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工程項(xiàng)目檔案整理

時(shí)間:2022-05-30 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  在工程項(xiàng)目檔案整理立項(xiàng)、設(shè)計(jì)階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全,尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應(yīng)收集齊全。例如:征用地申請(qǐng),紅線圖、坐標(biāo)圖、征地拆遷、安置、補(bǔ)償批準(zhǔn)文件等。

工程項(xiàng)目檔案整理

  工程項(xiàng)目檔案整理

  1.簡要說明工程項(xiàng)目文件的組成及其相互關(guān)系。

  答:工程項(xiàng)目文件由項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等組成。項(xiàng)目竣工文件分為項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖和項(xiàng)目監(jiān)理文件。在項(xiàng)目開工前及工程準(zhǔn)備階段形成的是項(xiàng)目前期文件;在項(xiàng)目施工及竣工階段形成的是項(xiàng)目竣工文件;在項(xiàng)目試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收階段形成的是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件。

  2.工程項(xiàng)目文件歸檔與工程項(xiàng)目文件移交在概念上有何不同點(diǎn)?

  答:工程項(xiàng)目文件歸檔是指建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在項(xiàng)目完成時(shí)向建設(shè)單位或受委托的承包單位移交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件,項(xiàng)目建設(shè)單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)將項(xiàng)目各階段形成并經(jīng)過整理的文件定期報(bào)送本單位檔案管理機(jī)構(gòu)。工程項(xiàng)目檔案移交指項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,建設(shè)單位根據(jù)合同、協(xié)議和規(guī)定向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位、項(xiàng)目主管部門及有關(guān)檔案管理部門(地方或國家檔案管理行政部門)移交有關(guān)項(xiàng)目檔案。

  3.常見文件載體種類有哪些?簡要說明其特征。

  答:常見的文件載體有紙質(zhì)和非紙質(zhì)載體。紙質(zhì)載體以紙張作為信息傳遞的物理介質(zhì),在紙面上顯示相關(guān)信息。非紙質(zhì)載體通常指采用紙質(zhì)載體以外的材料,如底圖(薄膜圖)、射線底片、萎縮膠片、照片、光盤、磁盤、磁帶、巖土芯樣等,作為記載和傳遞信息的載體,這些載體通常需要借助一定的工具或手段才能瀏覽、顯示、復(fù)制相關(guān)信息,在保管過程中也有著與紙質(zhì)載體不同的環(huán)境要求。

  4.簡述在項(xiàng)目實(shí)施不同階段各類文件的收集責(zé)任。

  答:分為三個(gè)階段:

  (1)項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段收集責(zé)任:建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備、工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件,并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。

 ?。?)項(xiàng)目施工階段收集責(zé)任:項(xiàng)目實(shí)行總承包的,由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理,并提交總承包單位匯總;由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的,由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件;項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,審核,簽署竣工文件,并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。

  (3)項(xiàng)目試運(yùn)行階段收集責(zé)任:試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件;項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承建項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件。

  5.工程項(xiàng)目文件收集的質(zhì)量要求是什么?

  答:工程項(xiàng)目文件收集的質(zhì)量要求包括:

 ?。?)完整、準(zhǔn)確;(2)原件;(3)清晰、整潔;(4)簽章完備;

  (5)書寫材料要求;(6)裝訂要求;(7)其他要求。

  6.常見的工程項(xiàng)目文件收集控制措施有哪些?結(jié)合本單位及工程項(xiàng)目的實(shí)際情況,請(qǐng)列舉在工程項(xiàng)目文件收集工作中應(yīng)采取哪些措施。

  答:工程項(xiàng)目文件收集控制措施主要有:管理制度控制、工程合同管理控制、工程進(jìn)度計(jì)劃管理控制、工程質(zhì)量保證體系控制、文檔管理控制等五大控制措施。

