會計檔案的整理與歸檔負責檔案管理的人員按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊，會計檔案的整理與歸檔由財務部臨時保管兩年，再移交檔案管理部保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經(jīng)檔案管理部同意。

　　會計檔案的整理與歸檔

　　一、會計檔案內(nèi)容

　　會計檔案，是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

　　具體包括：

　　（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　?。ǘ嬞~簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

　?。ㄈ┴攧請蟾骖悾涸露取⒓径?、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　各公司應建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

　　二、會計檔案機構

　　1.綜合檔案室

　　綜合檔案室，是國家機關或企事業(yè)單位建立的一種負責收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機構。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團、科技、會計、經(jīng)營等方面的全部檔案。

　　2.會計檔案室

　　會計檔案室，是形成會計檔案較多的單位建立在財會部門的專門性會計檔案機構。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè)，為加強對會計檔案的集中統(tǒng)一管理，將所屬機構的會計檔案有效集中起來保管，以保證會計檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當，需要建立專門的會計檔案室。

　　三、會計檔案的整理

　　1.會計憑證

　?。?）去掉憑證中的金屬物

　　（2）憑證以左上對齊為準

　?。?）填寫會計憑證封面

　　會計憑證封面應寫明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)，并由會計主管、裝訂人分別簽名或蓋章。

　　對于數(shù)量過多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計檔案中，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。

　?。?）裝訂

　?。?）填寫會計憑證盒正面及側面

　　正面應寫明單位名稱，起止時間，本月共幾冊、本盒是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)、保管期限，由會計主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　側面應寫明哪年，幾月共幾冊，本盒是第幾冊，記賬憑證從第幾號到第幾號，保管期限，嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

　　2.會計賬簿

　　整理歸檔時應當注意以下幾點：

　?。?）跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿，應在使用完的那一個年度歸檔。

　　（2）訂本賬中的空白頁不能拆去，應保持賬簿本身的完整性；

　?。?）活頁賬中的空白頁要拆去，然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊；并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。

　?。?）會計賬簿案卷封面應寫明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內(nèi)張數(shù)，保管期限，并由會計機構負責人、立卷人簽名或蓋章。

　　3.財務報告

　　會計報表是按年度立卷。立卷時要區(qū)分不同的保管期限，年度報表要與季度、月份報表分開，編寫頁號，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。

　　4.其他類會計檔案的整理立卷。

　　會計移交清冊、檔案保管清冊、銷毀清冊，每一個清冊就是一個保管單位，編一個卷號，不需整理。

　　采用計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，整理方法不變。

　　四、會計檔案的歸檔

　　1.整理、保管部門及人員

　　各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　2.保管期限

　　會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　?。?）永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告；

　　（2）25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；

　?。?）5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；

　　（4）3年的：月度、季度財務報告；

　?。?）l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計移交清冊。