檔案信息化的問題是公司檔案管理工作的重心，最新頒布的《中華人民共和國檔案法》中第五章專門介紹了檔案信息化建設(shè)的相關(guān)要求及重要性，國家鼓勵和支持各單位推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、信息化。

　　隨著公司原始檔案的積累，繁多的載體檔案導(dǎo)致查閱使用時浪費(fèi)太多時間，而且載體檔案的查閱過多地依賴檔案管理員，無法在權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案使用者的自主查閱。

　　檔案信息化建設(shè)正是基于這一點(diǎn)，通過利用IT技術(shù)、檔案電子化技術(shù)、電子檔案優(yōu)化技術(shù)、智能識別技術(shù)、電子數(shù)據(jù)庫技術(shù)、媒體傳播技術(shù)、信息存儲技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化。將數(shù)字化檔案錄入專用的檔案管理軟件平臺，通過軟件自帶的分類、權(quán)限設(shè)置以及篩選功能實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

　　檔案信息化的問題

　　01、檔案信息化工作中的常見問題

　　很多單位雖然很早之前就已經(jīng)開展檔案管理工作，但一直還停留在傳統(tǒng)的載體檔案階段，從公司領(lǐng)導(dǎo)層到檔案管理者不重視檔案管理工作的革新，更不用說各部門的檔案產(chǎn)生者了。他們的檔案管理思維老舊，不清楚也不愿嘗試揭開現(xiàn)代檔案信息化管理的頭紗，去親身感受相對傳統(tǒng)檔案的優(yōu)越性。

　　信息化檔案工作的開展離不開統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)約束，很多中小型企業(yè)檔案管理制度并不健全，現(xiàn)行的檔案管理制度經(jīng)常隨著檔案管理人員的工作變動而大范圍的更改。有些公司的檔案管理制度中甚至都不涉及檔案信息化工作的相關(guān)內(nèi)容，這給檔案收集及后續(xù)信息化工作帶來很大麻煩。有些單位則不重視檔案管理制度的更新，沿用多年的制度已明顯落后于現(xiàn)行檔案管理相關(guān)規(guī)定，卻沒有專人去收集現(xiàn)行法律法規(guī)對制度進(jìn)行更新。

　　檔案信息化工作無法順利開展的另一個重要原因是公司現(xiàn)有檔案管理設(shè)備陳舊，檔案管理工作預(yù)算一再被壓縮。檔案信息化建設(shè)中的檔案收集、整理、電子化、優(yōu)化、識別以及存儲都會涉及檔案設(shè)備的更新，檔案革新工作的必要支出需要得到各自公司的支持。

　　市場上檔案管理軟件品牌五花八門，軟件質(zhì)量也良莠不齊。功能齊全的檔案管理軟件可以大大節(jié)約檔案信息化所需要的時間，相反質(zhì)量不行、功能不健全的檔案管理軟件勢必會影響檔案信息化工作的開展。檔案管理者的職業(yè)水平高低同樣制約著傳統(tǒng)檔案向信息化檔案工作的轉(zhuǎn)化，檔案信息化工作需要檔案管理從業(yè)人員既要具備良好的檔案收集、篩分、編碼、編目、歸檔等這些基本檔案技能，還要具備檔案信息化工作中涉及的檔案電子化、電子版檔案優(yōu)化、智能識別等計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能。

　　02、解決檔案信息化工作問題的措施

　　檔案是單位經(jīng)營發(fā)展的重要見證，為保障檔案的保存應(yīng)用，公司應(yīng)實(shí)時關(guān)注檔案管理的革新與優(yōu)化。檔案信息化作為適應(yīng)當(dāng)代社會互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的產(chǎn)物，是值得每個公司及單位大力推廣的。

　　公司檔案信息化工作不僅僅是一個檔案管理員的工作，它需要公司從領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理者再到各部門檔案產(chǎn)生者共同努力，提高對檔案信息化轉(zhuǎn)換工作的重視程度。檔案管理者實(shí)時關(guān)注檔案信息化轉(zhuǎn)換領(lǐng)域技術(shù)的更新，并將適合公司引進(jìn)的技術(shù)推薦給公司領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)部門討論試用，確定對公司有益的及時引進(jìn)，各檔案產(chǎn)生部門積極配合培訓(xùn)使用，這樣大家齊心協(xié)力公司才能順利開展檔案信息化工作。

　　健全且符合實(shí)際工作需求的檔案管理制度，可以使得檔案信息化工作有據(jù)可依，檔案管理制度作為檔案管理工作的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該在檔案管理工作開展前就已經(jīng)確立。公司需要明確檔案管理制度的地位，一旦確立檔案管理制度就不能受檔案管理人員工作調(diào)動的影響，它是整個公司檔案管理工作的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，而不僅是單單一個檔案管理員的工作指導(dǎo)書。檔案管理制度中需明確各級檔案參與者的職責(zé)劃分，檔案管理制度正式執(zhí)行后，各級檔案參與者均需按制度中的職責(zé)劃分推進(jìn)檔案信息化工作。

　　檔案管理制度不受檔案管理人員的工作調(diào)動影響不代表檔案管理制度一成不變，社會的不斷發(fā)展決定了檔案管理工作要與時俱進(jìn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)以及移動互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展使得檔案信息化愈發(fā)重要，最新修訂的《中華人民共和國檔案法》也緊隨時代發(fā)展增加了檔案信息化工作方面的相關(guān)要求，各單位檔案管理制度也應(yīng)該跟隨時代步伐及時補(bǔ)充更新檔案管理規(guī)定，同時去除落伍的檔案管理辦法，由此可見國家對檔案信息化革新的重視，作為一名普通檔案管理參與者，更應(yīng)積極響應(yīng)政策，努力學(xué)習(xí)檔案信息化知識，為信息化革新貢獻(xiàn)力量。

