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一:小字解決大問題
一天,新埭鎮(zhèn)的陸小照根兄弟倆來到浙江省平湖市檔案館查找宅基地證明,以便妥善分家,享受村里土地流轉(zhuǎn)后的分房安置。陸小照根說:1988年,弟弟還小,宅基地證明上就寫了我的名字。后來分了家,苦于沒有證明,宅基地分割一直沒辦成。如今實在拖不了了,我們才輾轉(zhuǎn)來到市檔案館查檔。
聽到這個情況,查檔員老吳心里有了數(shù)。因為近幾年,平湖市檔案館加大了對農(nóng)村涉民檔案的征集力度,為涉農(nóng)政策、農(nóng)村土地承包等檔案信息建立了數(shù)據(jù)庫,通過檔案查詢系統(tǒng)就可檢索查閱。老吳輸入了時間、姓名,然而并沒有查詢到結(jié)果。怎么沒有?兄弟倆見狀眉頭緊鎖。
老吳看了看身份證上陸小照根的名字,問道:這是大名還是小名?陸小照根回憶說,村里有兩個叫陸照根的人,由于自己年齡較小,就一直被叫作陸小照根,后來不知怎么,身份證上也用了這個名字。會不會證件上寫的是陸照根?果然,老吳據(jù)此查到了證明,上面除了人名處少了一個小字外,其他信息全部相符。接過證明,年過五旬的兄弟倆終于舒展了眉頭,像孩子一樣開心地笑起來。
這是發(fā)生在平湖市檔案館中的真實一幕。類似的事情每天都在這里上演,查檔員從不敢掉以輕心,因為他們深知:這些小事往往是關(guān)乎他人利益的大事,一個不經(jīng)意的懈怠往往會給他人帶來嚴(yán)重后果。
2011年11月,國家出臺政策對精簡下放人員進(jìn)行補助,一時間,查檔者蜂擁而至。如何有序查檔、安撫情緒、提高效率,都是對查檔員的考驗,大家一邊輕聲細(xì)語、態(tài)度溫和地解答百姓的疑問,一邊調(diào)集人手加快調(diào)檔速度。時間一分一秒流逝著,不經(jīng)意間,竟忘記了下班時間,直到送走最后一位查檔者。
一天,辦公室收到了3位老人聯(lián)名書寫的感謝信,信上說:你們的服務(wù)態(tài)度很好,辦事熱心真誠,我們感激萬分。平湖市檔案館為民辦實事辦好事,讓老百姓來辦事更舒心和貼心。而這樣的感謝信對于市檔案局館來說,已不是新鮮事兒了。
檔案館各個崗位都緊張有序,管理市級檔案資料、維護(hù)檔案完整、做好登記備份、收集散存的有價值的檔案資料、監(jiān)督指導(dǎo)檔案工作等。不管是在業(yè)務(wù)指導(dǎo)科,還是在信息管理中心,不管是辦公室還是查檔接待室,每一位同志都懷著一顆熱忱的服務(wù)之心。一句簡單的問候,一個溫馨的笑容,一遍遍耐心的解答,一次次用心的溝通,每個細(xì)節(jié)都讓人感受到溫馨順心。
二:數(shù)字化讓百姓不出村就能查檔
一年夏天,平湖市當(dāng)湖街道發(fā)生多起自行車被盜事件,當(dāng)?shù)嘏沙鏊鶠樽カ@盜車團伙頭目,通過內(nèi)排外查,發(fā)現(xiàn)一個名叫大胖的初中畢業(yè)生最具嫌疑。于是,干警及時到其所在的學(xué)校檔案室查找到了初中生集體畢業(yè)照,并將翻拍的照片反復(fù)比對辨認(rèn),最終將其抓獲。
學(xué)校提供的照片和學(xué)生檔案資料為破案提供了有力證據(jù),照片檔案的重要作用在新時期也愈加凸顯。為了更好地保存利用照片檔案,市檔案館通過掃描、翻拍、數(shù)碼拍攝等數(shù)字化加工方式為照片檔案升了級,檔案數(shù)字化工作覆蓋面也愈加廣泛,專題數(shù)據(jù)庫和數(shù)字檔案館建設(shè)也愈加成熟。
2014年,平湖市三改一拆重點是拆除違章豬舍和農(nóng)戶違章建筑,建造手續(xù)材料成為界定農(nóng)戶家的合法面積和違章建筑的主要依據(jù)。為此,市檔案館積極把涉及農(nóng)村宅基地審批檔案全部進(jìn)行數(shù)字化處理,建立民生檔案專題數(shù)據(jù)庫,農(nóng)戶只要幾分鐘就能拿到具有法律效力的憑證。據(jù)不完全統(tǒng)計,2014年至今,接待查閱農(nóng)村宅基地的人數(shù)已達(dá)1000多人次,查閱檔案2300多卷,開具有效憑證1000份,助推了三改一拆進(jìn)度。目前,16類24萬卷5.7萬件民生檔案,99%已完成數(shù)字化。
建筑面積8000余平方米的市檔案館2010年正式啟用后,在2011年就開始了數(shù)字檔案館建設(shè)立項。目前,檔案資源管理系統(tǒng)、館室一體化平臺、電子閱覽室等多個系統(tǒng)已投入使用,市檔案館累計完成檔案目錄數(shù)據(jù)約221萬條,全文掃描790余萬頁,約占館藏可數(shù)字化總量80%左右,其中50%以上數(shù)據(jù)實現(xiàn)在線運行。
