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人事檔案管理條例適用范圍本實施細(xì)則規(guī)定了人事案檔管理的內(nèi)容及要求。本實施細(xì)則適用于公司及所屬各全資單位??貐⒐晒救耸聶n案管理參照本實施細(xì)則執(zhí)行。本實施細(xì)則不適用于基層庫站。
人事檔案管理條例
1.目的
員工人事檔案是公司、人力資源部在人員招聘、調(diào)動、任免、培訓(xùn)、考核、獎懲等工作中形成的有關(guān)個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的有關(guān)材料,是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。為規(guī)范人事檔案管理工作,提高檔案管理水平,使之更科學(xué)化、規(guī)范化、制度化,同時為了更有效的對員工人事檔案進(jìn)行妥善的保護(hù)和利用,維護(hù)人事檔案材料的完整,使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù),特制定本管理制度。
2.適用范圍
適合公司全體員工。
3.檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)
3.1機(jī)構(gòu):員工人事檔案管理工作由人力資源部專設(shè)檔案室進(jìn)行統(tǒng)一管理,由專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)日常管理,同時接受上級組織、其他部門的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo);另外人力資源部要不斷建立健全查(借)閱、收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對、保管保密、管理人員職責(zé)、送交檔案材料歸檔工作的各項制度及各項工作程序。
3.2檔案管理員職責(zé):
3.2.1要嚴(yán)格執(zhí)行保密原則,不向無關(guān)人員泄露員工人事檔案內(nèi)容。
3.2.2貫徹執(zhí)行國家及上級主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例,管理好本單位員工人事檔案,接受上級的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo),參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
3.2.3負(fù)責(zé)公司人事檔案信息的維護(hù)與管理,檔案材料的收集、鑒別、整理、傳遞、保管和提供查(借)閱等工作。確保員工人事檔案的安全保管,防止各類事故的發(fā)生,并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高溫、防盜等六防工作。
3.4辦理其他相關(guān)事宜。
4.人事檔案分類
4.1基礎(chǔ)人事檔案
?。?)個人簡歷、員工應(yīng)聘登記表;身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、各類資格證書復(fù)印件等個人入職基本信息。
?。?)勞動合同、保密合同、補(bǔ)充協(xié)議等。
(3)員工花名冊、圖像資料、電子作品等電子版檔案。
(4)員工離職申請表,離職工作交接清單。
4.2培訓(xùn)檔案
?。?)新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)心得、培訓(xùn)簽到表。
?。?)參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)效果評估表。
?。?)培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議。
4.3職位檔案
職務(wù)任命書、職務(wù)變動申請、職位職務(wù)變更記錄。
4.4薪酬考核檔案
?。?)試用期考核表、員工試用期總結(jié)、轉(zhuǎn)正申請表。
?。?)月度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。
?。?)調(diào)薪申請單、調(diào)薪/降薪記錄。
4.5其他檔案
?。?)公司出臺的相關(guān)政策,文件。
?。?)各類獎勵、處罰記錄。
5.人事檔案的內(nèi)容
5.1檔案管理的基本要求
人力資源管理部門必須按照員工花名冊中的檔案編號進(jìn)行編號,各個部門人員按檔案編號順序排放并做明顯標(biāo)記,方便查找。
5.1.2檔案編原則:檔案編號是在整理和管理檔案的過程中,以字符形式賦予檔案的一組代碼,員工檔案編號與員工工號保持一致。檔案編號是存取檔案的標(biāo)記,并具有統(tǒng)計監(jiān)督作用。具有唯一性、方便查找的特征,每個員工有且只有一個檔案號,離職員工的檔案標(biāo)號將作為歷史記錄,不再重復(fù)使用;新進(jìn)員工延續(xù)上一個編號以此類推,編號原則參照《河南蓬勃實業(yè)有限公司員工工號編碼原則》。
5.1.3檔案歸檔要求
?。?)集團(tuán)各分子公司管理層及后勤人員每人一個檔案袋,檔案袋上注明姓并按部門檔案編號從小到大順序存放。
?。?)一線員工檔案資料統(tǒng)一按照:勞動合同→員工應(yīng)聘登記表→學(xué)歷證書復(fù)印件→身份證復(fù)印件→戶口本復(fù)印件→各種資格證書復(fù)印件順序排好裝訂。
5.2人事檔案的收集、整理與更新
?。?)在職員工檔案:日常收集員工轉(zhuǎn)正審批表、調(diào)動審批單、職務(wù)任免、各種獎勵與懲罰、培訓(xùn)協(xié)議等材料;定期進(jìn)行全面更新維護(hù)。
(2)新進(jìn)員工人事檔案,必須于辦理入職一周之內(nèi),將新員工的人事檔案錄入電子版花名冊;并編號、整理歸檔。
(3)離職員工檔案,每周周三整理一次,將離職員工檔案另行存放于指定位置,妥善保管。
