檔案信息化建設(shè)單位應(yīng)以檔案資源信息化建設(shè)為核心，以深化資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲安全化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。

　　(一)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的方式

　　根據(jù)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀，檔案信息化工作應(yīng)采用以下循序漸進(jìn)的工作方式:

　　1.實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)工作的信息化，即先建設(shè)覆蓋企業(yè)及所屬單位的檔案業(yè)務(wù)管理模塊，再建設(shè)側(cè)重于檔案資源利用的模塊。

　　2.采用目錄集中、電子文件存儲分布的架構(gòu)，盡快滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，通過檔案目錄實現(xiàn)資源共享。

　　3.針對企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，建設(shè)數(shù)據(jù)型檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資源集中共享利用，解決檔案數(shù)據(jù)資源的長期存儲和安全存儲問題，并逐步建成數(shù)字檔案室(館)。在建設(shè)初期，還應(yīng)先試點、再推廣，積極穩(wěn)妥推進(jìn)。

　　(二)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程

　　企業(yè)檔案信息化建設(shè)分為基礎(chǔ)建設(shè)、深化應(yīng)用和信息資源管理三個階段，每個階段都有不同的工作內(nèi)容和工作方式，整體看是一個循序漸進(jìn)的過程。

　　1.基礎(chǔ)建設(shè)階段

　　該階段主要落實檔案管理信息化基礎(chǔ)工作，以企業(yè)本部為起點，開展檔案管理系統(tǒng)開發(fā)工作，完成企業(yè)本部檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和試點單位建設(shè)工作。開展企業(yè)本部和試點單位數(shù)字檔案資源建設(shè)，形成企業(yè)級檔案目錄中心，提供企業(yè)及所屬單位檔案信息服務(wù)。實現(xiàn)共有的通用檔案門類和專業(yè)檔案門類的規(guī)范化管理。以O(shè)A系統(tǒng)為試點完成業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成規(guī)范的制定，并完成與OA系統(tǒng)的集成。

　　2.深化應(yīng)用階段

　　總結(jié)企業(yè)和試點單位檔案信息化建設(shè)工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)，完善檔案管理系統(tǒng)，按所屬單位有序向下推廣應(yīng)用，形成自上而下、規(guī)范統(tǒng)的系統(tǒng)架構(gòu)。企業(yè)及所屬單位分階段有序地開展檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)對企業(yè)及所屬單位特有(專有)檔案的管理功能。依照企業(yè)信息化規(guī)劃，逐步開展各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)、基礎(chǔ)服務(wù)與檔案管理系統(tǒng)的集成，優(yōu)化完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成規(guī)范，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)融合及業(yè)務(wù)融合。

　　3.信息資源管理階段

　　全面建設(shè)面向檔案資源的、企業(yè)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)檔案各項業(yè)務(wù)管理的信息化，積極探索實現(xiàn)電子文件永久真實性保障體系，建立異地容災(zāi)備份中心，研究開發(fā)多種檔案開發(fā)利用手段，對數(shù)字資源和實體資源進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，實現(xiàn)知識管理和知識服務(wù)。