員工檔案管理制度是指企業(yè)勞動(dòng)、人事部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲和任用等工作中形成的有關(guān)員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。

　　員工檔案是歷史地、全面地考察和對(duì)員工晉升獎(jiǎng)勵(lì)以及降級(jí)辭退的依據(jù)。今天小編和大家分享企業(yè)員工檔案管理的員工檔案管理制度。

　　企業(yè)員工檔案管理辦法

　　第一條目的

　　為保證公司員工檔案科學(xué)、完整管理，為公司人力資源管理提供真實(shí)、有效的依據(jù)，特制定本管理辦法。

　　第二條適用范圍

　　本制度適用于集團(tuán)全體員工。

　　第三條職責(zé)

　　人資本部負(fù)責(zé)本管理方法制定、修改、廢止、解釋等工作。

　　第四條歸檔范圍

　　員工入職檔案、專項(xiàng)培訓(xùn)檔案、離職檔案、績(jī)效管理檔案、異動(dòng)檔案以及與員工個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。

　　第五條檔案管理員的職責(zé)

　　由人資本部專人負(fù)責(zé)保管員工檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證集團(tuán)與各個(gè)子公司的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　第六條檔案管理內(nèi)容

　　（一）、員工入職檔案：

　　1、應(yīng)聘人員面試登記表或個(gè)人簡(jiǎn)歷；

　　2、離職證明（注：如無離職證明材料且能力突出者可簽訂無離職證明承諾函。）；

　　3、身份證復(fù)印件；

　　4、最高學(xué)歷證書復(fù)印件；

　　5、學(xué)位證復(fù)印件；

　　6、從業(yè)證書復(fù)印件；

　　7、個(gè)人體檢報(bào)告；

　　8、廉潔與誠(chéng)信承諾書；

　　9、勞動(dòng)合同（注：實(shí)習(xí)生可簽訂實(shí)習(xí)協(xié)議。）；

　　10、入職須知回執(zhí)；

　　11、工資卡號(hào)或復(fù)印件；

　　12、社保及公積金賬號(hào)（注：如因員工在本公司以外的地方或已在其他公司繳納或因員工個(gè)人原因?qū)е律绫；蚬e金無法正常繳納者，須提供已繳納證明或確認(rèn)書。）；

　　13、責(zé)任狀（注：所有營(yíng)銷人員試用期須簽訂責(zé)任狀）。

　?。ㄗⅲ焊鶕?jù)員工入職管理制定修訂員工入職檔案內(nèi)容。）

　?。ǘ⑴嘤?xùn)檔案

　　1、培訓(xùn)合同、協(xié)議；

　　2、培訓(xùn)相關(guān)資料及獲取證書原件；

　　3、培訓(xùn)日志或總結(jié)報(bào)告；

　　4、外派培訓(xùn)審批表；

　　5、員工外派培訓(xùn)合同；

　　6、外出培訓(xùn)反饋表（或證書原件）。

　　（注：根據(jù)公司培訓(xùn)管理制度修訂員工培訓(xùn)檔案內(nèi)容。）

　　（三）、績(jī)效管理檔案

　　將員工績(jī)效考核相關(guān)的檔案資料按月規(guī)整。

　?。ㄗⅲ焊鶕?jù)公司績(jī)效管理內(nèi)容修訂員工績(jī)效管理檔案內(nèi)容。）

　?。ㄋ模?、員工異動(dòng)檔案

　　1、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表；

　　2、延長(zhǎng)試用期申請(qǐng)及審批記錄；

　　3、晉升評(píng)估表；

　　4、任免文件；

　　5、內(nèi)部調(diào)動(dòng)審批流程表；

　　6、獎(jiǎng)懲文件；

　　7、薪資調(diào)整記錄；

　?。ㄎ澹T工離職檔案

　　1、辭職信；

　　2、員工離職審批表；

　　3、員工辭退審批表；

　　4、工作交接單；

　　5、勞動(dòng)合同解除協(xié)議；

　?。?、其他資料檔案

　　決定、委托書、其他合同、協(xié)議或通知等與員工個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。

　　第七條檔案管理相關(guān)規(guī)定

　　（一）、基礎(chǔ)管理

　　1、原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對(duì)員工檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

　　3、新錄用的員工應(yīng)及時(shí)建立檔案、造冊(cè)登記、并更新員工信息表。

　　4、人員檔案按入司時(shí)間分類存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對(duì)檔案袋進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。

　　5、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證信息變動(dòng)、技術(shù)職稱變動(dòng)、婚姻狀態(tài)變動(dòng)等）,應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

　　6、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)道一個(gè)月內(nèi)立檔，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。

　　7、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整性；立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、字后歸檔。

　　8、離職員工檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止）。

　　9、人力資源部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。

　　10、檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，檔案編號(hào)應(yīng)和員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄以方便查找。

　　11、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。

　?。ǘ?、檔案的查閱

　　1、如因公須查閱檔案，須填寫《查閱員工檔案審批表》，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后方可查閱；下級(jí)員工不得查閱上級(jí)員工檔案，特殊情況下經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。

　　2、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部可直接通過檔案管理員辦理查閱手續(xù)。

　　3、所有經(jīng)批準(zhǔn)后借閱出的員工檔案需于借閱的三天之內(nèi)歸還（特殊情況可延長(zhǎng)期限），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還破損、私自復(fù)印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。

　　4、檔案管理人員應(yīng)做好查、借閱登記，并在《員工檔案借、閱登記表》簽字登記。

　?。ㄈ?、查、借閱檔案注意事項(xiàng)：

　　1、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料。

　　2、不得擅自復(fù)制（拍攝）檔案內(nèi)容，如因工作需要需從檔中取證必須事先經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人同意。

　　3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。

　　4、原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。

　　第八條檔案的銷毀

　?。ㄒ唬⒐救魏蝹€(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司員工檔案資料。

　?。ǘ?、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《員工檔案資料銷毀審批表》交人力資源負(fù)責(zé)人審核經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

　　（三）、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的員工檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的員工檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　?。ㄋ模?、在銷毀公司員工檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管負(fù)責(zé)人指定專人監(jiān)督銷毀。

　　第九條制定、修訂、廢除與頒布實(shí)施

　　本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后，由人資部公告實(shí)施；修訂或廢止亦同。