西安市城建檔案數(shù)字化公司：隨著科學技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)開始普及，大大提高檔案管理工作效率，同時推動社會進步。在城市建設(shè)檔案管理過程中，為了使城市建設(shè)管理工作更加規(guī)范和系統(tǒng)化，需要將數(shù)字信息技術(shù)集成到文件管理工作中，將文件管理和數(shù)字建設(shè)有機地集成在一起，為社會提供更好的服務，滿足城市建設(shè)的需要。

　　西安市城建檔案數(shù)字化公司圍繞城市檔案管理中現(xiàn)有的問題進行分析，并對如何提高城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)提出了幾點建議，供大家參考。

　　字化技術(shù)的誕生為城建檔案管理提供了新的發(fā)展機遇，對此城建檔案工作者要準確把握數(shù)字化特征，不斷提升自身專業(yè)水平，從而保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利開展，將城建檔案在推動城市經(jīng)濟和社會發(fā)展中的作用充分發(fā)揮出來

　　1、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)點

　　1.1壓縮了檔案管理體積

　　傳統(tǒng)采用文本記載檔案的形式，需要占據(jù)大量的空間，再加上紙質(zhì)檔案還存在放置、管理等方面的問題，從而增加了檔案管理的難度。然而城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)后，通過應用互聯(lián)網(wǎng)素質(zhì)信息，實現(xiàn)了檔案信息的匯總，從而壓縮了檔案體積。例如：城建檔案能夠以圖片、音頻、視頻等形式存儲在電子信息中，即便是我們?nèi)粘Ｗ畛Ｓ玫?6GU盤中，依然可以存儲數(shù)以萬計的圖片和海量的檔案信息。

　　1.2.實現(xiàn)了信息共享

　　在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，需要構(gòu)建一個完善的管理系統(tǒng)，將城建檔案放入該系統(tǒng)中實現(xiàn)了信息的開放和交流，在實現(xiàn)城建檔案共享的基礎(chǔ)上，保證了資源的流動性。并且資源共享是建立在科學規(guī)范的前提下，從而充分保證了使用者、開發(fā)者的信息安全。

　　1.3便于城建檔案分類調(diào)配

　　雖然傳統(tǒng)的城建檔案管理模式的分類非常詳盡，但是鑒于紙質(zhì)檔案的特殊性質(zhì)，采用人工的方式分類耗時耗力。而城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，只需借助計算機技術(shù)在短時間錄入檔案信息、實現(xiàn)資源的分類和儲存，省時省力。并且城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)還可以對資源進行科學分類，可以根據(jù)不同的方法和類型建立和采集電子數(shù)據(jù)庫，提升城建檔案管理水平。

　　2、城建檔案管理數(shù)字化工作存在的問題

　　2.1對城建檔案管理信息化的認知不足

　　對于將檔案進行數(shù)字化管理，很多人就簡單的理解為將紙質(zhì)版檔案的資料運用計算機和網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)化為電子版資料，還有城市對城建檔案的數(shù)字化工作重視程度明顯不足，缺乏頂層的設(shè)計規(guī)劃。這些認識上的不足問題，使得目前的城建檔案數(shù)字化管理工作出現(xiàn)層次深淺不一的局面，仍停留在以往的對城建檔案管理的模式之下。

　　因而，對城建檔案管理方法的科學性有待挖掘。與此同時，對于檔案工作中的安全意識也有待提升，城市建設(shè)的資料信息有些屬于保密范疇，在進行數(shù)字化的過程中，需要防止重要信息泄露的問題。

　　2.2數(shù)據(jù)查詢服務有待進一步完善

　　在城建檔案數(shù)字化管理內(nèi)容中，方便對數(shù)據(jù)的查詢服務也是一項重要內(nèi)容，科學完善的數(shù)據(jù)查詢服務體現(xiàn)著該城市城建檔案數(shù)字化工作的推進水平。目前來說，很多城市的城建檔案數(shù)字化的作用大多停留在部門內(nèi)部，對更多有需要的部門與個人的開放程度不足，由此對檔案數(shù)字化的利用程度也有限，這些都限制了檔案數(shù)字化服務平臺的功能和作用。需要在以后的工作中，加強對城建檔案數(shù)字化平臺的使用和推廣，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。

