本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中，具有長期保存價值的電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理辦法，本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位等辦公自動化過程中產(chǎn)生的電子文件及電子檔案的管理。其他種類的電子文件的管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。

　　電子檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為了加強企業(yè)的電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和科學(xué)利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定制定本規(guī)定。

　　第二條本規(guī)定適用于企業(yè)各部門、分公司、各單位。

　　第三條基本術(shù)語解釋

　?。ㄒ唬╇娮游募菏侵竼T工在日常工作中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)出來，通過編碼和解碼來輸入和輸出，也稱數(shù)字式文件。

　?。ǘ╇娮訖n案：是指利用計算機技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件。

　?。ㄈ╇娮游募奈锢須w檔：指經(jīng)過歸檔處理的電子文件保存到磁盤或光盤等載體上實行脫機保管的過程。

　　（四）電子文件的邏輯歸檔：將電子文件的物理地址存放于檔案管理部門控制的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，使該電子文件能供檔案部門有效利用和處理的過程。

　　第二章管理體制和職責(zé)

　　第四條根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定，各單位要明確電子文件歸檔管理的分管領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決實際問題。檔案管理部門要建立相應(yīng)的工作制度和工作網(wǎng)絡(luò)，做好電子文件歸檔的管理工作。

　　第五條各單位從電子文件產(chǎn)生時就要有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，對其實施超前管理，以確保電子文件的真實性、安全性和完整性。

　　第六條在電子文件的管理過程中應(yīng)明確職責(zé)，責(zé)任到人。電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)、整理等工作，一般由承辦（業(yè)務(wù)）部門負責(zé)；電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)和保管、開發(fā)利用等工作，通常由檔案管理部門負責(zé)。

　　第七條歸檔電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。公司檔案管理員要配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計算機及軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識讀。檔案管理員應(yīng)忠于職守，具備計算機專業(yè)知識，熟悉掌握本單位使用計算機系統(tǒng)的操作技能，組織編寫歸檔電子文件的各種檢索工具，并積極主動提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

　　第三章歸檔范圍、保管期限

　　第八條本單位主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件，歸檔前要對其進行鑒定。具有重要憑證、依據(jù)和參考價值的電子文件，應(yīng)按照歸檔范圍進行歸檔。

　　第九條電子文件歸檔范圍

　?。ㄒ唬╇娮游募再|(zhì)代碼

　　R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。

　?。ǘ╇娮游募畔㈩愋?/p>

　　1、字處理文件：指用計算機字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等，歸檔時應(yīng)重點收集定稿電子文件和正式電子文件。

　?。?）定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿草稿文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價值，收集時需落實必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應(yīng)以不同標(biāo)識加以區(qū)別。

　　（2）正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作完畢，能行使其文件的職能，其標(biāo)識應(yīng)以正式文件文號注明。

　　2、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。

　　3、圖形文件：指采用計算機輔助設(shè)計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。

　　4、影像文件：指用數(shù)碼攝像機等視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖像文件。

　　5、聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機處理的文件，歸檔時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識和相關(guān)軟件。

　　6、多媒體文件：指用計算機多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。

　　7、數(shù)據(jù)庫文件：指采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)輔助文件。

　　8、超文本文件：指采用W E B技術(shù)制作的瀏覽器文件。

　?。ㄈ╇娮游募h(huán)境類型

　　1、計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及軟件的版本等。

　　2、數(shù)據(jù)文件：指用計算機軟硬件系統(tǒng)進行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。

　　（四）電子文件載體類型

　　目前主要有光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的載體類型。

　　第十條運用計算機進行公文處理、行政管理或者實行無紙化辦公的單位，電子文件形成部門應(yīng)定期將具有重要憑證性、依據(jù)性的電子文件制作脫機備份。需要永久、長期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本與電子文件同時歸檔，即實行電子文件的雙套制管理。

　　第十一條歸檔電子文件的保管期限電子文件的保管期限參照《中華人民共和國檔案法》文件材料保管期限的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第四章電子文件的歸檔方式、要求

　　第十二條電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。各單位在開展此項工作的初期，應(yīng)以物理歸檔為主，待條件成熟方可實行邏輯歸檔。

　　第十三條具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、有嚴密安全管理措施以及對內(nèi)容重要電子文件制作紙質(zhì)版本的單位可以實施邏輯歸檔，其基本要求是：

　?。ㄒ唬╇娮游募w檔操作由具體經(jīng)辦人完成，辦理完畢的電子文件要注明標(biāo)識。

　?。ǘn案管理員要會同計算機系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限。

　　（三）網(wǎng)絡(luò)管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機熱備份等可靠的備份措施。

　?。ㄋ模w檔的電子文件要有該電子文件產(chǎn)生及運行過程的原數(shù)據(jù)，即關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，文件的上下關(guān)系和結(jié)構(gòu)要一起保存。