  結(jié)合我單位實(shí)際,在工程項(xiàng)目文件收集工作中,首先要提供文件收集和歸檔的意識(shí),檔案管理人員應(yīng)明確文件歸檔的范圍,同時(shí)對(duì)于歸檔開展過程中的每一項(xiàng)工作都要做好詳細(xì)的記錄,以此保證工程項(xiàng)目文件的完整性。其次,為了保證工作的連續(xù)性,施工單位不得隨意更換檔案管理工作人員,通過這種措施的實(shí)施,能夠有效防止工程項(xiàng)目文件出現(xiàn)流失以及不完整的現(xiàn)象,從而項(xiàng)目文件的連續(xù)性及可靠性。

  第二章工程項(xiàng)目檔案分類方案的編制

  1.簡述工程項(xiàng)目檔案分類應(yīng)當(dāng)遵循的原則。

  答:(1)遵循工程項(xiàng)目檔案形成規(guī)律;(2)便于保管利用;(3)維持職能導(dǎo)向;(4)兼容其他;(5)可擴(kuò)展;(6)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

  2.工程項(xiàng)目檔案分類方案編制需經(jīng)歷哪些步驟?并簡述這些步驟的內(nèi)容。

  答:工程項(xiàng)目檔案分類方案編制一般通過工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容分析、類目劃分、類目排序、類目編號(hào)確定、類目表制定五個(gè)步驟完成。

 ?。?)工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容分析:對(duì)所收集及將收集的工程項(xiàng)目檔案的種類及其內(nèi)部構(gòu)成進(jìn)行分析,同時(shí)還需分析工程項(xiàng)目檔案形成的背景。

  (2)類目劃分:按類別大小進(jìn)行,即先進(jìn)行大類的劃分,即一級(jí)類目劃分,再對(duì)一級(jí)類別劃分,形成二級(jí)類別,繼而進(jìn)行更細(xì)類別(二級(jí)以上類別)的劃分。

 ?。?)類目排序:主要是對(duì)各級(jí)類目進(jìn)行的排序,在排序時(shí)應(yīng)按類目彼此之間的相互關(guān)系進(jìn)行,體現(xiàn)一定的規(guī)律性,而非無序。

  (4)類目編號(hào)確定:根據(jù)實(shí)際需要及已經(jīng)確定方法對(duì)類目進(jìn)行編號(hào)(即類目號(hào)),編號(hào)形式可采用英文字母、阿拉伯?dāng)?shù)字、漢語拼音等組合形式。

  (5)類目表制定:主要采用表格法,因?yàn)楣こ添?xiàng)目檔案分類方案一般較大,其類別層次較少,同位類目較多。

  第三章工程項(xiàng)目竣工文件的編制

  1.簡述竣工文件的編制時(shí)間和各方責(zé)任。

  答:(1)工程施工及建立過程的各種文字材料要及時(shí)、準(zhǔn)確記錄并編制完成,施工文件的編制要與工程進(jìn)度、節(jié)點(diǎn)同步進(jìn)行,文件的編制不應(yīng)超前或滯后于工程形象進(jìn)度,以確??⒐の募幹频臏?zhǔn)確性??⒐D的編制應(yīng)在項(xiàng)目竣工時(shí)進(jìn)行,對(duì)于工程建設(shè)周期較長的項(xiàng)目竣工圖可在單位工程或單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收完成后開始編制竣工圖。

 ?。?)工程建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的編制工作,實(shí)行“誰施工誰負(fù)責(zé)編制”的原則。項(xiàng)目建設(shè)單位(業(yè)主、項(xiàng)目法人)負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)項(xiàng)目各參建單位(勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位)編制項(xiàng)目竣工文件。施工文件由施工單位負(fù)責(zé)編制,監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。項(xiàng)目竣工圖應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)編制,如行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的,應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé)任。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制、收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。

  2.簡述竣工文件的編制依據(jù)及原則。

  答:(1)施工文件:主要依據(jù)國家、地方及行業(yè)現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、圖集清單、設(shè)計(jì)文件、工程合同文件、施工組織設(shè)計(jì)

