2016年5月，國家檔案局中央檔案館印發(fā)了《中央檔案館文件級檔案接收質(zhì)量檢查辦法》(以下簡稱((辦法》)檔案整理要求。這份文件的正式下發(fā)，實現(xiàn)了中央和國家機關(guān)下一階段檔案歸檔整理與檔案移交整理的銜接，首次提出了“檔號”的概念，兼顧了室編件號與館編件號，并將兩號統(tǒng)一起來，做到了機關(guān)檔案室與檔案館檔案移交的無縫對接，標志著檔案資源體系建設(shè)步入了新的發(fā)展階段。檔案整理要求文件的下發(fā)將對所有按文件級歸檔整理的中央和國家機關(guān)進館檔案工作產(chǎn)生積極和深遠的影響，中央檔案館的檔案接收工作將得到進一步規(guī)范。

　　背景與意義

　　2000年12月6日，國家檔案局發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》。在實施的過程中遇到了一些問題，同時也積累了很多經(jīng)驗。2015年10月，國家檔案局修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》(DA／T22—2015)正式發(fā)布。隨后，很多中央和國家機關(guān)提出希望盡陜出臺配合《歸檔文件整理規(guī)則》的檔案接收進館標準。由此，國家檔案局館室司、信息中心、中央檔案館保管部等相關(guān)部門密切配合，在廣泛調(diào)研和論證的基礎(chǔ)上，制定出這一與《歸檔文件整理規(guī)則))配套的《辦法》，并于2016年5月公布實施。《辦法》的發(fā)布實施是推進中央和國家機關(guān)檔案移交工作可持續(xù)發(fā)展的重要舉措?！掇k法》作為中央和國家機關(guān)移交進館檔案整理與數(shù)字化加工的標準，對檔案工作宏觀指導和具體操作起到了引領(lǐng)作用。《辦法》的實施，將有利于中央和國家機關(guān)的檔案進館工作，使中央檔案館的檔案接收標準化、規(guī)范化。

　　主要特點

　　《辦法》以簡便易行為指導思想，在中央和國家機關(guān)檔案部門檔案整理方法與程序方面，做了適當?shù)恼{(diào)整。

　　一.是將中央和國家機關(guān)檔案室的年度歸檔整理工作與檔案進館工作統(tǒng)一起來，文件規(guī)定：進館文件級檔案可以采用“年度機構(gòu)(問題)一保管期限”等方法進行分類。檔號的結(jié)構(gòu)為：全宗號一檔案門類代碼一年度一保管期限一機構(gòu)(問題)代碼一件號。也可以按文件排列順序從0001開始，每年一個大流水，中間不可斷號。即：歸檔文件未按機構(gòu)分類的，可省略代碼。

　　二.是對歸檔章提出了補充，文件規(guī)定：歸檔章將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)為必備項，機構(gòu)為選擇項。

　　三.是對頁數(shù)提出明確要求，文件規(guī)定：每件檔案文件統(tǒng)一編制流水頁碼，文件中有圖文的頁面為—頁。

　　四.是對裝訂提出修正，文件規(guī)定：進館文件級檔案應(yīng)按件進行裝訂。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。

　　五.是提出對音像檔案、照片檔案的整理要求，文件規(guī)定：音像檔案應(yīng)整理、編目，與文書檔案分別存放。照片檔案與文書檔案同步整理、編目并分別存放，在檔案目錄中注明互見號，保持聯(lián)系便于查找利用。

　　六.是提出對電子版檔案數(shù)據(jù)的要求，文件規(guī)定：目錄數(shù)據(jù)格式滿足數(shù)據(jù)遷移的通用性移交目錄數(shù)據(jù)為D B F文件格式或Excel3搟格式。圖像數(shù)據(jù)移交格式為單頁TIFF格式或者JPG格式。

　　注意問題

　　1．案卷級檔案整理與文件級檔案整理并存的原則

　　“文件級檔案整理”是與傳統(tǒng)的“立卷”對應(yīng)的一個新概念，是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編目、裝盒，使之有序化的過程?！掇k法》并未要求用文件級檔案整理完全取代傳統(tǒng)的立卷方法，各單位可依據(jù)自身檔案的實際情況，選擇按卷整理或按件整理。關(guān)鍵是看哪種方式更有利于該機關(guān)檔案的保管與利用。

　　2．統(tǒng)一的檔號使用問題

　　在設(shè)置檔號時，((辦法》綜合了館編、室編兩號的統(tǒng)一和銜接問題。各單位嚴格按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》設(shè)置保管期限表，經(jīng)國家檔案局審批后，檔案保管期限比較準確，檔號統(tǒng)一以后，檔案移交工作就得以順利開展。

　　3．編頁碼，裝訂和歸檔章的修改問題

　　《辦法》明確提出了編頁碼和裝訂問題，要求每件文件必須編制頁碼并進行裝訂。裝訂可采用不銹鋼釘和線裝兩種方式。歸檔章采用了6號章的形式，增加了頁數(shù)項。同時，為了便于特殊情況的查檔利用，《辦法》建議檔案盒內(nèi)放置相應(yīng)目錄。