文書(shū)與檔案管理工作主要是制定符合企業(yè)實(shí)際情況的檔案管理制度，做好具體的檔案分類(lèi)（檔案分類(lèi)不一定越細(xì)越好，應(yīng)該化繁為簡(jiǎn)），并采用信息化系統(tǒng)，按照檔案管理相關(guān)規(guī)范，將檔案管理工作落到實(shí)處。同樣，文書(shū)檔案也是其中的一種。

　　文書(shū)與檔案管理

　　01、總則

　　為加強(qiáng)文書(shū)檔案的統(tǒng)一管理，確保公司黨政活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成文件材料的完整和提供利用，更好地為公司各部門(mén)服務(wù)，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。

　　本規(guī)定適用于公司檔案部門(mén)和文書(shū)歸檔部門(mén)，同時(shí)也適用于應(yīng)用檔案管理軟件（網(wǎng)絡(luò)版）進(jìn)行全文管理的部門(mén)。

　　02、引用標(biāo)準(zhǔn)

　　DA/T 22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》

　　DA/T 1-2000《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》

　　《中華人民共和國(guó)電子簽名法》

　　《電子公文歸檔整理暫行辦法》

　　10號(hào)令《企業(yè)管理類(lèi)檔案保管期限表》

　　電辦〔2005〕14號(hào)《國(guó)華電力企業(yè)歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》

　　03、術(shù)語(yǔ)和定義

　　3.1文書(shū)檔案

　　立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的，并經(jīng)整理、歸檔，作為真實(shí)歷史記錄集中保管起來(lái)的文件材料（含電子文件）。

　　3.2歸檔文件

　　立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、作為文書(shū)檔案保存的紙介質(zhì)的文件材料和電子文件。

　　3.3件

　　歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。

　　3.4歸檔文件整理

　　將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

　　04、職責(zé)

　　4.1文書(shū)歸檔部門(mén)職責(zé)

　　4.1.1負(fù)責(zé)歸檔文件的收集和積累。

　　4.1.2負(fù)責(zé)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)、排列、編號(hào)、裝訂等整理。

　　4.2檔案部門(mén)職責(zé)

　　4.2.1負(fù)責(zé)對(duì)文書(shū)歸檔部門(mén)歸檔文件的整理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　4.2.2負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的接收、編目和裝盒等整理。

　　4.2.3負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的保管、利用和統(tǒng)計(jì)。

　　4.2.4負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀。

　　05、歸檔文件的收集范圍

　　凡是立檔單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基建、管理活動(dòng)中形成的、已辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值的收文、內(nèi)外發(fā)文、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、規(guī)章制度、重大活動(dòng)記錄、立檔單位編印出版物以及編制的圖表、簿冊(cè)等紙介質(zhì)的文件材料，均應(yīng)收集齊全，定期向檔案室歸檔。文件材料歸檔范圍見(jiàn)《國(guó)華火電企業(yè)檔案分類(lèi)表》和《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）。

　　06、歸檔原則

　　6.1以本單位形成的，以及針對(duì)本單位的文件為歸檔主體。

　　6.2對(duì)于外來(lái)普發(fā)性文件。凡是屬于上級(jí)主管單位的普發(fā)文件，則酌情歸檔，期限從短；而對(duì)經(jīng)過(guò)層層轉(zhuǎn)發(fā)的普發(fā)性文件一般只作暫存?zhèn)洳槲募４妗?/p>

　　6.3對(duì)于歸檔文件電子簽名的確認(rèn)。凡是在文件處理系統(tǒng)中設(shè)置有電子簽署功能的單位，文件簽發(fā)人和領(lǐng)導(dǎo)批示必須用電子手簽筆（簽名章）簽署，不允許采用鍵盤(pán)敲入的方法，否則必須補(bǔ)簽。

　　07、歸檔方法

　　7.1歸檔文件一般按“件”整理歸檔。對(duì)于請(qǐng)示與批復(fù)時(shí)間跨度較長(zhǎng)的文件，半年之內(nèi)給予復(fù)文的，整合為一件歸檔；超過(guò)半年及以上時(shí)間的，則各為一件歸檔（如項(xiàng)目上報(bào)審批文件等）。