  現(xiàn)場檢測及監(jiān)測數(shù)據(jù)等內(nèi)容進(jìn)行編制。

 ?。?)監(jiān)理文件:監(jiān)理單位應(yīng)遵循科學(xué)、公正、真實(shí)的原則,依據(jù)國家、地方及行業(yè)現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程、工程合同文件、設(shè)計(jì)圖紙、監(jiān)理大綱、監(jiān)理工作規(guī)范、技術(shù)規(guī)范、業(yè)主指令性文件及有關(guān)會(huì)議記錄等內(nèi)容編制相關(guān)監(jiān)理文件。

 ?。?)竣工圖:按照國家現(xiàn)行的制圖標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)建設(shè)法律法規(guī)文件進(jìn)行編制,主要依據(jù)設(shè)計(jì)施工圖

  3.簡述竣工文件的組成。

  答:竣工文件包括施工文件、監(jiān)理文件和竣工圖三部分。

 ?。?)施工文件:指項(xiàng)目施工過程中形成的反映項(xiàng)目建筑、安裝情況的文件,可分為“建筑施工文件”、“設(shè)備及管線安裝施工文件”、“電氣、儀表安裝施工文件”三大類。

 ?。?)監(jiān)理文件指監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目工程質(zhì)量、進(jìn)度和建設(shè)資金使用等進(jìn)行控制的文件,是監(jiān)理單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行“三控兩管一協(xié)調(diào)”監(jiān)理活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映,可分為“施工監(jiān)理文件、資料”,“設(shè)備采購、監(jiān)造工作監(jiān)理資料”,“監(jiān)理工作聲像材料”三大類。

  (3)竣工圖指項(xiàng)目竣工后按照工程實(shí)際情況所繪制的圖紙,是真實(shí)記錄建筑物、構(gòu)筑物等情況的技術(shù)文件,是工程交工驗(yàn)收、維護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù),可分為“總體方面”和“專業(yè)方面”兩部分圖紙。

  4.論述竣工圖修改方法。

  答:(1)杠改法與劃改法:杠改一般用于文字、數(shù)字的更改,是指在原施工圖上將不需要的文字、數(shù)字用粗直線劃去。劃改一般用于線條的更改,是指在原施工圖上將不需要的線條用叉線劃去。

 ?。?)叉改法:對(duì)于少量圖形的修改可采用叉改法,即用“×”將被修改部分劃去,并在附近空白位置,畫上修改后的圖形,并注明修改依據(jù)。

  (3)圈改法:局部圖形(較多圖形)更改可以圈出更改部位,即將被修改的部分圖形圈出,按制圖規(guī)范在附近的空白位置,畫上修改后的圖形,并注明修改依據(jù)。

 ?。?)刮改法:即在原施工底圖上刮去需要更改的部分,重新繪制竣工后的真實(shí)情況,再復(fù)曬竣工藍(lán)圖或白圖。

 ?。?)貼圖更改法:將需修改的部分,用別的圖紙書寫繪制好,然后粘貼到被修改的位置上。粘帖時(shí),必須與原圖的行列、線條、圖形相銜接。貼圖更改后,再重新復(fù)制,在復(fù)制出的圖紙上加蓋并簽署竣工圖章。

  5.竣工圖章應(yīng)包含哪些基本內(nèi)容?

  答:竣工圖章包括編制單位、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位名稱、監(jiān)理人等內(nèi)容。

  第四章工程項(xiàng)目文件的整理及歸檔

  1.工程項(xiàng)目文件的整理原則是什么?

