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紙質(zhì)檔案數(shù)字化整理是采用掃描儀或數(shù)碼相機等設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤等載體上,并能被計算機識別的數(shù)字圖象或數(shù)字文本的處理過程。開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化是規(guī)范檔案管理、保護紙質(zhì)檔案的有效途徑,更是現(xiàn)代社會對檔案信息化發(fā)展的要求。大數(shù)據(jù)時代檔案信息化的基礎工作就是紙質(zhì)檔案數(shù)字化,將散存各部門、各單位的檔案收集、歸檔、數(shù)字化,如何更好的為人民服務,為社會服務,是每個檔案工作者的時代要求。
開展檔案數(shù)字化項目時,首先要對本項目的工作內(nèi)容進行調(diào)查研究,確定好工作思路和工作計劃,有目的有計劃的開展檔案數(shù)字化工作。具體實施過程中,應按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31—2017)標準規(guī)范進行操作,本章簡單談談檔案數(shù)字化的前處理工作。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化整理
一、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T31—2017)第七章數(shù)字化前處理
1、確定掃描頁
原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描,不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。
2、編制頁號
?。?)應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。
?。?)重新編制頁號時,應在統(tǒng)一位置書寫頁號,且不壓蓋檔案內(nèi)容。
(3)書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件或?qū)n案長期保存造成影響。
(4)應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。
3、目錄數(shù)據(jù)準備
?。?)按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則,對照檔案原件內(nèi)容,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。
?。?)對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標記的情況進行標記。
4、拆除裝訂
應以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物,應注意保護檔案不受損害,并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案,在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌,以便于恢復。
5、技術修復
?。?)破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質(zhì)檔案,應先由專業(yè)技術人員進行技術修復。
?。?)折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應先進行壓平等相應技術處理。
二、檔案數(shù)字化前處理相關要求
1、應對擬數(shù)字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性進行檢查。檔案實體有破損、殘缺的要進行登記,征求檔案保管單位同意后,對破損、殘缺的檔案進行裱糊搶救。檔案目錄錯誤的要予以修正,無數(shù)字化目錄的要予以著錄。
2、掃描前,對檔案進行拆卷并整理,對不平整的檔案進行平整處理,對錯誤、漏編的頁號進行修正或補編頁號。掃描工作結束,需對紙質(zhì)檔案進行恢復性、規(guī)范性整理裝訂。拆卷和裝訂不能損害檔案原件。拆卷時不允許裁切檔案紙張,裝訂時應盡量按原有順序原孔裝訂,案卷不掉頁,右邊和底邊整齊,左側不及裝訂線的要加裝訂邊。
3、如果該檔案為涉密檔案,則不能直接進行數(shù)字化,需使用涉密計算機進行操作,著錄過程需要標記密級符號,題名、文號特殊處理,掃描件特殊存儲。