《公文條例》規(guī)定，“公文整理歸檔及有關(guān)材料，應(yīng)當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔”。凡已經(jīng)辦理完畢的公文，應(yīng)按下列程序處理。

　　公文整理歸檔

　　一、辦結(jié)暫存

　　將收發(fā)文中已經(jīng)辦理完畢的公文，即收文經(jīng)注辦、發(fā)文經(jīng)分發(fā)遞送出去的公文，在公文處理部門暫時存放一段時間，以待次年上半年分別立卷歸檔或清退、銷毀。

　　文件辦結(jié)暫存，目的在于保證文件完整無缺，便于日后立卷歸檔或清退，便于在當年工作中查找利用。

　?。ㄒ唬┺k結(jié)暫存內(nèi)容

　　1.將有保存價值的文件、材料收集齊全，剔除重份文件。

　　2.按文件形成的先后次序(如依收文流水號)或內(nèi)容性質(zhì)等其他排列組卷原則，將辦結(jié)文件初步整理分類，排列放入辦結(jié)文件卷。

　　（二）文件、材料收集范圍

　　1.反映本機關(guān)單位主要職能活動和基本歷史面貌，對本機關(guān)單位工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的公文材料。

　　2.機關(guān)單位工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的公文材料。

　　3.本機關(guān)單位需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的公文材料，下級機關(guān)單位報送的重要公文材料。

　　4.其他對本機關(guān)單位工作具有查考價值的公文材料。

　　二、整理立卷

　　文件立卷是整理與保管公文的一種方法。即將已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的公文，在收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定的標準(形成機構(gòu)、內(nèi)容性質(zhì)等)分類，而后按其一定的特征與聯(lián)系組合成案卷。一般在次年上半年進行此項工作。

　　公文辦完后，應(yīng)當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。整理立卷工作包括裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒。

　　立卷時要注意到下列幾種特殊情況：電報隨同文件一起立卷；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復制件；機關(guān)領(lǐng)導人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行其所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職的機關(guān)立卷歸檔；公文復制件作為正式文件使用時，應(yīng)當加蓋復制機關(guān)證明章，視同正式文件妥善保管。

　　電子公文的立卷歸檔，應(yīng)按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》辦理。

　　案卷應(yīng)當確定保管期限，按規(guī)定定期移交給檔案部門。

　　個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。

　　三、移交歸檔

　　歸檔是把按規(guī)定組合好并編目的案卷交給檔案部門，也叫存檔。

　　公文歸檔，應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，以便于保管和利用。

　　歸檔既是公文處理工作的終結(jié)，又是檔案管理工作的開始，它是公文轉(zhuǎn)化為檔案的中間環(huán)節(jié)。在移交之前，擬移交案卷的質(zhì)量要經(jīng)過檔案部門檢查驗收。完成了移交工作，公文就正式轉(zhuǎn)化為檔案。

　　《公文條例》規(guī)定，“兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復制件。機關(guān)負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)歸檔”。