  答:工程項(xiàng)目文件的整理原則是“及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)、規(guī)范”。

  2.簡述工程項(xiàng)目文件的整理責(zé)任分工。

  答:(1)工程項(xiàng)目管理文件:工程項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)前期文件及征地、拆遷、補(bǔ)償、招評(píng)標(biāo)文件、承發(fā)包合同等材料的收集、整理、分類、組卷與歸檔工作。

 ?。?)工程設(shè)計(jì)文件:設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料及各階段設(shè)計(jì)文件的提供,項(xiàng)目建設(shè)單位按設(shè)計(jì)單位提供的圖冊(cè)目錄清點(diǎn),收集齊全后,整理、歸檔。

  (3)工程竣工文件:施工單位負(fù)責(zé)施工文件、竣工圖的編制、收集、整理、分類、組卷,并提交監(jiān)理單位審查。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)建立文件的整理、組卷及移交工作。實(shí)行總承包的,由各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的文件資料,交總承包單位進(jìn)行匯總、整理。

 ?。?)設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理;現(xiàn)場使用的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。

  3.簡述工程項(xiàng)目文件的組卷原則。

  答:(1)內(nèi)在聯(lián)系性。進(jìn)行工程項(xiàng)目文件的組卷必須保持項(xiàng)目文件的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系,這是進(jìn)行工程項(xiàng)目文件組卷的首要原則。

 ?。?)合理性。工程項(xiàng)目文件的組卷應(yīng)保證形成的檔案保管單位內(nèi)文件數(shù)量合理、分類合理,這樣才能便于檢索和查找利用。

 ?。?)齊備性。工程項(xiàng)目文件收集完整是工程項(xiàng)目檔案的基本要求。

  4.案卷裝訂有哪些基本要求?

  答:(1)在進(jìn)行工程項(xiàng)目文件案卷內(nèi)文字材料裝訂前,應(yīng)去除案卷內(nèi)文件原有的金屬物和雜物。通常以A4尺寸標(biāo)準(zhǔn)幅面進(jìn)行裝訂;特殊情況下,對(duì)某些不合規(guī)格的,在不破壞文件材料內(nèi)容前提下,可采取剪裁、補(bǔ)、貼等方式,修補(bǔ)成A4尺寸標(biāo)準(zhǔn)幅面。卷內(nèi)材料按照卷內(nèi)封頁、卷內(nèi)文件目錄、文件材料、備考表順序排列、裝訂。

 ?。?)案卷裝訂可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式,圖紙可不裝訂。對(duì)于外文資料,應(yīng)當(dāng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形式。如原文件材料已裝訂,且符合檔案裝訂的要求,則可維持其原裝訂,不必重新裝訂。

 ?。?)裝訂時(shí),應(yīng)采用線繩、不銹鋼釘或包塑金屬夾在案卷的左側(cè)裝訂,無論是單份文件還是案卷裝訂,均要注意不能將文件的文字裝訂在裝訂線內(nèi),也不能裝訂得過于靠近紙張的邊緣,要求牢固整齊,便于保管和提供利用。

  5.簡述卷內(nèi)備考表的作用及其編制內(nèi)容。

  答:(1)作用:卷內(nèi)備考表是一種用來說明案卷內(nèi)文件基本情況以及歸檔后項(xiàng)目文件在保管或使用過程中的變化情況的記錄單,也是為今后進(jìn)行檔案利用、價(jià)值鑒定和統(tǒng)計(jì)提供參考。

  (2)編制內(nèi)容:第一部分是說明案卷組卷時(shí)卷內(nèi)文件的基本狀況,如文件件數(shù)、頁數(shù)、文件材料的完整程度,文件自身質(zhì)量情況等。第二部分則說明歸檔后案卷在保管或使用過程反映出來的卷內(nèi)文件變化情況,如卷內(nèi)文件的缺損、移出、補(bǔ)充等完整情況、卷內(nèi)文件的準(zhǔn)確性、經(jīng)鑒定銷毀后導(dǎo)致的卷內(nèi)文件數(shù)量變化等。當(dāng)所組案卷存在反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位時(shí),需將另行保管的該檔案保管單位的檔號(hào)作為互見號(hào),在卷內(nèi)備考表中注明,填寫互見號(hào)時(shí)要同時(shí)注明其載體形式。

  6.簡述工程項(xiàng)目文件歸檔審查主要內(nèi)容。

  答:(1)文件完整情況。工程項(xiàng)目文件歸檔齊全是檔案管理工作的基本要求。工程項(xiàng)目文件歸檔齊全與否對(duì)于能否反映整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)全過程和今后查找利用有用極其重要的影響。

