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檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作,檔案信息化工作的發(fā)展和推進(jìn),離不開眾多企業(yè)公司的幫助,發(fā)揮企業(yè)優(yōu)勢(shì),調(diào)動(dòng)市場(chǎng)資源,有利于檔案信息化向更好更高的方向發(fā)展。檔案信息化的基礎(chǔ)工作就是紙質(zhì)檔案數(shù)字化,依托外包服務(wù)公司參與海量的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,壓縮了數(shù)字化時(shí)間,提高了信息化進(jìn)程。在外包服務(wù)公司參與工作的過(guò)程中,需要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、要求做好保密、協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)督導(dǎo)等工作。
檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作
一、檔案外包服務(wù)的政策法規(guī)依據(jù)
1、《中華人民共和國(guó)檔案法》(中華人民共和國(guó)主席令第47號(hào))
第三十五條各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃,保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。
第三十八條國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的,應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案原件妥善保管。
2、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(國(guó)家檔案局第13號(hào)令)
第十一條機(jī)關(guān)通過(guò)政府購(gòu)買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍,嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì),并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。
機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。
第五十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè),統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。
二、檔案外包服務(wù)的國(guó)標(biāo)規(guī)范
1、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31-2017)5.7檔案數(shù)字化外包
?。?)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包,檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì);按照GB/T 20530-2006第5章的要求評(píng)估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力;從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。
?。?)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》(檔辦發(fā)[2014]7號(hào)),從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。
?。?)檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo),完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。
2、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68-2020)
?。?)檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)等幾種業(yè)務(wù)類型。
?。?)檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下,發(fā)包方將檔案委托給承包方保管,承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫(kù)房、設(shè)備,進(jìn)行日常保管、安全防護(hù),并按需要提供利用的服務(wù)過(guò)程。
?。?)檔案數(shù)字化服務(wù)是指承包方利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)發(fā)包方的紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的服務(wù)過(guò)程。
?。?)檔案整理服務(wù)是指承包方按照一定原則對(duì)發(fā)包方形成的檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的服務(wù)過(guò)程。
(5)檔案管理咨詢服務(wù)是指承包方通過(guò)口頭或書面形式為發(fā)包方提供意見、建議,指導(dǎo)、幫助發(fā)包方解決檔案工作遇到的問題的服務(wù)過(guò)程。
?。?)檔案開發(fā)利用服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將其保存的檔案通過(guò)多種途徑、手段和技術(shù)、方法進(jìn)行開發(fā),形成各種形式的信息、知識(shí)產(chǎn)品,提供利用,發(fā)揮檔案價(jià)值的服務(wù)過(guò)程。
?。?)檔案銷毀服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將經(jīng)過(guò)鑒定、需銷毀的檔案作毀滅性處置的服務(wù)過(guò)程。
三、檔案數(shù)字化外包服務(wù)選擇的注意事項(xiàng)
1、對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目的檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)研
需要詳細(xì)了解數(shù)字化項(xiàng)目檔案的內(nèi)容,是什么類型的檔案,是哪個(gè)時(shí)期的檔案,是否需要修復(fù),檔案的材質(zhì)如何,采用哪個(gè)規(guī)則進(jìn)行整理,掃描分辨率如何,圖像文件的格式、命名、壓縮、存儲(chǔ)等等。作為一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行外包,項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算有多少,招投標(biāo)的形式如何,項(xiàng)目的實(shí)施工期有多長(zhǎng),如何實(shí)施,在哪里實(shí)施,如何監(jiān)管,驗(yàn)收工作如何開展等等。
2、外包服務(wù)公司的選擇
檔案數(shù)字化外包服務(wù)是一種政府采購(gòu)的委托服務(wù)形式,需要按照政府采購(gòu)的流程確定外包服務(wù)公司,一般都是采取公開招投標(biāo)的形式來(lái)確定選取哪家公司。在采購(gòu)的時(shí)候需要對(duì)公司做出相關(guān)要求,如企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面資質(zhì)條件,安全保密、技術(shù)認(rèn)定、履約情況等技能實(shí)力。通過(guò)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的形式,選擇資質(zhì)條件最優(yōu),技能實(shí)力最強(qiáng)的公司來(lái)勝任外包服務(wù)項(xiàng)目。
3、制定規(guī)章制度,嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)
為保障檔案實(shí)體和檔案信息數(shù)據(jù)的安全,需要制定崗位管理、人員管理、場(chǎng)地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的規(guī)章制度。制度的生命力在于落實(shí),作為業(yè)主的檔案館室,需要做好監(jiān)督指導(dǎo)工作,作為承包項(xiàng)目的外包服務(wù)公司需要按照規(guī)定流程操作,將制度嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)在各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中。
4、互助互利,共同完成數(shù)字化項(xiàng)目
發(fā)包與承包,是互助互利的關(guān)系,檔案館室與外包服務(wù)公司需要明確責(zé)任與義務(wù),完成進(jìn)度的快慢,成果質(zhì)量的好壞,直接影響著整體項(xiàng)目的進(jìn)展。檔案館室與外包服務(wù)公司需要共同努力,良性循環(huán),想方設(shè)法共同完成數(shù)字化項(xiàng)目。
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