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咸陽檔案數(shù)字化公司:訴訟檔案是國家重要的專業(yè)檔案,是國家檔案的重要組成部分,它是法院審判工作的真實記錄。陜西省三原縣人民法院現(xiàn)有庫存歷史訴訟檔案7萬余卷,約260萬頁,數(shù)量巨大,利用率高,社會需求量大。為了進一步提高庫存訴訟檔案的查詢利用效率,聯(lián)合咸陽檔案數(shù)字化公司開始積極開展了庫存歷史檔案數(shù)字化工作。
經(jīng)過9個多月的掃描、錄入、上傳工作,目前此項工作已全面完成,共數(shù)字化處理歷史訴訟檔案260萬頁,實現(xiàn)了全國法院內(nèi)部專網(wǎng)調(diào)閱電子卷宗的目標,落實了司法便民為民要求,促進了檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化。
咸陽檔案數(shù)字化公司工作開展過程中,該院嚴格按照最高人民法院辦公廳《關于推進人民法院檔案數(shù)字化工作的通知》要求,一是委托有保密資質(zhì)的第三方公司對建院以來的所有訴訟類檔案進行規(guī)范整理掃描錄入上網(wǎng)。
二是嚴格做好檔案出入庫交接登記手續(xù),確保掃描前后檔案的完整性、一致性。
三是對掃描過程實行嚴格監(jiān)督,確保掃描圖像的質(zhì)量和上傳案卷的完整性。
四是采取技術手段對加工設備與其他網(wǎng)絡進行物理隔離,嚴防泄密事件發(fā)生。五是定期檢查掃描成果及進度,對掃描加工檔案進行隨機抽查,督促工作人員對存在問題進行及時整改,確保掃描加工檔案的質(zhì)量。
咸陽檔案數(shù)字化公司
一、術語和定義
1、數(shù)字化:用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程。
2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化:采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字加工,將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。
3、數(shù)字圖像:表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù),由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡上采樣——連續(xù)函數(shù),并在采樣點上將值最小化后的陣列。
4、黑白二值圖像:只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。
5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像:以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。
6、分辨率:單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù),一般用每英時點數(shù)(dpi)表示。
7、失真度:對檔案進行數(shù)字化轉換后,數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。
8、可懂度:數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。
9、圖像壓縮:清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程,其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。
二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求
1、基本原則:紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會對檔案利用的需求。
2、數(shù)字化對像的確定原則:應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。
1)符合國家法律法規(guī)的原則:紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。
2)價值性原則:屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。
3、基本環(huán)節(jié):紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
4、過程管理
1)應加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制,確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全.
2)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記,并及時整理、匯總,裝訂成冊,在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。
三、檔案整理
在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對檔案進行適當整理,并視需要作出標識,確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
1目錄數(shù)據(jù)準備
2拆除裝訂
3區(qū)分掃描件和非掃描件
4頁面修整
5檔案整理登記
6裝訂
四、檔案掃描
1、掃描方式
1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺,或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉換設備等進行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。
2)紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。
2、掃描色彩模式
1)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。
2)頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進行掃描。
3)頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
4)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進行掃描。
3、掃描分辨率
1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。
2)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時,其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當提高分辨率。
3)需要進行OCR漢字識別的檔案,掃描分辨率建議選擇≥200dpi。
4、掃描登登記
認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉換過程交接登記表單,登記掃描的頁數(shù),核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理量填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時應注明具體原因和處理方法。
五、圖像處理
1、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應重新進行圖像的處理。
2)由于操作不當,造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應重新掃描。
3)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應及時補掃并正確插入圖像。
4)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調(diào)整。
5)認真填寫相關表單,記錄質(zhì)檢結果和處理意見。
2、糾偏
對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原,以符合閱讀習慣。
3、去污
對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
4、圖像拼接
對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應進行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
5、裁邊處理
采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。
六、圖像存儲
1、存儲格式
1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇,應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下,盡量減小存儲容量為準則。
2)提供網(wǎng)絡查詢的掃描圖像,也可存儲為CEB、PDF或其他格式。
2、圖像文件的命名
1)紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個與之相對應的唯一檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。
2)多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾,按頁碼順序對圖像文件命名。
七、目錄建庫
1、數(shù)據(jù)格式選擇
目錄建庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。
2、檔案著錄
按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進行著錄,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。
3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
采用人工校對或軟件自動校對的方式,對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確,發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。
八、數(shù)據(jù)掛接
1、匯總掛接
檔案數(shù)字化轉換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫,通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后,通過網(wǎng)絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件,可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關聯(lián)的數(shù)字圖象的自動搜索、加入對應的電子地址信息等,實現(xiàn)批量、快速掛接。
2、數(shù)據(jù)關聯(lián)
以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù),將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時,要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同,圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致,圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性,建立起一一對應的關聯(lián)關系,為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。
3、認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉換過程交接登記表單,記錄數(shù)據(jù)關聯(lián)后的頁數(shù),核對每一份文件關聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致,不一致時應注明具體原因和處理辦法。
九、數(shù)據(jù)驗收
1、數(shù)據(jù)抽檢
1)以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉換的所有數(shù)據(jù),包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。
2)一個全宗的檔案,數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5%。
2、驗收指標
1)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤碼,或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時,抽檢標記為“不合格”。
2)一個全宗的檔案,數(shù)字化轉換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上(含95%)時,給予以驗收“通過”。
合格率:抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%
3、驗收審核
驗收“通過”的結論,必須經(jīng)分管領導審核、簽字后方有效。
4、驗收登記
認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。
十、數(shù)據(jù)備份
1、備份范圍
經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。
2、備份方式
為保證數(shù)據(jù)安全,備份載體的選擇應多樣化,可采用在線、離線相結合的方式實現(xiàn)多套備份,并注意異地保存。
3、數(shù)據(jù)檢驗
備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。
4、備份標簽
數(shù)據(jù)備份后應相應的備份介質(zhì)上做好標簽,以便查找和管理。
5、備份登記
填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。
十一、數(shù)字化成果管理
1、應加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理,確保其安全、完整和長期可用。
2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時,應有制作單位的電子標識,并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。