　　檔案信息化工作的開展離不開檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代，傳統(tǒng)的載體檔案所用設(shè)備和單機(jī)版的檔案管理軟件已經(jīng)不能滿足檔案信息化工作的需要，檔案信息化工作過程中用到的檔案電子化、電子版檔案優(yōu)化、智能識別以及檔案云存儲技術(shù)等都需要專業(yè)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)。隨著云技術(shù)的發(fā)展，云技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理工作中的應(yīng)用也得到了大的提升，該技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理辦公不再只局限于辦公室內(nèi)。

　　身在辦公室之外，一臺聯(lián)網(wǎng)手機(jī)就能實(shí)現(xiàn)檔案的查閱利用。云檔案管理軟件的信息安全技術(shù)的健全是實(shí)現(xiàn)該技術(shù)推廣的關(guān)鍵，檔案管理軟件的權(quán)限功能齊全使得檔案審批也實(shí)現(xiàn)了無紙化，檔案信息化工作正是在這些設(shè)備軟件的功能保障下才得以推廣。

　　偉人說過“活到老，學(xué)到老”，檔案的信息化工作需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)提升自己。作為檔案管理工作的直接參與者，了解檔案法律法規(guī)變動、檔案管理技術(shù)更新、檔案管理設(shè)備軟件革新、學(xué)習(xí)檔案管理新知識都是檔案管理人員崗位職責(zé)。檔案信息化工作的開展同樣需要檔案管理人員去了解學(xué)習(xí)相關(guān)知識，然后把知識傳授給公司檔案產(chǎn)生部門的相關(guān)人員，從而保障檔案信息化工作順利進(jìn)行。

　　03、本單位檔案信息化工作

　　本單位雖然成立時間不長，但自成立起，公司上下很重視公司的檔案管理工作。隨著各方面條件的成熟，公司從幾年前正式開始檔案信息化建設(shè)。公司檔案信息化工作是在原有檔案管理基礎(chǔ)上，從人員培訓(xùn)、設(shè)備更新、云管理軟件應(yīng)用以及完善檔案管理體系幾個方面開展的。

　　公司注重檔案管理參與人員的繼續(xù)教育，尤其是檔案信息化建設(shè)方面的培訓(xùn)。檔案信息化建設(shè)對公司和本人來講既是發(fā)展趨勢又是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。各個公司檔案管理情況不同，檔案信息化建設(shè)也各有特點(diǎn)，公司檔案信息化工作的開展需要公司檔案參與人員在未知和困難中摸索前行。在這個過程中，不斷接受新知識的灌輸是推進(jìn)檔案管理工作源源不斷的動力。公司目前采用明道檔案管理系統(tǒng)，通過檔案管理系統(tǒng)的一系列培訓(xùn)、學(xué)習(xí)讓所有檔案參與者都融入檔案信息化工作中。

　　為保障檔案信息化工作的順利進(jìn)行，公司特意引進(jìn)大型多功能打印、掃描一體機(jī)、文字智能識別軟件、明道檔案管理軟件等。通過這些設(shè)備及軟件的運(yùn)用保障了電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案歸入檔案信息化。公司目前采用的明道檔案管理系統(tǒng)是以云技術(shù)為基礎(chǔ)開發(fā)的檔案管理軟件，公司檔案信息化工作中的檔案存儲、檔案篩選、檔案查閱權(quán)限設(shè)定、檔案不限地點(diǎn)查閱等都可以通過該軟件實(shí)現(xiàn)，明道檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用為公司檔案信息化工作作出了重大貢獻(xiàn)。

　　04、最新修訂的《中華人民共和國檔案法》中檔

　　案信息化建設(shè)相關(guān)規(guī)定的理解

　　最新修訂的《中華人民共和國檔案法》中新增了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個章節(jié)。通過這種大篇幅的增加整個章節(jié)的修訂可以看出國家對檔案信息化建設(shè)的重視。新版檔案法的頒布也使得檔案信息化建設(shè)有法可依。

　　新版檔案法從第三十五條至第四十一條內(nèi)容是檔案信息化建設(shè)的專項(xiàng)描述，內(nèi)容涵蓋了政府的規(guī)劃發(fā)展、各級機(jī)關(guān)的積極推進(jìn)、電子檔案的具體要求、各級檔案的依法上報、檔案以及檔案信息資源共享平臺的建設(shè)。這就使得檔案信息化建設(shè)的全過程都有依據(jù)可循。新檔案法的頒布無疑對中國檔案的信息化建設(shè)有著深遠(yuǎn)意義，作為一名普通的檔案管理者，更加深刻地感受到檔案信息化建設(shè)的重要性，在今后的工作中將努力提升專業(yè)知識水平，為檔案信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

　　05、結(jié)語

　　隨著新版《中華人民共和國檔案法》的頒布，檔案信息化工作已成為檔案管理工作前進(jìn)的方向，所有適用檔案法的單位，無論人民政府、檔案館、機(jī)關(guān)還是團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位或其他組織都是國家檔案信息化建設(shè)的一部分。作為檔案信息化工作的參與者，每個檔案管理者都是國家檔案信息化發(fā)展規(guī)劃的一分子，國家檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需要每一份參與者共同努力。