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學(xué)校檔案管理軟件

時(shí)間:2022-05-23 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來,推動(dòng)各行各業(yè)創(chuàng)新發(fā)展,學(xué)校在改革和創(chuàng)新發(fā)展中與數(shù)字化管理方式有機(jī)結(jié)合,能夠改變原有學(xué)校發(fā)展方式和問題,提升學(xué)校管理和改革發(fā)展水平。目前學(xué)校檔案管理工作中運(yùn)用學(xué)校檔案管理軟件和辦公自動(dòng)化相結(jié)合,有利于增強(qiáng)檔案管理工作水平和效率。然而通過對學(xué)校校史檔案管理情況的調(diào)查得知,部分學(xué)校依然存在缺乏檔案信息化與辦公自動(dòng)化發(fā)展意識(shí)的問題,在校史檔案管理方面依然運(yùn)用傳統(tǒng)方式。因此,加強(qiáng)學(xué)校校史檔案信息化與辦公自動(dòng)化創(chuàng)新和發(fā)展是必要的。

學(xué)校檔案管理軟件

  學(xué)校檔案管理軟件

  01、學(xué)校校史檔案管理現(xiàn)狀

  檔案信息化時(shí)代下,對學(xué)校校史檔案管理的發(fā)展提出新要求。目前學(xué)校應(yīng)該結(jié)檔案信息化發(fā)展趨勢和優(yōu)勢,加強(qiáng)校史檔案管理工作的創(chuàng)新,以此提升檔案管理水平和效率。學(xué)校校史檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀,主要體現(xiàn)在以下幾方面。

  首先,檔案信息化時(shí)代的到來,推動(dòng)學(xué)校校史檔案管理和文化傳承主體的多元化發(fā)展。在校史文化傳承和檔案管理中,需要結(jié)合傳播主體多元化、接受主體多元化的特征,發(fā)揮數(shù)字化時(shí)代網(wǎng)絡(luò)開放性、交互性、跨時(shí)空性的優(yōu)勢作用,并根據(jù)校史檔案管理工作的實(shí)際情況,適當(dāng)優(yōu)化檔案管理的地點(diǎn)、時(shí)間,運(yùn)用多樣化的方式,實(shí)現(xiàn)檔案信息有效整合、傳遞等,同時(shí)對實(shí)體檔案的智能化管理水平要進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn),進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校教師檔案管理水平的提高。

  同時(shí),在檔案管理中,需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù),加強(qiáng)校園歷史檔案信息的有效整合和優(yōu)化,并增強(qiáng)教師和學(xué)生參與校史檔案管理的意識(shí),進(jìn)而在特色化的校園歷史檔案傳承和管理中,提升發(fā)展水平和效率。

  其次,檔案信息化管理方式推動(dòng)學(xué)校校史檔案管理內(nèi)容的海量化發(fā)展。學(xué)??梢越柚W(wǎng)絡(luò)技術(shù)通過數(shù)字化的平臺(tái)進(jìn)行歷史文化整合、資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化等,進(jìn)而給促進(jìn)校史檔案管理和文化傳承發(fā)展開辟了平等性、開放性的信息儲(chǔ)存空間。在這種儲(chǔ)存空間下,可以讓學(xué)校校史檔案和文化信息的匯聚效率更強(qiáng),還會(huì)進(jìn)一步增大學(xué)習(xí)內(nèi)容?;ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代下的門戶網(wǎng)站、云平臺(tái)、智能服務(wù)終端、新媒體等可以為學(xué)校校史檔案管理的信息化發(fā)展提供技術(shù)和平臺(tái)支持,運(yùn)用平臺(tái)式文化傳播形式和檔案管理方式,為學(xué)?;蛘叽蟊娞峁┖A炕男J窓n案和文化內(nèi)容。

  02、學(xué)校校史檔案信息化創(chuàng)新特點(diǎn)

  01

  檔案信息化與辦公自動(dòng)化協(xié)同發(fā)展

  部分學(xué)校具有針對校史檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)和平臺(tái),通過數(shù)字化的信息整合和管理方式科學(xué)分類各種校史檔案信息和資源。在日常管理中,部分校史檔案管理數(shù)字化管理軟件十分健全,可以及時(shí)優(yōu)化有關(guān)校史檔案數(shù)字化管理的相關(guān)管理工作內(nèi)容等,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理工作在學(xué)校校史檔案管理中的應(yīng)用效果,同時(shí)應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能核心要素,對實(shí)體庫房以人防、物防技防的三防核心,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與實(shí)體的無縫對接。

