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電子文件檔案形式逐漸取代了傳統(tǒng)繁瑣復(fù)雜的辦公文件,日常工作與檔案的記錄管理直接利用計算機所記載儲存,雖然相比于傳統(tǒng)檔案管理工作優(yōu)勢明顯,但其中諸如網(wǎng)絡(luò)安全等問題卻逐步暴露,針對于此,則需要對新舊檔案管理工作進(jìn)行整合優(yōu)化,電子檔案是怎么辦理。
電子檔案是怎么辦理
1、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的歸檔時限區(qū)別
以目前實際情況來看,電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中,歸檔時限具有明顯的差異性,其中傳統(tǒng)檔案管理工作的歸檔時間,主要是指在完成了所有的檔案資料后,由檔案管理工作人員對檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集整理,進(jìn)而合理地進(jìn)行歸檔和存儲,而電子文件檔案管理工作開展當(dāng)中,相比于傳統(tǒng)方式更加具有靈活性的特點,更加易于進(jìn)行復(fù)制和調(diào)配閱讀,并且在歸檔后,不會對相關(guān)部門查找和利用檔案資料產(chǎn)生明顯的影響。所以通過對電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理工作的比對后可以發(fā)現(xiàn),電子文件檔案管理的歸檔時間更加靈活可控,并且歸檔時間不用延長。
2、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的歸檔區(qū)別
電子文件檔案管理方式更加趨向現(xiàn)代化、科學(xué)化,所實行的管理工作也主要由管理部門對檔案統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃,其中管理工作的開展具有社會化、自動化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化等特點,所以相比于傳統(tǒng)檔案管理工作具有明顯的差異。
2.1歸檔時間
電子文件檔案管理工作當(dāng)中,歸檔時間可以是文件辦理結(jié)案后,也可以是在階段性工作周期當(dāng)中定時歸檔,在各級部門的電子文件檔案形成后,通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給檔案管理部門,并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證,由檔案管理工作人員接收并登記,按照事由原則給出檔案分類號,設(shè)定訪問限制級別,進(jìn)而實現(xiàn)用戶的隨時調(diào)取和訪問。電子文件檔案歸檔方式具有兩方面優(yōu)勢,
其一,由于檔案歸檔較為靈活便利,所以則有助于檔案的健全穩(wěn)定,有效減少由于文件丟失而影響的檔案真實性。
其二,檔案完全電子化、數(shù)據(jù)化,管理人員僅需要通過計算機進(jìn)行操作,即可實現(xiàn)對文件的調(diào)取和擺放,所以相對工作更加便捷高效,有助于提高管理工作效率。在傳統(tǒng)檔案管理工作開展當(dāng)中,歸檔工作主要由檔案管理部門統(tǒng)一搜集表格和報告,所以工作周期較長,在進(jìn)行實際的統(tǒng)計時,還需要以紙質(zhì)材料作為依托,所以相對工作進(jìn)展緩慢,歸檔時間較為局限。
2.2歸檔方式
電子文件檔案主要采用電子編碼技術(shù),所以一旦在工作當(dāng)中發(fā)生修改和刪除,則難以發(fā)現(xiàn)痕跡,并且由于電子文件依托硬件設(shè)備進(jìn)行儲存,在硬件的移動當(dāng)中,文件的真實性無法得到保障,所以為了提高電子文件檔案的可靠性,則需要在文件的形成和傳輸過程中,隨時進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護,而反觀傳統(tǒng)檔案管理歸檔方式,主要以采用紙質(zhì)材料為主,雖然對原始文件難以進(jìn)行改動,但如果材料發(fā)生更換,同樣會影響檔案的真實性。
3、電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理的載體區(qū)別
傳統(tǒng)的檔案多數(shù)為紙質(zhì)材料,企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時,則需要建設(shè)檔案室,通過工作人員的整理和擺放,實現(xiàn)對檔案的歸類,以便于調(diào)取應(yīng)用,其優(yōu)勢在于檔案具有絕對的真實性和可靠性,但其劣勢同樣明顯,主要體現(xiàn)在由于檔案室的建設(shè),占據(jù)企業(yè)內(nèi)部大量空間,并且在企業(yè)長期的經(jīng)營和發(fā)展當(dāng)中,檔案勢必逐漸增加,為了能夠進(jìn)行儲存擺放,則需要不斷擴大檔案室的規(guī)模,除此之外,在傳統(tǒng)檔案的管理工作當(dāng)中,為了避免紙質(zhì)文件遭受破壞,還需要結(jié)合防護措施和防火措施的建設(shè),所以也會耗費大量的人力物力。電子文件檔案主要依靠計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為支持,在工作當(dāng)中,通過電子文檔的記載,在硬件設(shè)備中進(jìn)行保存,所以相比于傳統(tǒng)檔案管理工作更加高效便捷,在當(dāng)前時期下,企業(yè)為了實現(xiàn)電子化、信息化檔案管理工作的轉(zhuǎn)型,在前期則需要大量的時間和精力對原有檔案進(jìn)行整理,錄入到計算機等設(shè)備當(dāng)中??傮w來看,電子文件檔案管理方式相比于傳統(tǒng)檔案管理工作所具有的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在檔案的記錄和傳輸方面,但在檔案的儲存方面同樣具有一定風(fēng)險,由于網(wǎng)絡(luò)空間存在大量風(fēng)險和安全隱患,以及硬件設(shè)備本身容易受到外界環(huán)境因素干擾,所以管理工作的開展同樣需要加強防護措施建設(shè)。
4傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的融合
傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理工作分別具有不同的優(yōu)勢和劣勢,在當(dāng)前新舊管理模式并存的背景下,則需要加強二者的融合,提高企業(yè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量,具體措施如以下:
首先,原有紙質(zhì)檔案基數(shù)較大,所以如果僅通過人工進(jìn)行記錄和儲存勢必造成浪費情況發(fā)生,為了解決這種情況,可以通過拍照、復(fù)印和掃描等處理方式,將其轉(zhuǎn)化成為電子材料。
其次,在二者的融合當(dāng)中,企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)盡可能地調(diào)取和審閱電子檔案,避免對紙質(zhì)材料的磨損。最后,應(yīng)當(dāng)將兩種檔案形式進(jìn)行展示,以便于用戶結(jié)合自身實際需求進(jìn)行選擇,提高檔案的利用率。
5結(jié)語
在當(dāng)前時期下,企業(yè)檔案管理工作面臨著優(yōu)化與轉(zhuǎn)型,所以管理人員則應(yīng)當(dāng)能夠正確認(rèn)知兩種管理方式的特點,并掌握操作方式,促進(jìn)兩種管理方式的融合,推動管理工作水平提高,為企業(yè)發(fā)展提供有效助力。