公司檔案如何整理歸類為提高檔案管理水平，促進(jìn)本單位檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，《照片檔案管理規(guī)范》結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)本單位形成的各種門類文件和載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并按照其內(nèi)容和載體的不同，制定分類方案如下：

　　公司檔案如何整理歸類

　　一、分類原則

　　以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的科學(xué)管理和利用。

　　二、全宗內(nèi)檔案門類

　　本單位所有門類、載體檔案，共有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、光盤檔案、專門(業(yè)務(wù))檔案、設(shè)備檔案、基建檔案共8大類。

　　三、全宗內(nèi)各門類檔案的分類、編號(hào)

　?。ㄒ唬┪臅鴻n案

　　1.1949~2001年，按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)分類組卷，每個(gè)保管期限內(nèi)案卷號(hào)混年度編寫大流水號(hào)。

　　保管期限為：永久（目錄號(hào)1）、長(zhǎng)期（目錄號(hào)2）、短期（目錄號(hào)3）。

　　機(jī)構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。注：機(jī)構(gòu)分類或問題分類選其一，不同時(shí)存在。

　　文書檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　例：

　　案卷標(biāo)簽采用以下式樣：

　　——紅色為永久保管期限、綠色為長(zhǎng)期保管期限、藍(lán)色為短期保管期，字體是仿宋4號(hào)。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　2.2002-2006年，采用保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）分類法，按歸檔文件整理規(guī)則，以件為單位整理。保管期限為：永久、長(zhǎng)期、短期。2007年開始，保管期限為：永久、30年、10年。

　　機(jī)構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。

　　文件件號(hào)編制為：按照保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）分別編制流水號(hào)。

　　3.歸檔章的使用：

　　在每件文件首頁(yè)的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章，文件處理單隨同文件一道歸檔的可蓋文件處理單上。填寫編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。

　　歸檔章的項(xiàng)目為：全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、館編件號(hào)、總頁(yè)數(shù)（見圖）。

　?、偃谔?hào)：C80是由檔案館給各立檔單位編制的代號(hào)，沒有代號(hào)的暫時(shí)不填。檔案管理軟件中可用單位名稱的拼音字母代替。（以下各門類的全宗號(hào)填寫都按此規(guī)定）

　?、谀甓龋阂裕次话⒗?dāng)?shù)字填寫歸檔文件的形成年度。如二○○二年表示為"2002"，不能簡(jiǎn)化為"02"。

　　③室編件號(hào)：檔案室在分類方案的最低一級(jí)類目（即機(jī)構(gòu)或問題）內(nèi)，按文件的排列順序從"１"開始逐件編號(hào)，不同類目不能混合編號(hào)。

　　④保管期限：歸檔文件保管期限統(tǒng)一為"永久"、"長(zhǎng)期（30年）"、"短期（10年）"標(biāo)識(shí)。在2006年前的檔案保管期限是永久、長(zhǎng)期、短期；2007年開始根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令保管期限是永久、30年、10年。

　?、輽C(jī)構(gòu)或問題：按機(jī)構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機(jī)構(gòu)名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；例：辦公室、公交科、出租科、市場(chǎng)監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委。按問題分類的，用中文填寫類目名稱，例：黨群類、行政類。企業(yè)在歸章中的“問題”可以填寫原大類代號(hào)。

　　⑥館編件號(hào)：到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫。

　　⑦總頁(yè)數(shù)：每件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁(yè)面統(tǒng)計(jì)，批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁(yè)數(shù)?？傢?yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

　　4.檔案盒盒脊：

　　在盒脊設(shè)置的項(xiàng)目有：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。

　　全宗號(hào)用紅色耐久材料蓋章，其余用黑色耐久材料蓋章，其中起止件號(hào)僅填寫室編件號(hào)，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)。

　　盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。館編起止件號(hào)、盒號(hào)在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫，平時(shí)用鉛筆填寫，脊背上的字體是仿宋4號(hào)

　　例：(下圖)

　　6.卷盒排列方法：

　　以件為單位整理的檔案按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）順序排列。

　?。ǘ?huì)計(jì)檔案

　　按會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，以卷為保管單位。

　　采用核算單位——年度——形式（名稱）分類。核算單位按順序從1開始編制流水號(hào)，每個(gè)核算單位對(duì)應(yīng)一個(gè)目錄號(hào)。

　　如：核算單位有3個(gè)，核算單位代號(hào)1為行政會(huì)計(jì)(目錄號(hào)4)，核算單位代號(hào)2為黨委會(huì)計(jì)(目錄號(hào)5)，核算單位代號(hào)3為工會(huì)會(huì)計(jì)(目錄號(hào)6)。(注：這里的樣本目錄號(hào)是臨時(shí)的，各單位要根據(jù)你前面的文書檔案的目錄號(hào)確定目錄號(hào)，核算單位有幾個(gè)要給幾個(gè)目錄號(hào))

