照片檔案主要指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。下面主要從照片檔案歸檔整理規(guī)范來(lái)介紹。

　　照片檔案歸檔整理規(guī)范

　　一、整理原則

　　照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

　　二、照片、底片的鑒定

　　1.保管期限

　　保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限，分為永久、長(zhǎng)期．短期三種。對(duì)照片、底片保管期限的劃分按照《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。

　　2.密級(jí)

　　密級(jí)是指照片、底片保密程序的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施辦法》、GB／T 7156及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　三、底片的整理

　　1.底片的編號(hào)

　　底片號(hào)是固定和反映底片在全宋內(nèi)排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。其格式如下：全宗號(hào)——保管期限代代碼——張?zhí)柸谔?hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。保管期限代碼：分別用“1、2，3”或“Y、C、D”對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片的排列從“1”開始的順序編號(hào)。

　　2.底片號(hào)的登錄

　　1）宜使用鐵筆將底片號(hào)橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處(刻寫不下時(shí)，前段可不寫)，不得影響畫面；也可采用其他方式將底片號(hào)附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。

　　2)底片號(hào)登錄順序應(yīng)與照片號(hào)登錄順序保持一致。

　　3)底片袋的標(biāo)注底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。應(yīng)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。對(duì)翻拍底片，應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“F”字樣。對(duì)拷貝底片，應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“K”字樣。

　　3.底片的入冊(cè)

　　1)底片冊(cè)一般由297mm×210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成。

　　2)應(yīng)按底片號(hào)順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑?cè)。

　　3)芯頁(yè)的插袋上應(yīng)標(biāo)明相同的底片號(hào)。

　　4.大幅底片的放置

　　對(duì)幅面超過(guò)底片冊(cè)芯頁(yè)尺寸的大幅底片，應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中，按底片號(hào)順序排列。

　　5.冊(cè)內(nèi)備考表

　　1)內(nèi)備考表應(yīng)放在冊(cè)內(nèi)最后位置。冊(cè)內(nèi)備考表見附錄A。

　　2)本冊(cè)情況說(shuō)明：填寫冊(cè)內(nèi)底片缺損，補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。對(duì)底片冊(cè)立冊(cè)以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)由有關(guān)的檔案管理人員填寫說(shuō)明，并簽名、標(biāo)注時(shí)間。

　　6.底片冊(cè)的封面

　　底片冊(cè)的封面應(yīng)印制“底片冊(cè)’字樣。

　　7.底片冊(cè)的冊(cè)脊

　　底片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限；起止張?zhí)枴?cè)號(hào)。底片冊(cè)冊(cè)脊見附錄B。

　　8.底片冊(cè)的排列

　　底片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列，上架保存。

　　四、照片的整理

　　1.照片的分類

　　應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問(wèn)題進(jìn)行分類。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—問(wèn)題—年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。

　　2.照片的排列

　　應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊(cè)時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮不同保密等級(jí)照片的定位。

　　3.照片的編號(hào)

　　照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼，冊(cè)號(hào)、張?zhí)柣蛉谔?hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。照片號(hào)有兩種格式：格式一：全宗號(hào)—保管期限代碼—冊(cè)號(hào)—張?zhí)柛袷蕉喝谔?hào)—保管期限代碼—張?zhí)柸舨捎酶袷蕉蛇x用照片、底片分別編號(hào)法或合一編號(hào)法(影像相符的照片、底片編號(hào)相同)。選用合—編號(hào)法宜以照片、底片齊全為基礎(chǔ)。全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。冊(cè)號(hào)：在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊(cè)的排列從“1”開始的順序編號(hào)。張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦?cè)內(nèi)的排列從“1”開始的順序編號(hào)。格式二中的張?zhí)柺侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片的排列從“1”開始的順序編號(hào)。

　　4.照片的入冊(cè)

　　1）照片冊(cè)一般由297mm×210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成。芯頁(yè)以30頁(yè)左右為宜，有活頁(yè)式和定頁(yè)式兩種。芯頁(yè)格式參考示例參見附錄C。

　　2）應(yīng)按照分類、排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組成照片冊(cè)。

　　5.大幅照片的放置

　　對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照照片號(hào)順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過(guò)5cm。以豎直放置為宜。

　　6.單張照片說(shuō)明的填寫

　　1)說(shuō)明的格式

　　說(shuō)明應(yīng)用橫寫格式，分段書寫。其格式如下：

　　題名：

　　照片號(hào)：

　　底片號(hào)：

　　參見號(hào)：

　　時(shí)間：

　　攝影者：

　　文字說(shuō)明：

　　2)說(shuō)明的內(nèi)容

　　a.題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。

　　b.照片號(hào)按四-3。

　　c.底片號(hào)按三-1。

　　若采用照片、底片合一編號(hào)法，可不填寫底片號(hào)。

　　d.參見號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。

　　其格式如下：

　　(相關(guān)檔案種類)檔號(hào)