　　7.2對(duì)于文件附件裝訂成冊(cè)件數(shù)較多，且一盒裝不下的，允許把裝訂成冊(cè)的附件分成幾件歸檔。但在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，必須在文號(hào)中注明。如項(xiàng)目上報(bào)文件欄內(nèi)應(yīng)填寫(xiě)“國(guó)華電項(xiàng)目[2003]15號(hào)附件”以標(biāo)識(shí)。

　　7.3對(duì)于多頭上報(bào)內(nèi)容一樣的文件，只要求歸檔給上級(jí)主管單位的文件，報(bào)給其他單位的文件作為備查保存。但在錄入數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)在主送欄目填寫(xiě)包括上級(jí)主管單位在內(nèi)的其他主送單位，以及在備注中注明與某某號(hào)文件內(nèi)容相同，以提示。

　　7.4歸檔文件一般應(yīng)紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔保存。如果是通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)電子郵件傳輸?shù)纳闲姓?qǐng)示文件，保管期限為永久、長(zhǎng)期的，在確認(rèn)請(qǐng)示與批復(fù)都有電子文件歸檔的情況下，允許只把批復(fù)制成正式（紙質(zhì)）文件歸檔，請(qǐng)示以電子文件形式歸檔，但必須在備注中說(shuō)明。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文同理。

　　7.5如果是通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)電子郵件傳輸?shù)纳霞?jí)主管單位發(fā)的下行文件，保管期限為永久、長(zhǎng)期的，應(yīng)由發(fā)文單位制作正式（紙質(zhì)）文件與電子文件一同歸檔。

　　7.6如果是通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)電子郵件傳輸?shù)?，保管期限為短期的文件，允許用電子文件形式歸檔保存，對(duì)紙質(zhì)文件不做要求。

　　7.7對(duì)于沒(méi)有電子文件的歸檔文件

　　7.7.1一般都應(yīng)該在歸檔時(shí)，掃描成電子文件與紙質(zhì)文件一起歸檔。

　　7.7.2對(duì)于內(nèi)容龐大無(wú)法掃描且裝訂成冊(cè)的文件或附件，允許不掃描制成電子文件，但應(yīng)在備注中注明此文件或附件無(wú)電子文件。

　　08、歸檔文件的整理

　　8.1整理原則

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　8.2質(zhì)量要求

　　8.2.1歸檔文件應(yīng)齊全完整。即正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、外文與譯文等必須完整無(wú)缺。對(duì)有破損的文件應(yīng)予修整；字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予修復(fù)和復(fù)制，復(fù)印后附在原件后面一并歸檔；去掉文件上易銹蝕的金屬物；對(duì)過(guò)小的文件應(yīng)予托表，對(duì)過(guò)大的文件進(jìn)行適當(dāng)裁切或折疊。

　　8.2.2歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)采用耐久的墨汁、碳素墨水或藍(lán)黑墨水，也可用打印機(jī)打印，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久、易磨損的材料書(shū)寫(xiě)。

　　8.2.3對(duì)于無(wú)批復(fù)和復(fù)函的文件，應(yīng)進(jìn)行閉環(huán)后歸檔。即由經(jīng)辦人在文件第一頁(yè)的空白處注明該文件最終處理結(jié)果的意見(jiàn)。

　　8.2.4歸檔文件的制成材料、裝具和裝訂應(yīng)按《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定，符合檔案保護(hù)的要求。紙張幅面應(yīng)采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

　　8.3整理方法

　　8.3.1裝訂

　　8.3.1.1歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。裝訂時(shí)，發(fā)文文件在前，處理單在后，收文處理單在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件，復(fù)文在前，來(lái)文在后。

　　8.3.1.2裝訂以不影響閱讀和復(fù)印，不破壞原件，且方式簡(jiǎn)便為原則。永久、長(zhǎng)期保存的文件，一般用不銹鋼釘或不銹鋼夾裝訂，如頁(yè)數(shù)多較厚的用三針一線裝訂；短期文件可以不拆釘。

　　8.3.2分類(lèi)

　　歸檔文件按照《國(guó)華火電企業(yè)檔案分類(lèi)表》，采用年度—保管期限—問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）進(jìn)行分類(lèi)，年度為四位數(shù)。

