只要是從事人力資源崗位的工作，你就肯定離不開大量的人事資料，而對這些資料的有序整理正是對HR基本功的最大考驗。條理清晰的資料和檔案，可以提高我們對員工管理的效率，相反的，雜亂無章的資料必然會造成管理的混亂，給我們后續(xù)的工作帶來阻礙。本文就針對整理企業(yè)的檔案資料，給大家梳理出如何快速有效整理檔案3大整理步驟。

　　如何快速有效整理檔案

　　第一步：確定檔案資料的分類

　　人事部門所涉及的檔案和資料種類繁多，為了方便今后的查找以及后續(xù)資料的歸檔，我們首先要有一個清晰的資料分類規(guī)劃。這種分類可以根據(jù)人力資源的不同板塊，再結(jié)合企業(yè)的日常運作來劃分成幾個大類，作為一級分類。其次，再根據(jù)具體的檔案內(nèi)容進行二級分類，最后可以根據(jù)使用的周期（如月度、季度、年度）或部門/職能，進行三級的分類。如圖可以給大家一個參考：

　　如果今后還有新類別的資料，可以根據(jù)原有的劃分規(guī)則進行添加。這樣一來，我們在查找文件的時候，條理就會很清晰，可以迅速定位檔案存放的方向。

　　第二步：規(guī)范檔案的格式/模板

　　顯然，有條理的文檔資料應(yīng)該有一套規(guī)范的填寫/錄入要求，這樣的好處是能夠讓我們快速識別資料的類別，并且迅速地獲取到想要的關(guān)鍵信息。對于今后新增的資料，我們只要制作一套規(guī)范的模板就可以輕松解決這個問題。

　　盡管制作模板會耗費一定的時間和精力，但模板在今后的應(yīng)用可以使資料的獲取更加方便和快捷，同時也規(guī)避了缺漏信息的問題。而對于原有的樣式各異的資料，想要重新規(guī)整起來確實是一件浩大的工程，不過現(xiàn)在市面上有不少電子檔案系統(tǒng)，都可以提供掃描和職能解析的功能，通過這種智能的識別，就可以快速地將格式不一的檔案整理成統(tǒng)一的樣式，十分的快捷和方便。

　　第三步：選擇合適的儲存方式

　　簡單來說，檔案的儲存方式無非是兩種，紙質(zhì)版的和電子版的。相比電子信息，紙張的保存更為麻煩，查找起來也沒那么快捷，所以不少企業(yè)已經(jīng)逐漸使用電子檔案系統(tǒng)來取代紙質(zhì)檔案。但是話說回來，紙質(zhì)資料也還是有它存在的必要，目前沒有哪家企業(yè)能夠做到百分百的無紙化辦公，更多是電子系統(tǒng)和紙質(zhì)資料的配合使用。

　　在遵循前面的分類規(guī)則的情況下，紙質(zhì)資料應(yīng)該按照不同的分類存放在指定的區(qū)域。在這里，可以再根據(jù)常用資料和歷史資料進行劃分，歷史資料可以做好封存，而常用資料可以放在容易查找的地方，并附上臺賬，避免因為后續(xù)使用而導(dǎo)致混亂。

　　倘若是電子資料，只要挑選一款比較好用的電子檔案系統(tǒng)，按照第一步將資料進行有序的分類，制定后續(xù)更新的規(guī)則，便基本能夠一勞永逸了。總結(jié)一下，想要有效整理企業(yè)的檔案，其實只要做到3點：有清晰的分類標準（層次清晰），制定明確的錄入規(guī)范，最后還要及時進行歸檔。