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外包檔案整理員好做嗎?檔案整理外包存在一定的風(fēng)險(xiǎn),這影響到檔案整理的安全性。例如,來自中介的風(fēng)險(xiǎn)、來自單位自身的風(fēng)險(xiǎn)、來自市場的風(fēng)險(xiǎn)等,面對(duì)這種發(fā)展現(xiàn)狀必須采取有效的應(yīng)對(duì)措施,結(jié)合檔案整理的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r,不斷完善檔案整理外包風(fēng)險(xiǎn)的防范措施。
在檔案整理外包過程中,有一部分是中介外包的,雖然擴(kuò)大了檔案整理外包的路徑,但在實(shí)際外包的過程中,由于檔案整理外包中介人員的專業(yè)化水平參差不齊,而且素質(zhì)水平也存在很大的差異,導(dǎo)致檔案整理外包業(yè)務(wù)的發(fā)展受到一定的限制。
外包檔案整理員好做嗎
從當(dāng)前檔案整理外包的發(fā)展現(xiàn)狀分析,一些單位對(duì)其重視度不足,特別是在檔案整理外包中存在一些絕密性檔案或國家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密檔案,如果在外包過程中檔案管理不夠嚴(yán)密,將會(huì)造成重要檔案信息出現(xiàn)泄漏的現(xiàn)象,不僅檔案的保密性存在極大的風(fēng)險(xiǎn),更會(huì)造成難以估量的損失。此外,在選擇外包單位上如果過于隨意的話,比如有些單位過度注重經(jīng)濟(jì)成本而忽視檔案整理外包的服務(wù)水平、質(zhì)量等因素,將會(huì)使檔案管理陷入更加危難的處境,影響頗大。
檔案整理外包市場的發(fā)展會(huì)有很多的單位介入,要保證市場的穩(wěn)定發(fā)展,則需要重視市場各方面因素的完善,如法律、機(jī)制、規(guī)范等。然而由于檔案整理外包市場較廣,所涉及的對(duì)象較為繁瑣,更有很多中介機(jī)構(gòu),這在法律完善上也帶來極大的難度,并沒有針對(duì)中介服務(wù)出臺(tái)較為完善的法律法規(guī),很難保證每項(xiàng)檔案整理外包業(yè)務(wù)都能夠順利進(jìn)行。再加上市場機(jī)制、規(guī)范的不健全等,使得外包市場中存在的風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重制約了檔案整理外包業(yè)務(wù)的順利開展。
針對(duì)上述檔案整理外包中可能存在的風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)積極采取以下防范措施,以保證檔案整理外包服務(wù)順利開展。
?。ㄒ唬┙∪珯n案整理外包合同
以往檔案整理外包合同多是由中介單位直接提供,合同過于死板,而且其中很多條款對(duì)中介單位有利,在檔案整理外包合同中埋藏著諸多的安全風(fēng)險(xiǎn),這也是檔案整理外包過程中經(jīng)常被忽視的問題。因此,應(yīng)從實(shí)際考慮,健全檔案整理外包合同,做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施。
首先,在簽署檔案整理外包合同之前應(yīng)充分考慮到中介機(jī)構(gòu)的實(shí)際現(xiàn)狀,在選擇中介機(jī)構(gòu)時(shí)應(yīng)做到“貨比三家”,選擇管理制度健全、內(nèi)部工作人員以及管理人員整體素質(zhì)水平較高、影響力較大的中介機(jī)構(gòu)。其次,在簽署合同之前雙方應(yīng)確定工作內(nèi)容,并對(duì)檔案整理工作進(jìn)行一個(gè)準(zhǔn)確的定位,一方面可以讓中介機(jī)構(gòu)更全面地了解檔案整理的各項(xiàng)內(nèi)容以及注意事項(xiàng),另一方面從工作定位交談中能夠更進(jìn)一步地了解中介機(jī)構(gòu)對(duì)檔案整理外包的重視程度。
(二)單位應(yīng)重視檔案整理外包
很多企業(yè)在檔案整理外包的過程中,因缺乏對(duì)檔案整理外包的重視,導(dǎo)致檔案整理外包業(yè)務(wù)很難順利進(jìn)行,不僅制約了自身的檔案工作效率,同時(shí)也會(huì)為自身檔案管理帶來更大的風(fēng)險(xiǎn)。因此,要規(guī)避自身所帶來的風(fēng)險(xiǎn),則需要相關(guān)企事業(yè)單位必須重視自身的檔案整理外包。
首先,應(yīng)重視檔案整理外包中介機(jī)構(gòu)單位的選擇,不能過于盲目。其次,企事業(yè)單位自身的檔案整理外包應(yīng)結(jié)合自身的實(shí)際情況考慮,要明白外包的目標(biāo)和要求是為了自身檔案管理更加規(guī)范化,同時(shí)也為了順應(yīng)市場的發(fā)展需求升級(jí)檔案工作,為自身的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。再次,應(yīng)實(shí)施科學(xué)的溝通和監(jiān)控。很多情況下,企事業(yè)單位與中介機(jī)構(gòu)兩者之間缺乏有效的溝通,從而影響到檔案整理外包的順利進(jìn)行,甚至引發(fā)更多的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)等。因此,雙方都應(yīng)重視相互之間的交流和溝通。
?。ㄈ┌l(fā)揮國家行政力量,完善市場體制
在檔案整理外包中存在很多不足之處,尤其是市場法律方面存在很大的欠缺。面對(duì)這類發(fā)展現(xiàn)狀不僅僅要從自身方面考慮,更要發(fā)揮國家的行政力量不斷完善市場體制。國家行政部門應(yīng)加大對(duì)檔案整理外包以及市場中介機(jī)構(gòu)的扶持,由于每個(gè)企事業(yè)單位以及中介單位的發(fā)展規(guī)模、性質(zhì)等有所區(qū)別,因此,要完善市場體制需要結(jié)合各企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況,不斷擬定合理的扶持方案,并將其扶持政策實(shí)施下去,保證檔案整理外包的順利進(jìn)行。
其次,應(yīng)綜合分析檔案整理外包市場的發(fā)展規(guī)律以及今后的發(fā)展趨勢,并有針對(duì)性地制定相關(guān)法律法規(guī),保證檔案整理外包業(yè)務(wù)具有較強(qiáng)的操作性、實(shí)際性、規(guī)范性等。再次,應(yīng)引入規(guī)范性的競爭機(jī)制,避免惡性市場競爭現(xiàn)象的出現(xiàn),從而引領(lǐng)檔案整理外包行業(yè)的健康、平穩(wěn)發(fā)展。
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