　　8.3.3排列（架）

　　8.3.3.1盒內(nèi)文件在保管期限內(nèi)一般按時(shí)間兼顧問(wèn)題排列。

　　8.3.3.2庫(kù)房文件排架，采用年度—期限排列的方式。

　　8.3.4編號(hào)

　　8.3.4.1歸檔文件應(yīng)以分類(lèi)方法和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)的右上端空白位置加蓋歸檔章，歸檔章式樣見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定。

　　8.3.4.2歸檔章的填寫(xiě)：

　　年度：為文件的形成的年份，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　保管期限：用漢字（永久、長(zhǎng)期、短期）表示。

　　分類(lèi)號(hào)：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（見(jiàn)7.3.2條款規(guī)定）

　　件號(hào)：同一保管期限內(nèi)的文件排列順序號(hào)，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開(kāi)始標(biāo)注。

　　8.3.4.3歸檔文件的頁(yè)碼，一般連續(xù)編號(hào)。如果是文件附件（7.2條款規(guī)定）分幾件的，應(yīng)按每件編號(hào)，不應(yīng)連續(xù)。頁(yè)號(hào)編在右下角，從“001”開(kāi)始。

　　8.3.5編目

　　8.3.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文同理。

　　8.3.5.2歸檔目錄應(yīng)按《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定設(shè)置。

　　件號(hào)：歸檔文件分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，文件的排列順序號(hào)。

　　責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。必須填寫(xiě)單位的全稱(chēng)或規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)。沒(méi)有責(zé)任者的文件，應(yīng)考證后填寫(xiě)。

　　文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)、合同編號(hào)和其他文件的編號(hào)，如果文件編號(hào)，文號(hào)欄空白。

　　題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，必須根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)標(biāo)題加以補(bǔ)充，自擬標(biāo)題外加“[]”號(hào)。

　　日期：文件形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20020809。

　　頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面均為一頁(yè)，來(lái)文與復(fù)文頁(yè)號(hào)應(yīng)連續(xù)，頁(yè)數(shù)相加。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文同理。

　　備注：注釋本條目文件需要說(shuō)明的情況。

　　8.3.5.3歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。（見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定）

　　8.3.5.4數(shù)據(jù)庫(kù)錄入格式，應(yīng)按國(guó)華電力企業(yè)統(tǒng)一的錄入界面進(jìn)行錄入編目。

　　8.3.6裝盒

　　歸檔文件分年度、分類(lèi)、保管期限按件號(hào)順序裝盒，盒與盒之間件號(hào)連續(xù)，每盒都應(yīng)有該盒文件的目錄和備考表。檔案盒、備考表按《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T 22-2000的規(guī)定執(zhí)行。

　　備考表中的日期，整理人應(yīng)填寫(xiě)文件整理完畢裝盒的日期；檢查人應(yīng)填寫(xiě)對(duì)本盒文件檢查完畢的日期。

　　09

　　文書(shū)檔案的接收

　　9.1接收要求

　　9.1.1檔案管理人員接收移交歸檔文件時(shí)應(yīng)逐件認(rèn)真檢查。

　　文書(shū)檔案的接收按照《國(guó)華火電企業(yè)檔案分類(lèi)表》和《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）中“歸檔的文件材料的范圍和保管期限表”的規(guī)定范圍進(jìn)行，其中收發(fā)文的歸檔應(yīng)以每年文書(shū)業(yè)務(wù)處理部門(mén)與文書(shū)歸檔部門(mén)核對(duì)過(guò)的收發(fā)文清單為依據(jù)。歸檔內(nèi)容應(yīng)完整齊全，保管期限應(yīng)劃分正確。

　　9.1.2文件材料的裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目應(yīng)正確，符合質(zhì)量要求。

　　9.2歸檔時(shí)間

　　9.2.1歸檔文件一般應(yīng)由文書(shū)歸檔部門(mén)在次年6月底前向檔案室歸檔。

　　9.2.2對(duì)由文書(shū)部門(mén)歸檔的文件,在實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的前提下，實(shí)行電子文件即時(shí)歸檔與紙質(zhì)文件定期歸檔相結(jié)合的方法。

　　9.2.3對(duì)各部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的其他文件，或按年度歸檔，或定期歸檔。

