上海陸家嘴銀城中路，金融機構(gòu)鱗次櫛比，凸顯出上海金融中心的地位。國泰君安證券股份有限公司（以下簡稱國泰君安）總部就坐落在此。作為目前國內(nèi)規(guī)模最大、經(jīng)營范圍最寬、機構(gòu)分布最廣的證券公司之一，國泰君安及其子公司在全國各地的營業(yè)部有近300家，處于業(yè)內(nèi)領(lǐng)先地位。國泰君安在證券領(lǐng)域的業(yè)績有目共睹，但鮮為人知的是，國泰君安以客戶檔案大集中管理為代表的檔案管理模式，也創(chuàng)下了諸多業(yè)內(nèi)第一。

　　誕生：迎難而上的選擇

　　大集中，顧名思義是指總部對其所轄全國各營業(yè)網(wǎng)點客戶檔案進行集中統(tǒng)一管理。所有客戶檔案的數(shù)字化加工、審核、保管、維護及利用都集中到總部來完成，各營業(yè)網(wǎng)點只需完成初期收集和移交工作，通過集約化管理，即可規(guī)范高效地實現(xiàn)客戶檔案的安全保管和高效利用。

　　這樣的描述和定義看起來簡單，然而對于國泰君安這樣一家分支機構(gòu)眾多、分布范圍廣、客戶檔案數(shù)量大的公司來說，大集中之路不可能一蹴而就，有很多困難等著他們?nèi)タ朔?。首先，如此大批量、網(wǎng)點分布較廣的客戶檔案大集中管理在證券行業(yè)乃至金融行業(yè)尚沒有可借鑒的成功先例，僅實體檔案的安全運輸就是一個難題。

　　其次，如何使這種模式可持續(xù)發(fā)展？第三，全國客戶檔案大集中管理，涉及大量實體檔案數(shù)字化及實體檔案保管利用等問題，怎樣細化每一步操作，使方案切實可行？

　　面對這些困難，國泰君安一方面關(guān)注檔案工作政策動向，深入研究檔案管理發(fā)展趨勢；另一方面，通過對金融行業(yè)的反復(fù)調(diào)研、考察，探索可參考的管理模式和經(jīng)驗。最終，在國泰君安管理層的支持和檔案人的努力下，一一解決了難題。

　　在檔案的運輸和移交方面，采取由總部與專業(yè)物流公司簽訂總協(xié)議，全國各分支機構(gòu)統(tǒng)一物流運輸?shù)姆椒?，運輸方式以空運為主，部分結(jié)合公路運輸，所有檔案資料均進行高額保值處理，確保檔案運輸安全。同時，由總部統(tǒng)一發(fā)布接收檔案計劃表，各分支機構(gòu)按相關(guān)規(guī)定提前準(zhǔn)備，并嚴格按照接收計劃移交總部檔案管理中心。

　　在檔案保管方面，一次性投入預(yù)算資金2000萬元（實際發(fā)生費用1456萬元）籌建檔案管理中心，保障了檔案管理中心的高標(biāo)準(zhǔn)、高配置，顯示了國泰君安領(lǐng)導(dǎo)層的決心和氣魄。在檔案管理的長效運營方面，采取專職檔案人員與勞務(wù)外包相結(jié)合的方式，大大節(jié)省了運營成本。同時，制定、完善一系列相應(yīng)規(guī)章制度及檔案收集整理利用流程，確立客戶檔案規(guī)范管理的長效機制。

　　2008年，國泰君安以總使用面積3600平方米、可存放500萬卷客戶檔案的庫房為基礎(chǔ)，在中國證券行業(yè)內(nèi)率先建立了大集中檔案管理模式的檔案管理中心，對其下屬各分支機構(gòu)的客戶檔案進行集中管理和規(guī)范，成為中國證券行業(yè)內(nèi)首家檔案（電子影像和實體檔案）集中化管理的大型證券公司。

　　創(chuàng)新：從硬件到軟件

　　國泰君安檔案管理中心根據(jù)職能配置了檔案庫房、檔案查閱室、電子化掃描室、檔案整理室等；庫房全部采用集架，配備了保溫防盜防火門、專用燈具、除濕機等；中心機房配備了可存放20TB（太字節(jié)）以上容量的服務(wù)器、實時備份磁帶庫等設(shè)施，還配有獨立專用空調(diào)系統(tǒng)、氣體消防滅火裝置，保證機房設(shè)施和檔案的安全。

　　國泰君安自主研發(fā)了檔案全文電子化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)將公司客戶檔案以實物原件為標(biāo)準(zhǔn)進行電子化集中掃描，根據(jù)按戶立卷要求，實現(xiàn)同客戶代碼自動電子并卷，并提供客戶檔案信息與柜面系統(tǒng)客戶信息比對功能、要件檢查、合規(guī)檢查等審核功能，使公司合規(guī)、法律、風(fēng)險監(jiān)管、稽核、營運等部門可以方便地對電子化入庫客戶檔案進行合規(guī)及要件檢查、信息比對等。