　　注：括號(hào)內(nèi)為選擇著錄內(nèi)容

　　示例1：文書檔案0113－2－18

　　示例2：科技檔案G－J－21

　　照片檔案由檔案室移交至檔案館后，應(yīng)對(duì)其參見號(hào)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)與實(shí)況不符的應(yīng)及時(shí)調(diào)整。

　　3）照片的拍攝時(shí)間用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。

　　示例：1953年3月2日寫作19530302。

　　4）攝影者一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。

　　5）文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來(lái)源等。

　　6）密級(jí)應(yīng)按GB/T 7156所規(guī)定的字符在照片周圍選一固定空白處標(biāo)明，使用印章亦可。

　　7）說(shuō)明的位置

　　單張照片的說(shuō)明，可根據(jù)照片固定的位置，在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方書寫。

　　8）大幅照片的說(shuō)明

　　對(duì)大幅照片的說(shuō)明可另紙書寫，與照片一同保存?！M聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫單張照片說(shuō)明，并注明其存放地址。

　　7.組合照片說(shuō)明的填寫

　　1）一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說(shuō)明。采用組合照片說(shuō)明的照片，其單張照片說(shuō)明可以從簡(jiǎn)。

　　2）組合照片說(shuō)明應(yīng)概括提示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

　　3）應(yīng)在組合照片說(shuō)明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。

　　4）同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說(shuō)明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。

　　組聯(lián)符號(hào)按組依次采用“①”、“②”、“③”……同組中的照片其組聯(lián)符號(hào)相同。如冊(cè)內(nèi)只有一組照片和其他散片時(shí)，組聯(lián)符號(hào)采用“①”。組聯(lián)符號(hào)不宜越冊(cè)。

　　5）整理照片時(shí)因保管期限或密級(jí)的不同，有些同組的照片可能會(huì)被分散到不同的照片冊(cè)內(nèi)，應(yīng)在組合照片說(shuō)明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊(cè)號(hào)和組號(hào)。

　　示例：相關(guān)照片長(zhǎng)期－4－⑥上例中保管期限亦可采用“2”或“C”表示。

　　6）組合照片說(shuō)明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊(cè)所有照片之前。

　　8.冊(cè)內(nèi)備考表按三-5。

　　照片冊(cè)的封面應(yīng)印制“照片冊(cè)”字樣。

　　9.照片冊(cè)的冊(cè)脊

　　照片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)、起止張?zhí)枴?/p>

　　照片冊(cè)冊(cè)脊的格式：照片號(hào)為格式一的照片冊(cè)冊(cè)脊見附錄B中的照片冊(cè)冊(cè)脊（一）；照片號(hào)為格式二的照片冊(cè)冊(cè)脊見附錄B中的照片冊(cè)冊(cè)脊（二）。

　　10.照片冊(cè)的排列

　　照片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列，上架保存。

　　五、照片檔案目錄的編制

　　1.目錄的著錄

　　1）著錄項(xiàng)目

　　照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號(hào)、底片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、備注、參見號(hào)、冊(cè)號(hào)、頁(yè)號(hào)、組內(nèi)張數(shù)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、密級(jí)、保管期限、類型規(guī)格、檔案館代號(hào)、文字說(shuō)明等。

　　2）條目的著錄單位

　　以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。

　　3）組合照片的著錄

　　a.以一組照片為單位著錄時(shí)，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫要素，簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。

　　b.以一組照片為單位著錄時(shí)，照片號(hào)、底片號(hào)、頁(yè)號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào)；時(shí)間應(yīng)著錄起止時(shí)間；參見號(hào)、攝影者可以著錄多個(gè)。

　　c.大幅照片的標(biāo)注對(duì)于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注冊(cè)“大幅”和存放地址。以一組照片為單位著錄時(shí)，還應(yīng)在備注欄內(nèi)注明其中所含的大幅照片的照片號(hào)、底片號(hào)。

　　4)著錄與標(biāo)引的要求

　　照片檔案著錄與標(biāo)引的方法和要求，應(yīng)按照DA/T 18、GB/T 15418、DA/T 19執(zhí)行。

　　2.目錄的編制

　　1)目錄種類照片

　　檔案目錄種類包括冊(cè)內(nèi)目錄、基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

　　2)基本目錄照片

　　檔案基本目錄的必備項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目。

　　基本目錄的條目應(yīng)按照照片號(hào)排序。

　　照片檔案基本目錄參考示例參見附錄D。

　　3)冊(cè)內(nèi)目錄

　　冊(cè)內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁(yè)號(hào)、底片號(hào)、備注。冊(cè)內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。冊(cè)內(nèi)目錄位于冊(cè)內(nèi)最前面。冊(cè)內(nèi)照片目錄參考示例參見附錄E。