?。?)員工電子檔案中的花名冊,按照《河南蓬勃實業(yè)有限公司員工花名冊填寫標(biāo)準(zhǔn)》填寫,每天核對更新,將新入職的員工信息及時錄入,將調(diào)動、離職及時移動。
6.人事檔案管理流程
?。?)身份證(雙面都印在同一頁上,A4紙)、戶口本(戶主所在頁及本人所在頁印在同一頁上,A4紙)、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件。
?。?)勞動合同2份(必須保證本人簽名處所簽名字為勞動者親自所簽)。
?。?)特殊崗位須保密的,入職前必須簽訂《保密協(xié)議》,并按手印確認(rèn)。
6.2轉(zhuǎn)正檔案
(1)轉(zhuǎn)正申請書,由本人撰寫,主要內(nèi)容以工作以來的感悟和收獲、工作中的不足和優(yōu)勢及轉(zhuǎn)正后的計劃等為主。
?。?)《員工轉(zhuǎn)正審批表》此表由員工本人填寫,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、人力資源部簽署轉(zhuǎn)正日期,并簽字批準(zhǔn)。
6.3調(diào)動檔案管理流程
6.3.1員工異動流程:由員工本人填寫《員工異動審批單》,人力資源部相關(guān)負(fù)責(zé)人核實員工入職時間、薪資水平、社保繳納情況;然后由調(diào)出部門負(fù)責(zé)人、調(diào)入部門負(fù)責(zé)人、人力資源部簽字批準(zhǔn)后方可調(diào)離。
6.3.2轉(zhuǎn)出的檔案管理流程
?。?)必須填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單,并密封包裝。
?。?)對轉(zhuǎn)出的檔案材料,應(yīng)齊全,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。
?。?)接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章,并將回執(zhí)單立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問,以防檔案丟失。
6.4離職檔案管理流程
6.4.1正式員工離職提前一個月告知人力資源部,并至少提前一周到人力資源部領(lǐng)取《員工離職申請表》,由本人填寫完整后,退還公司物品,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源部批準(zhǔn)后,人力資源部開具《解除勞動合同書》后與該員工解除勞動關(guān)系。
6.4.2在員工辦理完離職手續(xù)的次日,檔案管理員應(yīng)將相關(guān)離職員工檔案由正式員工文件夾中轉(zhuǎn)移進(jìn)離職員工檔案文件夾中;另外,電子版花名冊中將離職員工移入離職員工表中。
6.5人事相關(guān)的獎懲檔案管理流程
需要歸檔的資料必須第一時間(三個工作日內(nèi))歸檔,當(dāng)獎懲已落實公布之后,檔案管理人員應(yīng)及時跟進(jìn)相關(guān)的獎懲材料,將獎懲紙質(zhì)材料整理入檔。
6.6基本檔案資料變動流程
當(dāng)員工的基本資料有變動時如學(xué)歷、住址、聯(lián)系電話、個人技術(shù)職稱、婚姻狀況等,應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸檔,原件當(dāng)場查驗。
7.人事檔案的借閱、轉(zhuǎn)移與保存
7.1檔案借閱
7.1.1凡借用人事檔案,必須填寫《人事檔案借閱登記表》,由人力資源部門的人資專員核實理由,經(jīng)人力資源負(fù)責(zé)人簽批后,方可借閱,在查閱檔案時必須有人力資源部人員在場;人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應(yīng)事先提交報告,說明理由,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并嚴(yán)格履行登記手續(xù),并在規(guī)定時間內(nèi)歸還完整檔案。
7.1.2查閱、借用檔案的部門或個人,不得擅自摘抄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作需要從檔案中取證的,應(yīng)事先征得主管人事部門同意,經(jīng)批準(zhǔn)后方可摘抄、復(fù)制拍攝。借閱檔案的人員,對檔案應(yīng)妥善保管,不得遺失、泄密和污損,不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換。
7.1.3如有未按規(guī)定借閱檔案的人員,按以下規(guī)定執(zhí)行
?。?)檔案管理員及時提醒還檔日期,未在規(guī)定時間內(nèi)未歸檔案者,延遲一天罰10元,另外,惡意延遲10天以上未歸還者,視情節(jié)嚴(yán)重程度罰款200—500元,從當(dāng)月工資中扣除;。
?。?)未先征得主管人事部門同意批準(zhǔn),摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)一次,罰款50元,從當(dāng)月工資扣除,并沒收或銷毀摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容;
?。?)在借閱檔案時,出現(xiàn)遺失、污損、抽換、折卷和轉(zhuǎn)換等情況,視檔案損毀程度罰款10-200元,從當(dāng)月工資扣除,并及時追回或修補(bǔ)缺失檔案。
7.2人事檔案保密規(guī)定及保存期限
7.2.1公司人資專員負(fù)責(zé)各類人事檔案的保管工作,保管人員不得對各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴(yán)格保密,不得擴(kuò)散。
7.2.2公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存,對于已辭職、辭退人員的離職員工檔案歸檔于離職人員檔案處。離職檔案保存兩年后方可銷毀(高管人員保留至該員工離崗三年止)檔案銷毀須經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。