　　2.3檔案管理者的綜合素質(zhì)有待提升

　　目前，城建黨案數(shù)字化管理工作仍處在初級階段，很多部門的缺少專門對檔案數(shù)字化管理的負責人員。檔案數(shù)字化管理員大多采用將原有從事檔案管理工作的工作人員直接轉(zhuǎn)化過來，這種方式則需要政府部門針對這些人員進行專門的培訓。

　　只有這些人員對數(shù)字化檔案管理的方式方法有了清晰的認識基礎(chǔ)上，才有可能做好城建檔案的數(shù)字化管理工作。除了培訓原有檔案管理工作人員外，建設(shè)一支專業(yè)的、高水平的檔案數(shù)字化管理人才隊伍同樣是十分必要的。

　　3、推動城建檔案管理數(shù)字化進程的策略探討

　　3.1構(gòu)建數(shù)字化的城建檔案

　　將紙質(zhì)的城建檔案變成數(shù)字化城建檔案是實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化的前提條件，因此必須做好城建檔案的數(shù)字化工作。在把數(shù)量龐大的紙質(zhì)城建檔案進行數(shù)字化的工作中，首先必須對現(xiàn)有的檔案進行詳細的調(diào)查，以城建檔案的類型為依據(jù)進行劃分，并根據(jù)實際情況安排數(shù)字化工作。

　　從而確保在紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化的過程中不會出現(xiàn)遺漏和歸檔混亂等問題，影響城建檔案后期的管理。另外，在城建檔案數(shù)字化的過程中還必須注意標準化的問題，建立統(tǒng)一的數(shù)字化標準是進行統(tǒng)一管理和資源共享的關(guān)鍵步驟，必須參照具體的規(guī)范操作文件來進行數(shù)字化工作，從而確保得到的數(shù)字化城建檔案能夠合乎相關(guān)的標準，為后期的管理和利用奠定堅實的基礎(chǔ)。

　　3.2構(gòu)建城建檔案數(shù)字化管理的標準規(guī)范

　?。?）建立信息化標準體系。通過信息化標準體系將城建檔案的采集、整理、安全保障、管理等各個環(huán)節(jié)納入其中，從而構(gòu)建起數(shù)字化城建檔案的統(tǒng)一格式標準。（2）建立城建檔案數(shù)字化管理規(guī)范。通過數(shù)字化管理規(guī)范將數(shù)字化城建檔案的接收、管理細則進行明確的規(guī)定，為城建檔案的管理和共享奠定基礎(chǔ)。將在紙質(zhì)城建檔案進行數(shù)字化掃描時所采用的格式、大小、命名規(guī)范等進行統(tǒng)一的規(guī)定，從而為后期的匯總和管理提供便利。

　　3.3構(gòu)建城建檔案管理信息系統(tǒng)

　　城建檔案管理信息系統(tǒng)是數(shù)字化城建檔案管理的重要工具和平臺，離開了城建檔案管理信息系統(tǒng)軟件，管理人員的管理工作就無法有效地進行下去，城建檔案的共享和利用渠道就會被堵塞。因此，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中應該選擇專業(yè)的公司開發(fā)適合的城建檔案管理信息系統(tǒng)軟件。在信息系統(tǒng)建設(shè)中要特別注重信息安全的問題，在眾多的安全問題中，數(shù)據(jù)泄露和數(shù)據(jù)損壞是重中之重。通過信息加密、身份認證、訪問控制以及數(shù)據(jù)備份等技術(shù)手段來保障數(shù)字城建檔案的安全，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露和數(shù)據(jù)損壞、丟失等安全問題。

　　3.4加強人才隊伍建設(shè)

　　要順利完成任何工作，必須依靠專業(yè)技術(shù)人員作為工程準備金和基礎(chǔ)。隨著城市建設(shè)的加快，城市建設(shè)記錄管理數(shù)字化建設(shè)的具體標準也在發(fā)生變化。尤其是隨著大量新設(shè)備的不斷引進，需要專業(yè)技術(shù)團隊的支持的必要性進一步增加。

　　作為專業(yè)存檔管理員，您必須具備全面的業(yè)務能力，才能全面了解城市建設(shè)文件的數(shù)字化構(gòu)建、了解如何有效地處理信息，以及妥善處理多媒體知識和其他信息。面對這種情況，關(guān)系部門必須穩(wěn)步引進這方面的年輕人才，培養(yǎng)適合時代發(fā)展，充分掌握城市建設(shè)記錄管理數(shù)字化建設(shè)的工人，才能改變城市建設(shè)記錄管理專業(yè)技術(shù)人員不足的情況。