  (2)文件準(zhǔn)確情況。工程項(xiàng)目文件審查單位應(yīng)對(duì)文件、圖紙、數(shù)據(jù)、內(nèi)容的真實(shí)性以及是否符合施工的實(shí)際情況進(jìn)行審查,只有將準(zhǔn)確的項(xiàng)目文件組卷歸檔,才能保證今后能夠準(zhǔn)確提供利用。

 ?。?)案卷組卷質(zhì)量,包括案卷與卷內(nèi)文件的分類、排列是否科學(xué)合理,卷盒標(biāo)識(shí)、案卷著錄信息、案卷裝訂、文件材質(zhì)以及書寫材料等是否符合檔案規(guī)定要求。

  第五章工程項(xiàng)目檔案的匯總整理及移交

  1.工程項(xiàng)目檔案匯總整理包括哪些工作內(nèi)容?

  答:工程項(xiàng)目檔案的匯總整理包括實(shí)體檔案整理和電子數(shù)據(jù)整理兩部分。

 ?。?)工程項(xiàng)目實(shí)體檔案的匯總整理是指對(duì)各類介質(zhì)的檔案實(shí)體進(jìn)行匯總整理,進(jìn)而使之更具有系統(tǒng)性的過程。一般要經(jīng)過匯總分類、編目、入庫和項(xiàng)目檔案案卷目錄編制等過程。匯總整理工作完成后,需編制檔案整理情況說明。

 ?。?)工程項(xiàng)目檔案電子數(shù)據(jù)的匯總整理是指建設(shè)單位或工程項(xiàng)目檔案匯總單位對(duì)項(xiàng)目建設(shè)各參與單位所提交的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行整理,以便于工程項(xiàng)目檔案的電子數(shù)據(jù)長期利用和移交。包括:電子文件、數(shù)據(jù)庫、管理軟件與信息系統(tǒng)以及文件檔案的電子目錄數(shù)據(jù)等。

  2.簡述工程項(xiàng)目檔案移交流程包括的具體內(nèi)容。

  答:(1)移交計(jì)劃制定:在移交前,無論是分步移交還是整體移交,都應(yīng)編制工程項(xiàng)目檔案移交計(jì)劃,移交計(jì)劃應(yīng)列明移交內(nèi)容和時(shí)間,移交內(nèi)容應(yīng)與工程項(xiàng)目檔案移交范圍一致。移交計(jì)劃應(yīng)經(jīng)移交方和接收方確認(rèn)作為工程項(xiàng)目檔案移交進(jìn)度控制的依據(jù)。

 ?。?)工程項(xiàng)目檔案移交清單的編制:移交前應(yīng)根據(jù)合同約定,對(duì)需移交檔案實(shí)體及電子數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分類后,形成工程項(xiàng)目檔案移交清單,以便接收單位進(jìn)行驗(yàn)收檢查。

 ?。?)工程項(xiàng)目檔案移交:建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位在進(jìn)行檔案移交時(shí)應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù),移交時(shí),移交方應(yīng)對(duì)所移交檔案提供與之都應(yīng)的移交清單,移交清單中應(yīng)明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙紙張等,并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。

  (4)移交不符合項(xiàng)的整改與關(guān)閉:項(xiàng)目移交審查過程中發(fā)現(xiàn)的不符合要求的內(nèi)容,移交單位對(duì)移交的不符合項(xiàng)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改,直至其符合要求后進(jìn)行關(guān)閉。

  3.檔案專項(xiàng)竣工驗(yàn)收的材料準(zhǔn)備工作包括哪幾方面內(nèi)容。

  答:檔案專項(xiàng)竣工驗(yàn)收的材料準(zhǔn)備工作包括以下主要內(nèi)容:工程項(xiàng)目檔案專項(xiàng)竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編寫、項(xiàng)目檔案說明編寫、檔案專項(xiàng)竣工驗(yàn)收匯報(bào)材料編寫。

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