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檔案整理外包的請示

時間:2022-05-20 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  在工作中總會產(chǎn)生很多的文件,哪些文件需要存檔,哪些不需要存檔,整理檔案又有哪些步驟?本文與大家一起分享檔案整理外包的請示,一起來看看吧。

檔案整理外包的請示

  1.分步閱讀

  收集文件材料。

  文件材料的收集對象主要有:反映本單位主要職能活動的,應(yīng)該立卷歸檔的文件材料,包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報、各種會議文件(包括會議記錄),領(lǐng)導人講話稿,電話記錄、出版物原稿(附原本),各種統(tǒng)計表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。

  2.分年度。

  按文件所形成的年度歸檔,不同年度的文件一般不得放在一起歸檔,但跨年度的請示與批復放在復文年歸檔,沒有復文的放在請示年歸檔。

  3.確定歸檔范圍。

  不歸檔范圍文件材料主要有兩部分:一是沒有查考價值的文件;二是重復性文件。

  4.歸檔分類。

  第一種方法:直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣,絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了,每年編一個流水號。

  第二種方法:在同一個年度內(nèi)根據(jù)機關(guān)單位機構(gòu)設(shè)置、職責分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案,將文件按分類方案進行立卷,一般采用年度-組織機構(gòu)(或問題),這種方法對文件資料比較多的單位適用,如區(qū)委辦、政府辦等單位。

  5.立卷(整理成件)。

  6.分保管期限。

  按照國家新的規(guī)定,2006年起的文書檔案的保管期限劃分為永久、定期(分30、10年)兩種。

  7.文件排列。

  應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系,有條理地進行排列。

  8.裝訂。

  (1)按件裝訂:一般以每份文件為一件。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。

  發(fā)文裝訂順序:正文-領(lǐng)導簽發(fā)單-底稿;來文裝訂順序:來文-單位處理簽(有領(lǐng)導重要批示才存,只是傳閱簽名的不存。)

  (2)去除金屬釘,換不銹鋼釘。

  9.編號。

  歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。

  10.數(shù)頁碼。

  可以用鉛筆標記在首頁的右下角,編目時直接錄入每件的總頁碼。

  11.裝盒。

  歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫盒面及盒脊有關(guān)內(nèi)容。(盒面填寫單位名稱,盒脊填寫年度、期限、起止件號等。

  12.編目。

  歸檔文件應(yīng)依順序編制歸檔文件目錄,歸檔文件目錄設(shè)置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。

  13.放置備考表。

  每盒歸檔文件都應(yīng)放置一份備考表。備考表應(yīng)填寫盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期,并放置盒底。

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