　?。ㄎ澹┚钟蚓W(wǎng)內(nèi)部要有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更新時，必須制定嚴密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。

　　（六）檔案管理員應(yīng)參與設(shè)備更新時的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，并做更新記錄。

　?。ㄆ撸╇娮游募w檔后，檔案人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員要及時清理計算機或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。

　　第十四條使用單機或局域網(wǎng)條件有限的單位，其電子文件要采用物理歸檔方式，基本要求是：

　?。ㄒ唬n案管理員要與業(yè)務(wù)部門一同制定電子文件的歸檔計劃。

　?。ǘI(yè)務(wù)部門根據(jù)歸檔計劃，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時標(biāo)注一定的標(biāo)記。

　?。ㄈ┮央娮游募?jīng)辦過程中的情況隨時記錄在一個相應(yīng)的文件中。

　?。ㄋ模┺k理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進行物理歸檔。

　　第十五條物理歸檔整理工作過程

　?。ㄒ唬z查并清除計算機病毒，對光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的電子文件應(yīng)注明是否已經(jīng)做過檢毒和清毒處理。

　　（二）檔案部門應(yīng)拒收含有病毒文件或其它隱患的數(shù)據(jù)文件，要把問題最大限度地解決在歸檔之前。

　?。ㄈ┌褞в袣w檔標(biāo)識的電子文件進行分類、組盤。分類不宜過細，要適中。分類方法有如下幾種：

　　按年度、機構(gòu)或問題分類。

　　按保管期限分類。

　　按文件格式分：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件、程序文件等。

　　按文件類型分：計算機程序文件、數(shù)據(jù)文件。

　　按存儲載體類型分：光盤、磁盤、磁帶等。

　?。ㄋ模┌淹ㄟ^分類的電子文件重新排列，填寫必要著錄項目，編制機讀記錄和要存放載體的編號。

　　（五）歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項目為：序號、題名、責(zé)任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容。歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。

　　第五章移交、保管、提供利用

　　第十六條電子文件的形成部門一般應(yīng)在每年年底1 2月3 1日前，將全年度辦理完畢的屬歸檔范圍的電子文件向部門檔案管理員歸檔，電子文件歸檔移交前，各承辦（業(yè)務(wù)）部門應(yīng)檢查本部門電子文件的真實性與完整性，要做到移交及時、數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚等。移交清單一式兩份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　第十七條撤并單位的電子文件應(yīng)按規(guī)定向接管單位或有關(guān)檔案管理員移交。

　　第十八條檔案管理員負責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。檔案管理員要檢驗好承辦（業(yè)務(wù)）部門移交的電子文件，做到外觀完好、整潔無損，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和準(zhǔn)確率。凡檢驗不合格的，由形成部門負責(zé)重新制作。移交電子檔案的基本要求：

　?。ㄒ唬┰獢?shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子檔案一起移交，一般采用基于X M L的封裝方式組織檔案數(shù)據(jù)；

　　（二）電子檔案的文件格式按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

　?。ㄈ╇娮訖n案有相應(yīng)紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應(yīng)當(dāng)在元數(shù)據(jù)中著錄相關(guān)信息；

　?。ㄋ模┎捎眉夹g(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)解密后移交，壓縮的電子檔案應(yīng)當(dāng)解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應(yīng)

　　當(dāng)與其讀取平臺一起移交；

　?。ㄎ澹n案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存3年。

　　第十九條電子檔案移交最少要制作二套，一套封存保管，一套查閱利用。有必要的制作第三套，實行異地保存。

　　第二十條電子檔案接收的主要流程是：檢驗電子檔案數(shù)據(jù)、辦理交接手續(xù)、接收電子檔案數(shù)據(jù)、著錄保存交接信息、遷移和轉(zhuǎn)換電子檔案數(shù)據(jù)、存儲電子檔案數(shù)據(jù)等步驟。接收入庫的電子檔案，每兩年要抽檢一次，抽檢率不低于4 0%，發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。

　　第二十一條隨著計算機技術(shù)和設(shè)備的發(fā)展更新，庫存電子檔案要在完整、準(zhǔn)確有保障的前提下，同步更新復(fù)制。復(fù)制或補救新版后，舊版或有問題的載體仍需保存三年。

　　第二十二條對電子檔案的復(fù)制分為相同載體的原樣復(fù)制和不同載體的轉(zhuǎn)換復(fù)制。相同條件下，要優(yōu)先考慮載體的可靠性和先進性。

　　第二十三條磁性載體上的歸檔電子文件，每四年要復(fù)制一次。需搶救的光盤應(yīng)及時復(fù)制，原載體保留時間不少于四年。

　　第二十四條檔案室對電子檔案載體應(yīng)當(dāng)按照D A/T 3 8《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》檔案移交單位應(yīng)當(dāng)將已移交的電子檔案在本單位至少保存3年。