  另外,大多數(shù)學(xué)校結(jié)合數(shù)字化的發(fā)展優(yōu)勢,開展校史檔案數(shù)字化管理工作,部分工作人員有著現(xiàn)代化的管理觀念和技術(shù)使用能力。在實(shí)際工作中合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算平臺(tái),做好校史檔案信息和資源的整合工作,進(jìn)而提升檔案數(shù)字化管理的效果。

  02、內(nèi)容較豐富

  學(xué)校在校史檔案數(shù)字化管理中內(nèi)容比較完善,在數(shù)字化管理期間,工作人員及時(shí)上傳某些校史檔案信息和資源,通常以實(shí)際物品陳列展示的方式,引導(dǎo)學(xué)生參觀和欣賞校園歷史文化,根據(jù)校園歷史文化發(fā)展的實(shí)體情況,將其拍攝成通過網(wǎng)絡(luò)展示出來,及時(shí)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化展示的方式,將實(shí)際歷史文化通過電子版、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)展現(xiàn)出來,而且尚未存在校園歷史文化和資源信息重復(fù)制作的問題,許多校園歷史和文化能及時(shí)上傳至網(wǎng)站或者平臺(tái)中。

  部分學(xué)校在校史檔案數(shù)字化管理網(wǎng)站或平臺(tái)建立前,對網(wǎng)站和平臺(tái)的整體架構(gòu)進(jìn)行了宏觀規(guī)劃,合理考慮校史檔案內(nèi)容管理、信息管理等資料的完善性,進(jìn)一步推動(dòng)校園歷史文化的數(shù)字化發(fā)展,提升內(nèi)容和制作方式創(chuàng)新效果,有利于廣大師生或受眾通過校史檔案管理網(wǎng)站或平臺(tái)了解文化和信息資源。在校園歷史檔案信息的整合和管理中,部分學(xué)校還是以網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源整合方式為主,通過數(shù)據(jù)挖掘、整合、分析等技術(shù),及時(shí)更新和完善學(xué)校校園歷史文化和檔案信息內(nèi)容,逐漸提升學(xué)校校史檔案數(shù)字化管理效果,推動(dòng)其相關(guān)工作的創(chuàng)新發(fā)展。

  03、學(xué)校校史檔案信息化創(chuàng)新價(jià)值

  當(dāng)前學(xué)校黨史文化研究人員在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)和平臺(tái)收集各項(xiàng)資料的過程中,也能讓原有的校園歷史檔案信息內(nèi)容得到豐富與完善。

  學(xué)校校史檔案資料主要包含校園歷史文獻(xiàn)、重要建筑、人物信息、口述等內(nèi)容。在提升校史文化資料全面性中,應(yīng)該積極運(yùn)用數(shù)字化的發(fā)展方式,挖掘校史資料信息和內(nèi)容,并努力建設(shè)校史檔案信息資料庫,進(jìn)而促進(jìn)校園檔案館建設(shè)工作的創(chuàng)新發(fā)展。在數(shù)字化管理下,可以讓檔案信息管理匯集到更多科研、教學(xué)檔案資料,并且將具有價(jià)值的信息保存至數(shù)字化的系統(tǒng)和學(xué)校檔案中,不斷創(chuàng)新校園檔案館在校園歷史文化管理和發(fā)展中的整體結(jié)構(gòu),讓學(xué)校運(yùn)用更加完善的校史信息內(nèi)容,為校史文化研究工作提供數(shù)據(jù)和科學(xué)保障。

  數(shù)字化創(chuàng)新和發(fā)展中,有利于學(xué)校以各項(xiàng)檔案資源為主要對象,合理通過信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理手段,對原始檔案信息內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)篩選、加工、整理等,并通過嶄新的檔案資料信息管理方式,提升其檔案管理水平和效率。學(xué)校在長時(shí)間的發(fā)展中,匯集了大量的檔案信息資源,其中包含高質(zhì)量的檔案資源。為了合理傳承和弘揚(yáng)高質(zhì)量的檔案資源,需要學(xué)校運(yùn)用專題校史文化研究活動(dòng)以及各種各樣的網(wǎng)絡(luò)媒體渠道進(jìn)行宣傳推廣,進(jìn)而吸引更多校史文化研究專家和機(jī)構(gòu)參與到學(xué)校檔案資源的編輯工作中,最大程度地滿足學(xué)校檔案管理工作需求和文化建設(shè)發(fā)展需要,不斷將檔案文化建設(shè)的社會(huì)服務(wù)功能體現(xiàn)出來。