　　案卷號(hào)編制方法：

　　同一核算單位下按照憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、其他順序排列編年度小流水號(hào)。

　　會(huì)計(jì)憑證裝盒，財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類用硬卷皮裝訂，會(huì)計(jì)賬薄不另加裝具，加貼規(guī)定的封面。

　　會(huì)計(jì)檔案檔號(hào)編制方法：

　　全宗號(hào)—目錄號(hào)—年度—案卷號(hào)。

　　例：

　　標(biāo)簽式樣如下：

　　藍(lán)色標(biāo)簽代表定期保管期限，紅色標(biāo)簽代表永久保管期限，全宗號(hào)、目錄號(hào)用紅色耐久字跡，其余用黑色耐久字跡。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊2公分處粘貼。

　　（三）照片檔案（目錄號(hào)7）

　　按年度(內(nèi)容)分類并組成案卷，以張為單位，按拍攝時(shí)間先后順序排列，編寫卷內(nèi)照片小流水號(hào)。每一本照片冊(cè)為一個(gè)案卷號(hào)，混年度編寫案卷大流水號(hào)，并編制案卷目錄。案卷封面不填寫內(nèi)容，背脊采用標(biāo)簽。四線格標(biāo)簽(或者用文書檔案標(biāo)簽)。

　　保管期限：永久。

　　照片檔案檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　例：

　　標(biāo)簽：式樣如下

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　照片的整理：

　　題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、背景、攝影者六要素盡可能齊全。

　?。ㄋ模┕獗P檔案（目錄號(hào)8）

　　光盤類檔案以張為保管單位，每一張為一卷，按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按照混年編大流水號(hào)。

　　保管期限：永久。

　　檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　例：

　　標(biāo)簽：有二種式樣如下。多可以用。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號(hào)。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　?。ㄎ澹?shí)物檔案（目錄號(hào)9）

　　實(shí)物類檔案以件為保管單位，每一件為一卷，按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號(hào)的編制按混年編大流水號(hào)。

　　保管期限：永久

　　檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—目錄號(hào)—案卷號(hào)。

　　例：

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽在實(shí)物背面離底邊左邊(或者右邊)3公分處粘貼。(上下左右各單位自已統(tǒng)一)

　?。ｉT(業(yè)務(wù))檔案

　　業(yè)務(wù)檔案分為公交行政許可檔案、出租車行政許可檔案、出租車行政處罰檔案、三輪車從業(yè)人員管理檔案四種。

　　專門(業(yè)務(wù))檔案的檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—分類號(hào)—年度—案卷號(hào)。

　　分類號(hào)一級(jí)類目采用代號(hào)KG表示，二級(jí)類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號(hào)“.”分開，分類號(hào)與案卷號(hào)之間用“—”表示。

　　案卷號(hào)在最低一級(jí)編年度小流水號(hào)。

　　例：

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽的位子離底邊3公分處粘貼。

　　專門(業(yè)務(wù))檔案分類號(hào)附注表

　　分類號(hào)

　　檔案內(nèi)容

　　KG·1

　　公交行政許可檔案

　　KG·2

　　出租車行政許可檔案

　　KG·3

　　出租車行政處罰檔案

　　KG·4

　　三輪車從業(yè)人員管理檔案

　　（七）設(shè)備檔案

　　設(shè)備檔案按各種設(shè)備型號(hào)分類組卷。

　　檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—分類號(hào)(設(shè)備代號(hào)民)—案卷號(hào)。

　　分類號(hào)一級(jí)類目采用代號(hào)S（設(shè)備）表示，二級(jí)類目為設(shè)備代號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號(hào)“?”分開，分類號(hào)與案卷號(hào)之間用“—”表示。

　　案卷號(hào)在最低一級(jí)類目下編流水號(hào)。

　　例：

　　標(biāo)簽：在科技檔案盒檔號(hào)位置粘貼。在檔號(hào)上面蓋期限圖章。

　　式樣一如下。

　　式樣二如下。

　　（八）基建檔案：

　　基建檔案按建設(shè)工程項(xiàng)目分類組卷。

　　檔號(hào)編制方法：全宗號(hào)—分類號(hào)(項(xiàng)目代號(hào))—案卷號(hào)。

　　分類號(hào)一級(jí)類目采用代號(hào)J（基建）表示，二級(jí)類目為建設(shè)項(xiàng)目順序號(hào)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號(hào)“?”分開，分類號(hào)與案卷號(hào)之間用“—”表示。