日前,由長春檔案數(shù)字化公司自主研發(fā)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)正式投入使用,完全取代傳統(tǒng)的檔案管理方法。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)包括日常業(yè)務管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng),以數(shù)字化檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案,不僅查閱方便,也節(jié)省了人員和管理成本。通過系統(tǒng)平臺,檔案管理人員可以輕松完成案卷的收集、分類、整理、保管、統(tǒng)計和査閱,并可以通過系統(tǒng)專網(wǎng)進行遠程操作,大幅提升工作效率。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)直接鏈接仲裁辦案系統(tǒng),辦案人員可一鍵完成線上歸檔,當事人查閱、調(diào)取案卷時也可以進行在線查詢和在線打印。目前，正在進行自成立以來的所有案卷進行數(shù)字掃描27000余份。

　　長春檔案數(shù)字化公司

　　《操作規(guī)程》對照檔案數(shù)字化的國家行標要求，充分考慮我省的管理特點和加工實際，對數(shù)字化流程、技術指標和管理要求進行詳細規(guī)范，兼具嚴謹性和適用性。

　　《操作規(guī)程》規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的范圍、規(guī)范性引用文件、基本原則、實施主體、工作組織、管理要求和操作流程等7個方面和23個資料性附錄。

　　《操作規(guī)程》的出臺填補了我省檔案數(shù)字化標準領域空白，為檔案數(shù)字化實施單位和檔案數(shù)字化服務機構提供了工作規(guī)范和基本遵循。

　　主要特點

　　權威性高

　　《操作規(guī)程》由省檔案局、省檔案館、省標準化研究院等3家單位聯(lián)合起草、制定，經(jīng)省市場監(jiān)管局權威發(fā)布。該標準是行業(yè)主管部門省檔案局對全省各級各類檔案館數(shù)字化工作的指導意見，是省檔案館對多年檔案數(shù)字化實踐經(jīng)驗的總結和提煉，并由省標準化研究院對內(nèi)容和形式進行嚴格把關。多角度、專業(yè)化、高質(zhì)量的編制模式，較好保證了標準的權威性和可行性。

　　囊括性全

　　《操作規(guī)程》囊括了紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理和技術的各個方面，基本做到“應規(guī)盡規(guī)”。標準既對人員、場地、設備、數(shù)據(jù)、檔案實體、工作文件等6個方面提出具體管理要求，又逐一明確基本要求、檔案出庫、抽取密件、前處理、掃描、圖像處理、目錄著錄、數(shù)字化成果驗收移交和備份、檔案裝訂、歸還入庫等11個流程步驟的技術規(guī)范，做到管理和技術兼顧、安全和規(guī)范并行。

　　實操性強

　　《操作規(guī)程》力求將繁瑣的數(shù)字化工作進行“深入淺出”的拆解，結合檔案數(shù)字化操作“細致入微”的工作特性，以流程化、表單化的形式，讓一線工作人員“看得懂、易上手”。標準通過1個流程圖和22個實用表單，將檔案數(shù)字化的復雜程序簡化為流程圖，一看即懂；涉及的操作內(nèi)容以填寫表格的形式進行管理，一填即全。無論是檔案行業(yè)的“新兵”，還是“老手”，都能迅速理解并輕松應用。

　　管控性嚴

　　《操作規(guī)程》雖沒有專門擬寫“安全”章節(jié)，但卻處處著眼“安全”管控。在“基本原則”中明確“安全第一”原則，并要求將安全工作貫穿檔案數(shù)字化全過程。標準對各流程應注意的安全問題都予以指出，并明確對應解決措施，為檔案數(shù)字化安全提供了有益參考，確保有效管控。

　　《檔案數(shù)字化操作規(guī)程紙質(zhì)檔案》（DB35/T 1856-2019）。