　　科學(xué)合理的檔案管理組織架構(gòu)是大集中檔案管理模式能順利實施和運行的保證。國泰君安根據(jù)大集中檔案管理模式的特點，并結(jié)合公司的發(fā)展需求，建立了科學(xué)高效的組織體系。國泰君安在總裁辦公室下設(shè)置檔案管理中心，檔案管理中心對國泰君安總部檔案及全公司各營業(yè)網(wǎng)點的客戶檔案等實施集中管理，作為國泰君安內(nèi)部業(yè)務(wù)規(guī)范和風(fēng)險控制、合規(guī)管理的重要環(huán)節(jié)，對檔案的安全性、完整性和一致性負責(zé)。

　　大集中檔案管理模式的關(guān)鍵就是統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程。國泰君安對客戶檔案推行按戶立卷的整理方式，制定完善了相應(yīng)的規(guī)章制度。同時，從企業(yè)經(jīng)濟效益角度出發(fā)，采取了關(guān)鍵環(huán)節(jié)（公司自管）、操作性環(huán)節(jié)（第三方專業(yè)機構(gòu)協(xié)助）相結(jié)合的創(chuàng)新管理方式，在工作流程中的操作性環(huán)節(jié)，充分借助第三方專業(yè)機構(gòu)力量，實現(xiàn)檔案實體的安全保管及檔案全文影像在全系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化共享利用，很好地解決了大數(shù)據(jù)時代海量客戶檔案的集中統(tǒng)一保管與快速利用的難題。

　　改變：由外到內(nèi)

　　大集中檔案管理模式在國泰君安籌備上市中大顯身手。老李在國泰君安工作多年，參與了3次上市籌備工作。提起前兩次，她說，當(dāng)時查檔都是一頁頁、一本本查找復(fù)印，既浪費資源又耗時耗力。

　　但這一次，她感到有很大的不同。檔案管理中心應(yīng)對自如，甚至在一天要查數(shù)百件檔案的情況下，也能在當(dāng)天提供影像掃描件，查檔效率相當(dāng)高。稽核審計部門也是大集中檔案管理模式的受益者。

　　以前，查看客戶檔案必須到營業(yè)部現(xiàn)場才能調(diào)閱，如今，審計工作人員只要幾秒鐘就能調(diào)閱出所需檔案。比起各分支機構(gòu)分散建立小而全的檔案管理部門的方式，大集中檔案管理模式無論在人力、物力、財力上都能達到資源共享、節(jié)約成本的目的。

　　未來：大數(shù)據(jù)時代的智慧檔案館

　　創(chuàng)新，是企業(yè)發(fā)展的靈魂和動力。不滿足于現(xiàn)有成績的國泰君安檔案人，將目光投向了更遠的未來。經(jīng)過調(diào)研，2015年國泰君安企業(yè)數(shù)字（智慧）檔案館正式立項。該項目是國泰君安大集中檔案管理模式的升級和升華，它是建立在大集中檔案管理模式及存量紙質(zhì)檔案100%完成數(shù)字化的基礎(chǔ)上，進一步對本系統(tǒng)電子文檔進行全面大集中化管理的探索。

　　國泰君安的企業(yè)數(shù)字（智慧）檔案館建設(shè)項目按照國家檔案局有關(guān)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的規(guī)定和上海市智慧城市建設(shè)的總體要求，結(jié)合實際情況，以存量數(shù)字化、增量電子化、安全第一、保障有力的原則進行建設(shè)和落實。

　　它并非簡單地對原有檔案進行數(shù)字化處理，而是從采集自動化、存儲安全化和服務(wù)人性化等方面入手，全面構(gòu)建統(tǒng)一的智慧運營平臺，將有力推動檔案管理中心向現(xiàn)代化數(shù)字檔案信息中心轉(zhuǎn)型，為國泰君安檔案信息資源的科學(xué)存儲和高效利用開辟新道路。數(shù)字（智慧）檔案館建成后，還能進一步節(jié)約企業(yè)成本，使紙質(zhì)檔案減少50%，每年節(jié)約檔案管理費用約60萬元。

　　國泰君安檔案人始終清醒地認識到，已經(jīng)到來的大數(shù)據(jù)時代，是考驗企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理能力的時代，落后的檔案管理方式只會掣肘企業(yè)在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展。在信息技術(shù)日新月異，企業(yè)發(fā)展步伐不斷加快的背景下，只有永不止步的創(chuàng)新，才能更好地滿足公司在大數(shù)據(jù)時代中的檔案利用需求，為公司的發(fā)展保駕護航。