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企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)中不可或缺、但又往往不被重視的工作。在企業(yè)管理工作中廣泛存在著這樣一個(gè)誤區(qū),認(rèn)為檔案的生成總是相對(duì)滯后于企業(yè)發(fā)展,歸檔只是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成果的歸集和整理,因此檔案管理通常被置于各項(xiàng)工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。但是,這樣的思路會(huì)使企業(yè)檔案管理陷入被動(dòng)局面,一旦檔案資料不齊全或不規(guī)范,利用者查找就會(huì)有困難,檔案管理人員重新整理也面臨許多困難。
因此,將檔案管理前置,變事后歸檔為前端控制,在文件資料生成之前先下達(dá)檔案管理要求,將檔案的內(nèi)在質(zhì)量控制在檔案形成之初,與企業(yè)的其他管理工作同步,這將有效提高檔案管理的效率和企業(yè)檔案管理的規(guī)范程度。
檔案管理前置可以提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度。傳統(tǒng)的檔案管理總是滯后于企業(yè)的其他管理,文件、資料的收集是在辦理完畢之后進(jìn)行的,因此從領(lǐng)導(dǎo)到各相關(guān)單位的重視程度都相對(duì)較低。而現(xiàn)實(shí)中,尤其對(duì)投資企業(yè)而言,從跟蹤調(diào)研、項(xiàng)目確定設(shè)立到實(shí)施,再到最后評(píng)估,全過程持續(xù)時(shí)間長,形成的文件很重要,數(shù)量也很多。
嚴(yán)格控制每一個(gè)環(huán)節(jié)文件的形成、收集、登記工作,確保文件齊全完整,可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題,便于整改,也為下一步工作提供參考。企業(yè)檔案管理前置,將有利于基層單位文件的收集、整理,也會(huì)大大提高檔案利用率,對(duì)企業(yè)財(cái)富的積累會(huì)有很大推動(dòng),檔案管理到位,效果顯著,必然會(huì)受到關(guān)注與認(rèn)可,并得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。
檔案管理前置可以提高檔案工作者的地位。檔案工作者應(yīng)充分發(fā)揮檔案的作用,挖掘檔案的價(jià)值,為企業(yè)更好地發(fā)展服務(wù)。當(dāng)檔案管理走到了前沿,融入企業(yè)的中心工作,而不再等、靠、要時(shí),檔案工作者會(huì)更積極主動(dòng)地參與企業(yè)管理,盡職盡責(zé)地為企業(yè)積累財(cái)富,為企業(yè)發(fā)展提供有效的服務(wù)。
當(dāng)檔案資料的積累有效服務(wù)企業(yè)并為企業(yè)贏得信譽(yù)和效益時(shí),檔案工作者自然會(huì)得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的肯定,從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的提升與轉(zhuǎn)型,做到有為才有位。
建立檔案管理前置機(jī)制是做好檔案管理的保障。首先,建立合約約束機(jī)制。企業(yè)的檔案人員應(yīng)當(dāng)參與重要合同的制定,或參與合同標(biāo)準(zhǔn)文本的編制,將文件材料形成、積累、歸檔和整理的工作要求及相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),列出專門條款,納入合同內(nèi)容,或者將經(jīng)過雙方確認(rèn)的歸檔范圍表作為附件。這樣可以將歸檔情況與對(duì)方的經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤,切實(shí)維護(hù)企業(yè)權(quán)益。其次,建立前期交底機(jī)制。
在企業(yè)基層單位成立時(shí),檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案管理的要求清晰、系統(tǒng)地向項(xiàng)目公司交底,要求項(xiàng)目公司設(shè)置相應(yīng)的專職崗位(如工程技術(shù)資料管理崗、基層檔案管理崗等),負(fù)責(zé)對(duì)基層單位文件資料的形成、收集實(shí)行自始至終的管理。
當(dāng)人員變化時(shí),應(yīng)及時(shí)補(bǔ)位并做好工作的交接(應(yīng)有工作交接記錄)。交底形式原則上應(yīng)當(dāng)由特定的書面材料配合專人講解;交底范圍應(yīng)覆蓋相關(guān)單位全員;條件有限的單位,應(yīng)至少包括相關(guān)單位負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及專兼職檔案員;交底的重點(diǎn)應(yīng)是文件資料形成的質(zhì)量。
第三,建立登記積累機(jī)制。文件材料從生成到歸檔往往需要經(jīng)歷一段時(shí)間,短則幾天,長則一年以上。在此期間,難免存在因相關(guān)責(zé)任人辭職調(diào)動(dòng)、重視不足或疏忽大意而導(dǎo)致重要文件資料損毀或遺失。
因此,應(yīng)當(dāng)要求各相關(guān)單位建立文件資料登記臺(tái)賬,在文件資料生成時(shí)予以登記和集中存放,在崗位交接時(shí),既利于追蹤責(zé)任,又便于歸檔整理。最后,建立過程控制機(jī)制。企業(yè)檔案人員應(yīng)在投資運(yùn)營、工程實(shí)施過程中,分階段檢查或不定期抽查參與單位和施工單位資料質(zhì)量和收集歸檔情況,并在工程竣工時(shí)參與驗(yàn)收工程檔案。
檢查和驗(yàn)收工作都應(yīng)保留記錄,作為日后查考的依據(jù)?;鶎訂挝粰n案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)運(yùn)營過程、工程檔案管理有深入了解,不能隨意指定人員兼任。企業(yè)檔案人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理情況的檢查和考核,確保管理規(guī)范到位,形成一級(jí)抓一級(jí),層層抓落實(shí)的局面。
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