  在數(shù)字化的管理中,可以促進(jìn)校園檔案文化宣傳工作的合理開發(fā)。校史檔案和文化研究人員在整理各項(xiàng)資料的過程中,會(huì)通過數(shù)字化的管理手段和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),在校園內(nèi)大力推廣和宣傳檔案信息和文化內(nèi)容,不斷吸引更多師生閱讀校史讀物,強(qiáng)化校園文化品質(zhì)。在此過程中,有利于營造和諧輕松的校園文化氛圍,通過其校史檔案文化建設(shè)和宣傳等工作,也能將學(xué)校文化歷史和優(yōu)秀校園歷史文化讀物傳承下去,增強(qiáng)學(xué)校校園歷史文化在社會(huì)中的影響力和競爭力。

  04、學(xué)校校史檔案信息化創(chuàng)新問題

  在現(xiàn)有的學(xué)校校園歷史檔案數(shù)字化管理情況來看,部分學(xué)校依然存在重視教育教學(xué)改革和科研建設(shè),而忽略校史檔案智能化管理的問題。在運(yùn)用信息技術(shù)和數(shù)字化管理方式,對校史檔案進(jìn)行匯編、選編等方面存在不足,未能深入研究和分析檔案信息內(nèi)容。

  比如,在人物檔案信息的分析和管理中,部分學(xué)校校史檔案管理網(wǎng)站中缺乏針對校史人物背景介紹或信息講解的人物欄目,只是提供了一些人物的名單,未能詳細(xì)地介紹人物,還有目前庫房檔案數(shù)量盤點(diǎn)問題,都不能達(dá)到賬物卡一致。在校史信息資源展示方面,普遍存在形式單一、新技術(shù)應(yīng)用不足的現(xiàn)象。在大部分信息資源的管理方面,通常是以為主,未能合理加上文字說明,還有的完全以文字為主,缺乏適當(dāng)?shù)囊纛l、視頻等信息內(nèi)容,最終導(dǎo)致學(xué)校校史檔案管理水平不佳。

  在校史信息資源的管理和發(fā)展中,出現(xiàn)選題范圍不夠?qū)拸V的情況,在其檔案信息資料的整合方面,主要集中在學(xué)校發(fā)展歷史、組織沿革等方面,對其他領(lǐng)域的關(guān)注和信息內(nèi)容整合較少。在學(xué)校校史檔案數(shù)字化管理中,其檔案信息內(nèi)容存在更新頻率不足的問題,未能根據(jù)檔案信息或數(shù)字化管理網(wǎng)站更新要求,對數(shù)字化的管理方式或相關(guān)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行更新,最終導(dǎo)致學(xué)校校史數(shù)字化檔案管理網(wǎng)站的部分欄目或信息內(nèi)容長期得不到更新,影響學(xué)校校史檔案信息管理水平和效率。

  05、學(xué)校校史檔案信息化創(chuàng)新策略

  01、提升數(shù)字化發(fā)展意識(shí)

  學(xué)校校史檔案數(shù)字化管理與發(fā)展中,首先需要學(xué)校提升數(shù)字化發(fā)展意識(shí)和觀念,明確數(shù)字化管理方式對校史檔案管理和發(fā)展的重要意義。同時(shí),結(jié)合學(xué)校校園歷史發(fā)展實(shí)際情況,構(gòu)建針對檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),并運(yùn)用數(shù)字技術(shù)、信息平臺(tái),做好校史檔案數(shù)字化建設(shè)、管理等工作。

  在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者網(wǎng)站的建立中,可以讓校史檔案管理的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)更加清晰,進(jìn)而更好便于用戶瀏覽。同時(shí),在信息的整合和設(shè)置方面要做到更加細(xì)致,有效劃分不同主題的校園歷史文化,也可以按照時(shí)間段、學(xué)科、機(jī)構(gòu)、部門等劃分。其次,學(xué)??梢詷?gòu)建完善的網(wǎng)站導(dǎo)航系統(tǒng),為用戶獲取和了解校園歷史檔案信息提供網(wǎng)站搜索功能,進(jìn)而幫助用戶快速地了解和找到自己想要的檔案信息和資源,提升用戶體驗(yàn)感。

  在數(shù)字化的發(fā)展中,學(xué)??梢赃\(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算平臺(tái),全面整合和優(yōu)化學(xué)校校園歷史文化和檔案信息內(nèi)容,并對校園歷史文化和檔案信息背景進(jìn)行全面挖掘、分析,將更加清晰的校史檔案資源和文化內(nèi)容傳承下去,提升其數(shù)字化發(fā)展水平和效率。