　　與此同時，現(xiàn)有的城市建設(shè)文件管理數(shù)字建設(shè)經(jīng)理也不能放松，要始終保持掌握新技術(shù)的心態(tài)，不斷增強自己的專業(yè)技能和對文件管理的熱情。要更好地建設(shè)城市建設(shè)檔案管理，不僅要靠幾個人的努力，還要全體員工具備專業(yè)知識和全面的專業(yè)技能，組成一個具備全面素質(zhì)和專業(yè)知識的團隊，共同開展城市建設(shè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，為城市建設(shè)增添一股力量。

　　城建檔案是對城市發(fā)展和各項建設(shè)活動的真實記錄，也是城市長遠規(guī)劃、建設(shè)管理、改造以及維護的重要依據(jù)，在城市建設(shè)方面發(fā)揮著巨大的參考和保存價值。當前電子信息技術(shù)發(fā)展速度飛速，計算機、互聯(lián)網(wǎng)和智能手機的普及與應用，不僅改變了人們的工作模式，也讓傳統(tǒng)城建檔案管理方式發(fā)生了新變化。實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，是提升城建檔案管理水平的有效路徑。

　　西安市城建檔案數(shù)字化公司檔案管理系統(tǒng)功能概述

　　西安城建檔案管理系統(tǒng)：用于各單位管理本單位相關(guān)檔案而開發(fā)，分為檔案整編、庫存檔案、檔案查詢、檔案利用、統(tǒng)計分析、系統(tǒng)管理、備份管理等模塊，可實現(xiàn)對項目、工程、案卷、文件及電子文件的統(tǒng)計分析管理功能。同時可實現(xiàn)對系統(tǒng)常用信息的管理如用戶、角色、分類大綱、移交目錄等。

　　1、登錄

　　用戶根據(jù)用戶名及密碼進行系統(tǒng)登錄。

　　2、系統(tǒng)首頁

　　系統(tǒng)首頁可顯示出已存在系統(tǒng)中的項目、工程、案卷、文件數(shù)量，使系統(tǒng)使用者可直觀查看到系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。

　　3、檔案整編

　　在輸入框輸入需要查詢的項目名稱，點擊查詢按鈕，可查詢具體需要查看的項目。

　　4、庫存檔案

　　對已入庫檔案進行管理，可在庫存檔案中進行項目、工程信息的修改及案卷、文件的添加和修改操作，以方便對已入庫檔案的管理。

　　5、檔案查詢

　　項目查詢可實現(xiàn)在輸入框輸入項目名稱或項目名稱連續(xù)關(guān)鍵字進行項目信息查詢。

　　6、檔案利用

　　利用登記中查詢可根據(jù)查檔人、查檔單位、證件編號進行信息查詢。

　　7、檔案統(tǒng)計

　　館藏統(tǒng)計可根據(jù)不同條件統(tǒng)計出館藏案卷、文件、電子文件的數(shù)量及相關(guān)圖標，方便客戶統(tǒng)計利用。統(tǒng)計方式有年度統(tǒng)計、季度統(tǒng)計、月度統(tǒng)計。時間類型可選擇立卷時間、登記時間、起始時間等進行統(tǒng)計，同時可指定具體時間段。

　　8、系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)管理的功能主要實現(xiàn)了檔案館工作人員可通過系統(tǒng)管理對系統(tǒng)內(nèi)常用資料進行配置，如新建用戶、分配權(quán)限、管理移交目錄及分類大綱等操作。

　　9、備份管理

　　系統(tǒng)默認會每天定時自動備份數(shù)據(jù)庫，同時用戶可通過數(shù)據(jù)庫備份功能進行手動臨時備份操作。

　　滿足各行業(yè)用戶對城建檔案的管理。

　　西安市城建檔案數(shù)字化公司是以智慧檔案系統(tǒng)研發(fā)，智慧檔案館一體化建設(shè)（設(shè)計、實施、運維）、檔案業(yè)務咨詢、數(shù)據(jù)挖掘分析服務、檔案數(shù)據(jù)采集等為一體的專業(yè)服務商，為用戶提供自動化、數(shù)字化、智能化檔案服務及規(guī)范化體系建設(shè)。