市檔案局館長陳仕棟向記者介紹:數(shù)字檔案館包含檔案目錄、檔案全文、照片檔案、多媒體(影視)檔案4個基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫,建立婚姻、建房等專題數(shù)據(jù)庫達(dá)20種,其中17種為涉民專題庫,專題庫數(shù)據(jù)條目總量達(dá)63萬多條。即將建成的數(shù)字檔案館具備收集、管理、存儲、利用等功能要求,將實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化,推動館藏檔案數(shù)字化、增量檔案電子化,逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理,以及分層、多渠道提供信息資源利用和社會共享服務(wù)。
市檔案局館保管利用科副科長李若凡說:數(shù)字檔案館啟動以來,電子檔案查閱得到充分利用,提高了工作效率。2011年至今,共接待查閱利用檔案16729人次,利用檔案、資料、照片等43142卷(件)次,網(wǎng)上利用(點擊量)達(dá)13萬余次。
在加快推進(jìn)館藏檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的同時,市檔案館還著重加強了對鎮(zhèn)(街道)、市級機關(guān)各部門室藏檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫和新農(nóng)村信息共享平臺功能的建設(shè)。市檔案館檔案信息管理中心主任張萍介紹:市檔案局館確立了以平湖檔案網(wǎng)為中心,村網(wǎng)點在線上傳平臺建設(shè)為重點的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu),實現(xiàn)了全市96個村檔案信息資源的共享。同時,增設(shè)社區(qū)基層便捷式觸摸屏查詢點達(dá)13個,累計接收公開信息9萬多條,發(fā)布信息2萬多條,群眾可以不出村、不出鎮(zhèn)就能隨時查閱政府公開信息及開放檔案。
此外,今年1月正式上線的1+X數(shù)字檔案館室一體化平臺建設(shè)將數(shù)字檔案館與數(shù)字檔案室作為一個有機整體進(jìn)行整合,實現(xiàn)館室之間電子文件和數(shù)字檔案的有效銜接與共享,有效提高了檔案管理部門對數(shù)字檔案的安全監(jiān)管能力。
三:收集資源打造堅強后盾
春準(zhǔn)備,夏造醬,秋翻曬,冬成醬,這是醬油的傳統(tǒng)制作工作,也是老一輩人自然樸素生活的真實寫照。工作人員在特藏室特意取出一份泛黃的老檔案展示給記者,原來,這些就是市檔案館珍藏的老鼎豐醬園檔案,翻開市檔案館編撰的小冊子《平湖老鼎豐醬園檔案》,更將記者帶入了歷史的記憶,它們真實記錄了平湖傳統(tǒng)企業(yè)發(fā)展軌跡和狀況,為系統(tǒng)研究晚清到新中國成立初期中國民族工藝,以及杭州、嘉興、平湖地區(qū)社會史提供了豐富史料。
目前,市檔案館館藏檔案222個全宗,館藏文書、科技、會計檔案34.8萬多卷8萬多件,資料1.69萬冊,包括清代以來各時期的檔案,其中老鼎豐醬園檔案入選浙江省檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn),現(xiàn)已被浙江省檔案局推薦申報《中國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)名錄》。市檔案局館副局館長華根琪說。
豐富的檔案資源是提供檔案利用、做好檔案數(shù)字化的重要基礎(chǔ)。近年來,市檔案局館與各民生主管部門通力協(xié)作,提前將一部分民生檔案的實體及電子目錄和全文數(shù)據(jù)接收進(jìn)館。
此外,市檔案館積極做好優(yōu)質(zhì)檔案資源建設(shè)工作,開展名人檔案征集活動,啟動名人檔案工程,加強名企、名品、名村三名檔案收集,并建成相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫。目前,館藏國家重點檔案共有3219卷,其中新中國成立前檔案有3210卷。
同時,市檔案局館加強了重點檔案的搶救和保護(hù)。十二五期間,按年度分批對館藏《平湖縣志》等古籍,老鼎豐醬園檔案、老照片、文藝作品、烈士檔案等進(jìn)行重點修復(fù)、數(shù)字化掃描備份。
豐富的檔案資源、便捷的查檔流程、良好的服務(wù)態(tài)度無形中感染和打動了百姓,提高了百姓的檔案意識,一些熱心的老人還主動帶領(lǐng)鄉(xiāng)親們前來查檔領(lǐng)取補助,家住乍浦、年近80歲的錢老已來回陪著二三十位鄉(xiāng)親查找精簡下放檔案,成為檔案館與百姓之間的二傳手、熱心人。老吳說:不少應(yīng)該享受政府補助的老人已離開人世,還有一些仍住在偏僻的農(nóng)村,消息不靈通。我們需要像錢老這樣的熱心人,找到那些需要社會關(guān)心的老人,讓他們能享受到這份遲到的關(guān)懷。