大家的印象中，人們需要查找的檔案應(yīng)該是什么樣子的，我想第一反應(yīng)就是紙質(zhì)檔案堆積如山和手忙腳亂的查找電腦上存儲盤上的各種文件夾。每個(gè)企業(yè)及部門機(jī)關(guān)都會有檔案的存在，檔案已經(jīng)是工作生活中必不可少的部分，面對上百成千的檔案傳統(tǒng)的保管方式壓根不能展開一鍵式查檔，甚至還要花幾分鐘的時(shí)間才能找到基礎(chǔ)的檔案，再想翻看年限久的檔案就要浪費(fèi)掉更多時(shí)間才能去查閱或白白浪費(fèi)時(shí)間，根本就找不到！不要怕看過來，中山市檔案整理服務(wù)公司一招幫你解決成千上萬的檔案存管難題。

　　中山市檔案整理服務(wù)公司

　　全面推行無紙化流轉(zhuǎn)辦案模式，隨案掃描

　　根據(jù)檔案內(nèi)容要求標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行掃描處理，全面推行電子閱卷、網(wǎng)上辦理模式。對電子卷宗進(jìn)行處理，便捷采集文書檔案事實(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案快速100%無誤制作。檔案材料能夠與卷宗目錄自動比對，匹配項(xiàng)自動歸目、自動排序，形成電子預(yù)檔案。完成目錄校驗(yàn)后即可一鍵轉(zhuǎn)化歸檔，形成完整無誤的電子檔案。對集中掃描中心掃描成卷的檔案，開啟部門檔案工作無紙化。

　　數(shù)字化工作的完成，將對檔案的保護(hù)、利用、開發(fā)和新館建設(shè)，發(fā)揮基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性作用實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。而檔案管理系統(tǒng)是通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，主要實(shí)現(xiàn)檔案流水化采集功能。

　　數(shù)字化檔案生命周期管理：

　　通過電子采集技術(shù)存儲在電子檔案庫中，可通過文件收集、系統(tǒng)建檔、線上方式儲存、借閱、審批、管理等一系列操作。上千頁檔案實(shí)現(xiàn)一鍵式查檔，毫無夸張性的構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等。

　　檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

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　　一般把檔案劃分為文書檔案、科技檔案、專門檔案和音像檔案（或特殊檔案）四個(gè)種類，關(guān)于檔案分類，一般來說就是根據(jù)檔案的某種屬性對其進(jìn)行從上位類到下位類的逐級劃分，把相同特征的檔案集中到一起，使之占有一個(gè)固定的位置，經(jīng)過連續(xù)劃分行程層次，各類別按照層級關(guān)系組合為一個(gè)有機(jī)整體，使檔案更加系統(tǒng)化、有序化。

　　檔案分類是一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，如果文件分類不清、收集的檔案歸位不明，文件材料的組織體系混亂，整理編目也會雜亂無序，因此，如何使得每一份文件都能“適得其所”，是我們開展檔案管理工作的關(guān)鍵一步。

　　接下來中山市檔案整理服務(wù)公司了解關(guān)于檔案分類整理的三大原則，僅供學(xué)習(xí)參考。

　　嚴(yán)整性規(guī)則

　　分類的嚴(yán)整性體現(xiàn)在分類是否具有邏輯性。檔案分類的結(jié)果是形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的邏輯系統(tǒng)。檔案分類要求在縱向上具有從屬關(guān)系，在橫向上具有平行關(guān)系，做到各類之間、各類相同級位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致，從縱向的從屬關(guān)系來說，它表示大類和它所展開的各級屬類之間的關(guān)系，即上位類和下位類的關(guān)系。上位類要能包含它所屬的下位類，下位類一定是它的上位類的組成部分，兩者之間是總體和部分的關(guān)系。

　　即，下位類目的外延之和等于上位類目的外延。從橫向的平行關(guān)系來說，它表示同一分類層次上的各類目之間的關(guān)系，即同位類之間的關(guān)系。同位類之間是互相排斥的關(guān)系，只能并列、平行，并使之界限清楚，而不能交叉重復(fù)。

