案資源信息化和檔案保護、檔案管理手段的現(xiàn)代化這三個部分組成。從檔案管理現(xiàn)代化的延伸概念上來講，它則是一個相對發(fā)展的，有著動態(tài)功能的理論范疇，因為，隨著時代的發(fā)展，在不同階段，檔案管理會被賦予不同的內(nèi)涵。

　　（一）檔案資源的信息化。

　　隨著信息全球化的不斷推進，整個世界如同一張巨大的信息網(wǎng)，這些信息在各行各業(yè)中飛速傳播，進一步推動了時代更新發(fā)展，各種與信息化融合手段正改變著我國國民經(jīng)濟以及社會結(jié)構(gòu)，也為檔案管理工作指明了新的方向。當前，檔案資源管理領(lǐng)域要想實現(xiàn)信息化，就必須在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進行改革，將檔案資料同管理相關(guān)的各項流程相結(jié)合，利用現(xiàn)代化手段將所有庫內(nèi)資源進行整合、深度加工，并以計算機作為載體，實現(xiàn)上傳、運輸和保存、共享等功能。最終，在檔案管理的過程中，通過合理的資源配置，進一步實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

　?。ǘn案保護的現(xiàn)代化。

　　從傳統(tǒng)角度上來看，檔案保護現(xiàn)代化指的是對檔案庫房、相關(guān)設施、設備以及承載檔案的載體進行保護的現(xiàn)代化手段。隨著科技水平的不斷發(fā)展，新型的傳播媒介、存儲介質(zhì)以及更為穩(wěn)定、便捷的信息傳播技術(shù)層出不窮，并被運用到各個領(lǐng)域。在這一過程中，檔案管理系統(tǒng)也出現(xiàn)了一些新型的檔案載體諸如：電子檔案、音頻檔案、視頻檔案等新型的檔案載體。這些都是科技不斷發(fā)展的成果及嘗試，與傳統(tǒng)意義上的存儲方式相比，這些儲存載體更為方便、高效且安全系數(shù)也增加了不少，因此，也越來越被檔案管理人員認可并得到大力推廣。

　?。ㄈ┕芾硎侄蔚默F(xiàn)代化。

　　檔案管理手段的現(xiàn)代化首先表現(xiàn)在理論手段現(xiàn)代化，也就是在檔案管理的過程中，要兼顧管理方法的理論和應用實際，將現(xiàn)代化的概念合理分配到這兩個重要的環(huán)節(jié)當中。在實施的過程中，可以借鑒其他地方的先進經(jīng)驗和應用模式，并與自身的實際情況相結(jié)合，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)自身不足并提高業(yè)務能力及管理能力，最終探索出一條符合自身特色的現(xiàn)代化檔案管理體系。再者，要確保各種符合當下時代發(fā)展的技術(shù)手段在現(xiàn)代化管理的過程中得到充分應用，在現(xiàn)代化的檔案管理過程中，持續(xù)加大先進設備及技術(shù)成果的引進和投入，配合好專業(yè)的技能手段，從而實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和智能化。

　　二、縣級檔案館現(xiàn)代化檔案管理工作現(xiàn)狀

　　當前，由于很多縣級檔案館長期沿用陳舊落后的管理方法，導致出現(xiàn)館內(nèi)資料內(nèi)容繁雜，各類檔案文獻數(shù)量過多，時間過長等嚴峻問題。并且，多年來，一些檔案、文獻資料等都處于封閉狀態(tài)。再者，因為每一個時期對于檔案保存的要求不同等，就導致了縣級檔案館基礎(chǔ)參差不齊的局面。其出現(xiàn)的問題主要有以下幾個方面：

　?。ㄒ唬]有認識到基礎(chǔ)性工作的重要性。

　　在日常的工作中，縣級檔案館存在儲存的檔案質(zhì)量不等、館藏檔案的數(shù)量不足、館藏結(jié)構(gòu)不合理等問題，在很長一段時間內(nèi)都沒有得到充分解決。盡管隨著各類高新技術(shù)，管理現(xiàn)代化技術(shù)的融入，在縣級檔案館中，一些基礎(chǔ)性的工作質(zhì)量有了大幅度提升，但是，卻只是做到了“面子”上的工作，“里子”上的工作依然不能達到現(xiàn)代化管理提出的各項標準。

　?。ǘn案管理人員素質(zhì)難以達到要求。

　　由于人員管理機制的問題，在縣級檔案管理工作中，部分從業(yè)人員中專業(yè)技能薄弱，現(xiàn)代化知識匱乏等。即便是檔案館按照管理現(xiàn)代化的標準配置了計算機等設備，在缺乏專業(yè)操作人員的情況下，這些設備也很難發(fā)揮作用，這導致了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程緩慢。檔案管理現(xiàn)代化的主要媒介就是計算機，所以在縣級檔案管理中，無論是專職人員還是一般工作人員，都要具備一定的計算機基礎(chǔ)，并熟練掌控這種新型的檔案管理模式，將現(xiàn)代化的手段融入檔案管理的各個環(huán)節(jié)中去。

