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文書檔案電子版整理檔案整理隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展,人們的生活日趨數(shù)字化。檔案真實反映出人類的生活與發(fā)展軌跡,詳細記錄著人類的精神文明,清楚反映社會生產(chǎn)與社會實踐。從檔案本身來看,電子檔案相比起紙質(zhì)檔案具有更多方便之處,但是同時受到網(wǎng)絡技術影響,導致電子檔案的管理與保護受到網(wǎng)絡影響。從檔案管理部門角度來看,電子信息技術的發(fā)展改變了檔案的整理與保護方式。
文書檔案電子版整理檔案整理
1、簡要分析檔案電子化
電子檔案相比起傳統(tǒng)檔案具有占用空間小和存儲密度大等優(yōu)勢,相關工作人員可通過計算機技術來處理檔案資料。電子檔案便于工作人員使用檔案,打破時間限制,通過計算機手段從服務器中瀏覽檔案。在電子檔案管理中,需選擇合適的保存環(huán)境,如在保存檔案時需充分結合電子檔案特點,再選擇合適的保存方式(一般情況下電子檔案被保存在光磁介質(zhì)載體上,所以需滿足適合此類介質(zhì)的保存環(huán)境)。以人事檔案工作為例,傳統(tǒng)檔案強調(diào)保存原始記錄紙張,一旦遺失將失去歷史憑證;而電子化檔案能夠有效減少工作人員的紙質(zhì)案卷損壞,實現(xiàn)檔案信息備份。
1.1發(fā)展現(xiàn)狀分析
檔案電子化主要指的是通過計算機或光盤等設備記錄成檔案,電子檔案是一種檔案存在形式,具備以下特點:歷史再現(xiàn)性。一般而言,電子檔案由計算機進行有關處理,不管是電子檔案的存儲還是歸檔,均需要依賴計算機。電子檔案的發(fā)展是隨著計算機軟件以及硬件的發(fā)展而發(fā)展,在使用紙質(zhì)檔案的同時增加電子檔案整理,更有利于有效保存保護檔案。
1.2優(yōu)勢分析
1)廣泛提高工作效率。檔案電子化促使信息的查閱和整理等更為快速,一方面能夠有效節(jié)約成本,另外一方面能夠廣泛提高工作效率,減輕檔案管理工作人員的負擔。
2)實現(xiàn)多人信息共享。檔案電子化可以向諸多人群提供信息服務,從而有效實現(xiàn)資源共享;除此之外,檔案電子化能夠無限利用資源,不會受到外界因素影響。
3)利用率高。檔案電子化主要利用計算機技術,而計算機技術能夠高效率地對檔案信息加以歸類統(tǒng)計,有效進行資源整合與管理,因此顯著提高檔案信息的整體利用率。
4)經(jīng)濟環(huán)保。檔案電子化無需使用紙張,因此可節(jié)約庫房空間,從而減少更多的木材浪費。
2、電子檔案的整理
電子檔案的形式比較多,主要歸檔類型有:1)磁盤;2)磁帶。為了有效整理電子檔案,需做好電子檔案的分類工作。
2.1整理文書電子檔案
文書電子檔案主要包括以下類型:1)內(nèi)部文件;2)外部文件。在內(nèi)部文件的整理分類過程中,可根據(jù)時間或組織機構名稱加以整理,如做好分盤工作,可顯著加大檢索效率,便于延長電子檔案的保存時間;在歸檔過程中,為了便于查找,可根據(jù)部門進行文件分類,從而提高檔案的整體利用率;為了避免歸檔過程中出現(xiàn)不規(guī)范動作,需選擇專業(yè)的部門來負責此類工作;完成組盤工作之后,為了提高查收效率,需指派專業(yè)工作人員安排好有關工作,建立對應目錄。在外部文件的整理分類過程中,可對有關文件進行掃描,再錄入到計算機中,通過網(wǎng)絡技術實現(xiàn)公文傳遞,歸檔工作可由業(yè)務部門有關人員進行整理,完成工作后,再由承辦部門做好分級工作,再由檔案部
門進行有效處理,檔案管理工作人員將信息填寫結束后錄入數(shù)據(jù)庫。當有人想要查找電子檔案時,可通過網(wǎng)絡終端來查詢到自己想要的內(nèi)容。