淄博檔案整理服務(wù)公司：2021年以來，淄博市打造標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化、全員化全流程檔案整理管理新模式，被評為山東省檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)示范單位。

　　推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，檔案基礎(chǔ)設(shè)施提檔升級。成立以檢察長任組長的檔案管理新模式創(chuàng)建領(lǐng)導(dǎo)小組，定期研究解決創(chuàng)建過程中的問題，協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作任務(wù)落實(shí)，為創(chuàng)新提供堅(jiān)強(qiáng)的組織保障。投資130余萬元，在基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件、檔案信息化建設(shè)等方面進(jìn)行全面提升，在達(dá)到防火、防腐蝕等“九防”的檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求基礎(chǔ)上，通過外出學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案管理理念，提升工作標(biāo)桿，做到“人無我有、人有我優(yōu)”。

　　加強(qiáng)規(guī)范化管理，檔案運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)全過程覆蓋。檔案入庫前，對其完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，對出現(xiàn)問題的檔案，如整理不規(guī)范、填寫錯(cuò)誤等，登記后及時(shí)退還承辦人進(jìn)行改正；檔案入庫時(shí)，按庫房分類位置進(jìn)行存放，確保存放規(guī)范，便于后期的清查和使用；檔案入庫后，切實(shí)加強(qiáng)對檔案的保管、保密工作，做好庫房清潔，及時(shí)檢查信息錄入、保存情況。做好檔案的利用工作，對借閱的檔案按規(guī)定進(jìn)行登記簽字，并要求借閱人填寫利用效果登記表。

　　在各部門設(shè)1名檔案聯(lián)絡(luò)員，聯(lián)絡(luò)員針對歸檔案卷及文件進(jìn)行系統(tǒng)檢查，確保達(dá)到數(shù)字化掃描的規(guī)范后方可移交檔案室。將檔案工作納入部門測評和檢察官業(yè)績考評，按照獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的原則組織實(shí)施。

　　注重?cái)?shù)字化賦能，深度應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)。對庫存訴訟檔案、文書等130萬余頁紙質(zhì)檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，類目完整、索引齊全、專題詳細(xì)，同時(shí)，定期對新增檔案進(jìn)行掃描錄入。檔案員做到熟練掌握檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，通過系統(tǒng)進(jìn)行檔案的查找，減少不必要的檔案翻閱，有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案。

　　在制作檢察宣傳片、調(diào)閱相關(guān)歷史資料時(shí)方便快捷，提升工作效率。淄博市檔案館專家組在實(shí)地考察時(shí)認(rèn)為，該院檔案管理軟硬件設(shè)施配備齊全、檔案創(chuàng)新工作推廣價(jià)值高，對該院檔案管理工作給予充分肯定。

　　實(shí)施全員化工程，鍛造過硬檔案隊(duì)伍。開展常態(tài)化案件清查活動(dòng)，通過案件歸檔清理活動(dòng)，進(jìn)一步規(guī)范檔案的整理工作，確保當(dāng)年案件應(yīng)歸盡歸。組織檔案專業(yè)化培訓(xùn)，對在整理過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題進(jìn)行講解說明，提升歸檔案卷質(zhì)量；對具體負(fù)責(zé)案卷整理人員進(jìn)行培訓(xùn)，分批次到檔案室進(jìn)行業(yè)務(wù)跟班學(xué)習(xí)，提升專業(yè)能力、法治意識和保密意識。建章立制確保制度化運(yùn)行，創(chuàng)新出臺《新進(jìn)干警檔案輪訓(xùn)制度》，加深干警對檔案工作的了解、熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定，做到人人懂檔案。

　　淄博檔案整理服務(wù)公司就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。

　　按照上述原則，淄博檔案整理服務(wù)公司檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目等五個(gè)步驟。

　　組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）三級分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　編號

　　檔案編號是對分類排列后的檔案編制檔號。檔號是在檔案整理過程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合，能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置。

　　以件為單位整理檔案，按照年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限進(jìn)行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限—件號。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號為：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。

　　采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—目錄號（類別號、項(xiàng)目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號順序，逐卷、逐件開展。

　　每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。