　　9.3移交方法

　　檔案移交時(shí)，由文書(shū)歸檔部門(mén)編制歸檔（移交）文件目錄一式兩份，經(jīng)檔案人員檢查核對(duì)無(wú)誤后，雙方辦理簽字手續(xù)，各自保存一份以備查考。歸檔文件目錄格式見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）中附錄A的圖A2、A3所示。

　　10、文書(shū)檔案的保管

　　10.1文書(shū)檔案按年度+保管期限（按永久、長(zhǎng)期、短期順序）依次排序。后補(bǔ)文件分別排在相應(yīng)保管期限的最后。

　　10.2檔案庫(kù)房門(mén)、窗和架柜必須牢固。應(yīng)有防光、防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施。每天測(cè)量記錄溫濕度一次。

　　10.3庫(kù)房架柜排列合理、標(biāo)志醒目、整齊清潔。

　　11、文書(shū)檔案的利用

　　11.1檔案管理人員應(yīng)熟悉庫(kù)存檔案情況，主動(dòng)了解有關(guān)部門(mén)利用檔案的需要，做好提供利用。

　　11.2根據(jù)立檔單位工作需要，有計(jì)劃地開(kāi)展編研工作，開(kāi)發(fā)檔案信息資源。編制文件匯集、基本情況匯集、專(zhuān)題材料、經(jīng)驗(yàn)選編等。配合有關(guān)部門(mén)編寫(xiě)全宗介紹、組織結(jié)構(gòu)沿革、大事記等。

　　11.3利用者應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)。查閱時(shí)，填寫(xiě)《文書(shū)檔案查閱申請(qǐng)單》(見(jiàn)附錄1)。查閱后，及時(shí)填寫(xiě)《文書(shū)檔案查閱登記表》（見(jiàn)附錄3）。

　　11.4查閱文書(shū)檔案，應(yīng)經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)承辦部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，重要的還應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱黨委會(huì)議記錄、總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、董事會(huì)、監(jiān)事后會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、帳簿，經(jīng)營(yíng)管理文件等涉及本單位商業(yè)秘密的文書(shū)檔案，除本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字外，還需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　11.5文書(shū)檔案原則上不外借，必須借出時(shí)，須經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)并經(jīng)承辦部門(mén)經(jīng)理同意后（填寫(xiě)《文書(shū)檔案借閱申請(qǐng)單》見(jiàn)附錄2），辦理借閱手續(xù)，并在一周內(nèi)歸還。借出的檔案未經(jīng)許可，不得復(fù)印，未經(jīng)許可，不得復(fù)印，不得轉(zhuǎn)借，嚴(yán)禁攜帶回家，不準(zhǔn)拆件、涂改、勾劃、批注、抽頁(yè)，確保檔案完整無(wú)損。

　　11.6對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，嚴(yán)防丟失和泄密。如有遺失，應(yīng)出書(shū)面報(bào)告，由檔案室會(huì)同有關(guān)部門(mén)或公司保密委員會(huì)根據(jù)情節(jié)進(jìn)行處理。

　　11.7檔案管理人員向利用者提供查閱檔案的同時(shí)，應(yīng)主動(dòng)收集利用效果。

　　12、文書(shū)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀

　　12.1根據(jù)文書(shū)檔案保管期限，定期對(duì)到期的文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作在公司主管檔案工作負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)承辦部門(mén)組成鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，按鑒定程序進(jìn)行。

　　12.2銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的文書(shū)檔案，必須由鑒定小組提出意見(jiàn)，由檔案室、業(yè)務(wù)承辦部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審查簽字后，經(jīng)公司主管經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀。

　　12.3銷(xiāo)毀文書(shū)檔案時(shí)，必須有二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

　　13、暑期培訓(xùn)注意事項(xiàng)

　　文書(shū)檔案管理人員每年度應(yīng)進(jìn)行文書(shū)檔案歸檔率統(tǒng)計(jì)，檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，檔案鑒定銷(xiāo)毀情況統(tǒng)計(jì)，檔案庫(kù)存量統(tǒng)計(jì)等。

　　14、其它

　　14.1本規(guī)定未予說(shuō)明部分，按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

　　14.2本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施。