  為了將數(shù)字化的管理優(yōu)勢體現(xiàn)出去,學(xué)校可以加強(qiáng)校史檔案數(shù)字化管理的宣傳力度,提升檔案數(shù)字化管理人員的工作意識(shí)和能力,并在日常工作中運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或信息技術(shù)及時(shí)整合和完善校史檔案信息和資源,讓學(xué)校校史檔案的數(shù)據(jù)信息和內(nèi)容更加符合學(xué)校歷史發(fā)展的實(shí)際情況,并通過校史文化和檔案信息將學(xué)校的發(fā)展情況展現(xiàn)出去。

  最后,學(xué)校校史檔案管理中,可通過校園網(wǎng)站傳承和宣傳校園歷史文化、校園建筑資料信息或者歷史人物背景等,不斷吸引更多師生和受眾參與校史檔案數(shù)字化管理和學(xué)習(xí)中。

  02、健全檔案管理的內(nèi)容

  在促進(jìn)學(xué)校校史檔案管理數(shù)字化發(fā)展中,學(xué)校應(yīng)該重視校史檔案管理成果的發(fā)布。并健全檔案管理的內(nèi)容,從多角度提升數(shù)字化管理和發(fā)展水平。一方面,學(xué)校可以對現(xiàn)有的校園歷史編研成果或檔案管理成果進(jìn)行展示。

  比如,通過校園歷史網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)或者實(shí)體專題展覽、電子化相片等方式,及時(shí)地將檔案管理信息和歷史文化內(nèi)容傳播出去。還應(yīng)該將校園歷史文化和檔案信息及時(shí)上傳到校史網(wǎng)站相應(yīng)的欄目中,進(jìn)而滿足用戶的多角度、全方位需求。在檔案信息管理和資源整合中,要抓緊安排好進(jìn)度、檔案信息更新工作,從而防止出現(xiàn)信息內(nèi)容長期空虛和落后的現(xiàn)象。

  在一般情況下,正式出版后的校史出版物可以通過學(xué)校圖書館收藏起來,學(xué)??梢栽跈n案信息資源管理中,運(yùn)用校史網(wǎng)站與圖書館館藏書目系統(tǒng)連接的方式,讓用戶可以通過其數(shù)字化的管理平臺(tái),學(xué)習(xí)和了解校史出版物的借閱信息,進(jìn)而滿足不同用戶閱讀校園歷史文化全文的需要。

  另一方面,學(xué)校應(yīng)該對現(xiàn)有的校園歷史信息資源進(jìn)行重新組合和優(yōu)化,并結(jié)合大學(xué)自身的辦學(xué)特色和發(fā)展歷程,讓校史檔案信息和內(nèi)容更好地與學(xué)校發(fā)展、教育教學(xué)、師生服務(wù)之間有機(jī)結(jié)合,或者運(yùn)用數(shù)字化的管理方式,篩選出與各領(lǐng)域交叉的部分,促進(jìn)校史研究內(nèi)容的精細(xì)化發(fā)展。

  03、優(yōu)化檔案信息化水平

  學(xué)校在數(shù)字化管理校史檔案信息資源時(shí),應(yīng)該充分運(yùn)用好校史檔案管理的網(wǎng)站或平臺(tái),不斷將網(wǎng)站或平臺(tái)的作用發(fā)揮出來。當(dāng)前學(xué)??梢约訌?qiáng)對校史檔案管理網(wǎng)站的多途徑宣傳和推廣,并且在學(xué)校和各個(gè)二級學(xué)院的官方網(wǎng)站創(chuàng)建檔案信息管理和分享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),充分將微博、微信等互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的宣傳優(yōu)勢發(fā)揮出來,或者調(diào)動(dòng)師生在個(gè)人網(wǎng)絡(luò)空間、虛擬社區(qū)欄目中宣傳和推廣校園歷史文化和檔案信息,也可以運(yùn)用微信朋友圈進(jìn)行傳播,通過擴(kuò)大宣傳口碑宣傳效果,提升其檔案信息管理和數(shù)字化管理的水平。

  在新生入學(xué)教育、新教師崗前培訓(xùn)中,學(xué)校應(yīng)該合理宣傳校史網(wǎng)站,也可以引導(dǎo)大家關(guān)注校史網(wǎng)站,通過完善的管理方式,提升校史檔案信息管理效果。在數(shù)字化的管理中,學(xué)??梢远ㄆ诮M織校史網(wǎng)上相關(guān)活動(dòng),比如校史知識(shí)競賽、攝影比賽、征文比賽等,不斷優(yōu)化檔案管理人員與用戶之間的互動(dòng),以此增強(qiáng)校園歷史文化傳播效果和檔案管理效果。

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