　　這里涉及到邏輯學(xué)上概念的劃分問題。

　　概念的基本邏輯特征是概念具有內(nèi)涵和外延。概念的內(nèi)涵是指反映在概念中的對象的本質(zhì)屬性或特有屬性，即概念的含義，如，檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄。檔案的含義就是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在社會活動中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。概念的外延是指概念的適用范圍。比如，企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作檔案都屬于企業(yè)管理類檔案。也就是說，概念的外延是指概念所反映的客觀事物的"類"。

　　因此，我們又可以說企業(yè)管理類檔案有企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作四類檔案。我們認(rèn)識事物既要把握概念的內(nèi)涵，又要把握概念的外延。概念的劃分就是把一個(gè)大概念分為若干個(gè)小概念。被劃分的概念叫"母項(xiàng)"（如，企業(yè)管理類檔案），劃分出來的小概念叫"子項(xiàng)"（如，企業(yè)經(jīng)營管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、行政管理檔案、黨群工作檔案），劃分的依據(jù)叫"劃分標(biāo)準(zhǔn)"。

　　邏輯劃分應(yīng)當(dāng)遵循以下要求∶

　　第一，劃分必須窮盡。即劃分出來的子項(xiàng)總和要等于母項(xiàng)的外延。這是我們在縱向上劃分的要求。如文書檔案以"年度一機(jī)構(gòu)一保管期限"分類，在機(jī)構(gòu)這一層次劃分上要列出立檔單位形成檔案的所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，不能多也不能少。

　　第二，每次劃分必須堅(jiān)持同一標(biāo)準(zhǔn)。這是我們在橫向上的劃分要求。同時(shí)，還要求劃分的子項(xiàng)應(yīng)當(dāng)互不相容。例如，如果在科研檔案劃分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、醫(yī)療等類的同時(shí)，又分為基礎(chǔ)理論、軟科學(xué)等類。前者按行業(yè)劃分，后者按研究性質(zhì)等標(biāo)準(zhǔn)劃分，就會出現(xiàn)工業(yè)方面的基礎(chǔ)理論研究項(xiàng)目檔案是歸工業(yè)類，還是歸基礎(chǔ)理論類的問題。這是由于后者與前者不是按同一標(biāo)準(zhǔn)劃分，子項(xiàng)互相包含造成的。其結(jié)果是檔案歸類混亂、查找困難。

　　效用性規(guī)則

　　檔案分類本身不是目的，而是科學(xué)管理的一種手段。效用性規(guī)則要求檔案分類要適應(yīng)不同種類檔案及其管理的特點(diǎn)，滿足檔案科學(xué)管理和方便利用的需要。

　　例如，分類的類目和層次的多寡問題。無論是分類層次，還是分類類目，都要適中。分類層次過少，類目也太少，就達(dá)不到分類的目的;分類層次過太多，類目也多，會因增加了頭緒而使管理變得復(fù)雜。

　　又如，類目對象的選擇問題。檔案實(shí)體分類的類目選擇應(yīng)以貼近文件材料產(chǎn)生的實(shí)際為佳。福建省科技廳于2005年建立"科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)"，課題的申報(bào)、評審等工作都通過網(wǎng)絡(luò)在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行。

　　項(xiàng)目編號中有一個(gè)分類代號是與項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)處、中心對應(yīng)的。比如，福建省科技檔案館的類目選擇直接應(yīng)用了"科技計(jì)劃項(xiàng)目管理系統(tǒng)"中的這個(gè)分類代號。如農(nóng)業(yè)類課題由農(nóng)業(yè)處協(xié)調(diào)管理，在項(xiàng)目編號中用"N"表示，檔案管理時(shí)也采用"N"作為檔號的一部分，用以表示機(jī)構(gòu)的類目，使檔號與原有的項(xiàng)目編號對接起來，方便管理和檢索。

　　穩(wěn)定性規(guī)則

　　檔案的分類，往往牽動著檔案管理的全局。如果分類發(fā)生變化，排架、編號等相關(guān)工作也會發(fā)生變化，有些甚至需要從頭做起。因此，不論是基層檔案機(jī)構(gòu)還是檔案館，必須保持檔案分類的相對穩(wěn)定性，不宜頻繁地變更分類方法和分類體系。在確定分類方法和體系時(shí)也要慎重考慮，充分論證。