檔案的數(shù)字化管理是隨著計算機技術、掃描技術、掃描矩陣CCD技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

　　檔案的數(shù)字化管理

　　1.開展檔案數(shù)字化工作需求調研

　　在具體開展檔案數(shù)字化之前，先對此項工作的實際需求展開調研，包括調查檔案館(室)藏的數(shù)量、質量，現(xiàn)有管理和服務狀況；歸納國內外同類機構的經(jīng)驗教訓；分析檔案數(shù)字化工作的效益；研究檔案數(shù)字化工作的可行性和必要性；明確檔案數(shù)字化的工作目標，以及為達成目標所需資金、人員、時間、制度等條件；對檔案數(shù)字化工作提出相關建議等?？善刚埖谌綑C構或人員參與需求調研，最終需形成調研報告。

　　2.制訂檔案數(shù)字化工作計劃

　　應在調查研究的基礎上制訂檔案數(shù)字化工作計劃，明確檔案數(shù)字化工作的目標、工作內容、人員組織和職責分工、主要技術指標和方法、驗收依據(jù)、安全管理措施、進度安排、經(jīng)費預算、招投標事宜等。制訂科學合理的工作計劃，有助于合理安排各項資源，監(jiān)督、檢查工作質量和工作進度，保證檔案數(shù)字化的合法化和標準化，并獲得較高的投資回報。

　　3.組建工作隊伍，配備相關條件

　　檔案數(shù)字化工作的組織形式主要包括以下幾種：

　?。?）外包式。即通過簽訂合同的方式由檔案館以外的人員(通常來自數(shù)字化專業(yè)公司)承擔檔案數(shù)字化工作。采用這種組織方式，一方面較少占用館(室)內部的人力資源，不影響其他日常工作的開展；另一方面通過購買社會專業(yè)化服務，可以提高工作效率，節(jié)約成本。外包式是檔案數(shù)字化工作常用的組織模式，需要注意的是從事檔案數(shù)字化業(yè)務的公司一般缺乏檔案專家和長期從事檔案專業(yè)工作的技術隊伍，存在工作質量不符合檔案管理要求的風險，需要在合同中明確質量要求和驗收標準，并施以必要的監(jiān)督和指導。

　?。?）自建式。即成立專門從事檔案數(shù)字化工作的工作機構，或從相關處室抽出有關人員組成臨時小組，前者適合長期性的檔案數(shù)字化工作，后者適合工作量集中、任務急、為時短的檔案數(shù)字化項目。檔案人員熟悉檔案業(yè)務，可有效保證數(shù)字化成果的質量，但可能造成檔案館(室)人手緊張，影響日常工作。

　　（3）內外組合式。即由檔案館(室)工作人員和社會上招聘的人員共同組成檔案數(shù)字化隊伍。這種組織方式綜合了外包式和自建式的優(yōu)點，數(shù)字化成果質量和工作效率高，也有利于通過實踐鍛煉培養(yǎng)技術骨干。

　　隊伍組建完畢之后，需要為之配備一定的工作條件，包括場所、資金、時間等。應明確和制定相關的規(guī)章制度，如檔案數(shù)字化加工操作規(guī)程、檔案機讀目錄格式等，以保證檔案數(shù)字化的科學性和規(guī)范化。必要時還應對有關人員進行培訓，使其更全面清楚地了解檔案數(shù)字化的方法和要求。

　　4.監(jiān)控檔案數(shù)字化工作的開展

　　在具體開展檔案數(shù)字化預處理、加工、處理、組織、存儲、服務、維護的業(yè)務流程中，有關責任方要按照工作計劃開展必要的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，并予以糾正和調整。

　　5.評估數(shù)字化工作成果

　　在檔案數(shù)字化業(yè)務告一段落之后，應組織相關力量，采取科學的評估方法對數(shù)字化工作成果進行評估，內容涉及數(shù)字化資源的利用率、易用性、保存情況等多個方面。評估人員可能來自檔案館(室)內部、第三方機構，也可以是兩者的結合。評估結果是改進后續(xù)檔案數(shù)字化工作的依據(jù)，也可為檔案部門爭取更多數(shù)字化方面的投入提供必要的支持。