　?。ㄈΜF(xiàn)代化管理的意義存在認知偏差。

　　目前，雖然現(xiàn)代化的檔案管理理念已經(jīng)在我國得到了大力推廣，但是由于理念認知的偏差，一些縣級檔案館在執(zhí)行的過程中，并沒有完全理解透現(xiàn)代化管理的概念，認為只要是配備了先進的設備、做好數(shù)據(jù)的錄入工作就是完成了現(xiàn)代化管理。其實這種觀念是片面的，現(xiàn)代化的檔案管理，不僅僅要滿足設備和技術(shù)等“硬件”的需求，還要滿足管理理念和方法等“軟件”的需求，即現(xiàn)代化的管理應該貫穿檔案從建檔到銷檔的所有環(huán)節(jié)。

　　三、實現(xiàn)縣級檔案館現(xiàn)代化檔案管理的策略

　?。ㄒ唬藴?、規(guī)范的工作流程和方法，提高檔案管理的工作水平和效能。

　　在縣級檔案管理的基礎(chǔ)工作中，提高工作的效率和工作水平，要從檔案的收集、整理、保管等每一個環(huán)節(jié)入手，制定統(tǒng)一的程序和標準并嚴格按照標準流程執(zhí)行。在傳統(tǒng)的工作模式下，由于技術(shù)手段及工作方式與快速發(fā)展的檔案管理需求不匹配，這就導致了很多縣級檔案館出現(xiàn)了檔案的保存期限不明確和同一文件重復保存以及留存沒有利用價值檔案等問題。定期整理檔案，將毫無價值的文件或檔案從系統(tǒng)內(nèi)清除，這樣就可以提高日后現(xiàn)代化管理的工作效率。再者，規(guī)范化的題名可以確保檢索時的精準率，有效避免在檢索時出現(xiàn)模棱兩可、文不對題的現(xiàn)象，進而節(jié)省等待時間，提高工作的效率。

　　（二）加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程。

　　在現(xiàn)代化的縣級檔案管理工作中，互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的準備工作一直是一個重要環(huán)節(jié)，尤其是建館時間長的檔案館，館藏卷宗多、門類復雜、資料陳舊等實際問題在無形中增加了著錄的工作量及難度。在檔案著錄過程中，沒有采用規(guī)范、標準的流程和方法，就會導致計算機系統(tǒng)因為數(shù)據(jù)不足而無法正常工作，進而影響到現(xiàn)代化檔案管理的工作進度。因此，進行檔案著錄時，工作人員要注意以下兩點：1.著錄工作有先后，循序漸進。在推行計算機檔案管理的過程中，縣級檔案館要根據(jù)對館內(nèi)全部檔案的掌握情況，按照檔案文件的重要程度，價值差異、利用率等情況進行篩選，并制定著錄的先后順序。通過確認，優(yōu)先整理開放的核心檔案及對社會利用率高的檔案，其他檔案，循序漸進著錄即可。2.分級次著錄，省時省力。上面提到檔案著錄有先后緩急，但是在著錄過程中還可以根據(jù)不同類別級別著錄、文件組合級別著錄和文件級著錄，卷宗分三個等級著錄。此舉可以讓工作人員更為直觀地了解到檔案的內(nèi)容和特征，減少了著錄的條目，節(jié)省了工作人員的工作時間，也提高了著錄及檢索的速度和效率。

　?。ㄈ┙⒁恢幕仞B(yǎng)高、專業(yè)技能過硬的檔案干部隊伍。

　　1.在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，要不斷加大人才引進的投入，引進一部分文化素養(yǎng)高，專業(yè)技能過硬的人才，不斷充實檔案管理團隊。2.強化對現(xiàn)有人員的培訓和再教育，不斷提升他們的對新技術(shù)的掌握能力，將他們打造成理論和實踐強大的工作隊伍。值得一提的是，在對現(xiàn)有人員再教育這一問題上，很多縣級檔案館都做出了嘗試和努力。目前，一些縣級檔案館一線工作人員都面臨著觀念陳舊、知識落后，新技術(shù)操作不熟練等現(xiàn)實問題，所以加強對現(xiàn)有工作人員的培訓和再教育是當前乃至今后很長一段時期內(nèi)的重要任務。在實施再教育的過程中要注重：培訓內(nèi)容的實用性、拓寬他們的知識面，理論實踐相結(jié)合以及因材施教，才能發(fā)揮出最大的作用。

　　四、結(jié)語

　　當前，現(xiàn)代化管理手段已經(jīng)在縣級檔案館系統(tǒng)內(nèi)得到延伸和發(fā)展，計算機信息技術(shù)和檔案保護系統(tǒng)也越來越受到人們重視。在這一大環(huán)境下，盡管部分縣級檔案館在日常的檔案管理工作中，已經(jīng)制定了以現(xiàn)代化管理為主要任務的計劃和目標，并進行了一些嘗試，但由于多方面的限制，在開展現(xiàn)代化檔案管理的過程中，依然面臨很多問題，本文對在工作中發(fā)現(xiàn)的一些問題進行了列舉，并提出相關(guān)建議，希望可以為實現(xiàn)縣級檔案館管理檔案現(xiàn)代化這一最終目標提供一定的幫助。