為完善檔案管理工作，惠州公司始終以“內(nèi)容完備、材料精煉、規(guī)格統(tǒng)一、使用方便”為工作目標(biāo)，不斷推進(jìn)規(guī)范化、精細(xì)化檔案管理。

　　公司現(xiàn)有檔案庫房面積162.5平方米，目前能滿足檔案存放的需要。2019年公司本部辦公室改造，為進(jìn)一步提升工作效率，成立專門檔案室，將公司各部門、各項(xiàng)目資料統(tǒng)一管理。同時(shí)設(shè)立財(cái)務(wù)專用檔案室，用于存放財(cái)務(wù)憑證等。各項(xiàng)目設(shè)立檔案室，主要用于存放業(yè)主信息等資料。隨著項(xiàng)目入伙戶數(shù)不斷增加，計(jì)劃另行新增檔案庫房。

　　檔案室?guī)齑鏅n案均按照項(xiàng)目、業(yè)務(wù)條線保管存放，并且各項(xiàng)目配有兼職檔案管理員負(fù)責(zé)引導(dǎo)、借閱、查找等具體檔案管理工作。

　　完善檔案管理建章立制，多措并舉

　　為統(tǒng)一規(guī)范檔案管理工作，惠州制定發(fā)布了《檔案管理辦法》、《檔案實(shí)體庫房突發(fā)事件應(yīng)急處置預(yù)案》，明確應(yīng)急預(yù)案處置程序，職責(zé)落實(shí)到位。并建立《檔案室溫濕度記錄表》、《檔案室巡查表》，每天監(jiān)測檔案室溫濕度變化，加強(qiáng)汛期檔案庫房巡邏檢查工作，建立巡邏檢查臺賬，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)匯報(bào)、解決，確保檔案資料的安全。合同類、制度類、公文類等相關(guān)資料臺賬，做好資料借閱登記、簽收或移交登記。

　　登記臺賬

　　應(yīng)急處置預(yù)案

　　檔案室、庫房和閱覽室實(shí)行“三分開“，配備空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等，便于檔案的安全和保管。檔案數(shù)據(jù)異地或異質(zhì)存檔，實(shí)行安全備份機(jī)制。如合同、人事檔案、勞動(dòng)合同、考勤資料、員工關(guān)懷相關(guān)電子等資料，實(shí)現(xiàn)異地或異質(zhì)存檔。檔案異地備份、檔案數(shù)據(jù)安全備份機(jī)制。

　　根據(jù)《中海物業(yè)集團(tuán)有限公司檔案分類管理辦法》、《中海物業(yè)集團(tuán)有限公司總部檔案管理辦法》，設(shè)計(jì)文件盒標(biāo)簽?zāi)０?，編制各?xiàng)目檔案編號模板，要求各項(xiàng)目歸檔檔案按制度要求分類、編號與貼標(biāo)簽。

　　強(qiáng)化監(jiān)督，防患未然

　　不斷加強(qiáng)檔案安全管理機(jī)制建設(shè)，檔案安全日常管理、檔案庫房管理、檔案“八防”措施、檔案數(shù)據(jù)安全管理、檔案消防安全等情況自查。定期巡查檔案庫房、設(shè)備機(jī)房、周邊環(huán)境等。

　　檔案安全管理實(shí)施工作，包括檔案安全管理機(jī)制建立及執(zhí)行情況、檔案庫房設(shè)施配置及實(shí)施情況、電子檔案及檔案信息管理系統(tǒng)安全管理機(jī)制建立及執(zhí)行情況。

　　節(jié)假日前檔案安全檢查，包括檢查消防設(shè)備安全情況、監(jiān)控報(bào)警設(shè)備安全情況、電氣設(shè)備安全情況、設(shè)施安全情況、溫濕度情況等。