我國提倡檔案數(shù)字化，其實，這些都是有原因的。我們以前檔案管理的方式，大多都是以手動的方式進行管理的。有著許多不方便的地方，不論是效率，還是對檔案的保存上，更是對檔案的利用上，都有著許多不便之處。南昌檔案數(shù)字化公司便開展了數(shù)字化業(yè)務(wù)，結(jié)合著檔案管理系統(tǒng)使檔案發(fā)揮其價值。

　　近幾年，國家與各事業(yè)單位都開始進行了一項工作，那就是“檔案數(shù)字化”這是未來發(fā)展的趨勢，也是時代的走向。但還是有許多的檔案人員還不知道檔案數(shù)字化這項活動。

　　什么是檔案數(shù)字化

　　檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描、修圖、編目、最終合成為圖像（PDF）格式文件保存在電腦、移動硬盤中的一種方法。使用檔案數(shù)字化后紙質(zhì)檔案無需再翻動，有利于原始檔案的保存。檔案數(shù)字化實現(xiàn)檔案一鍵查找、打印，既方便又快捷。檔案數(shù)字化已成為現(xiàn)代化辦公及檔案管理的發(fā)展趨勢。

　　檔案數(shù)字化的必要性

　　現(xiàn)在我們的生活已經(jīng)進入了信息時代，生活中的各個方面也在發(fā)生了很大的變化，而檔案數(shù)字化就是信息時代檔案工作的主題。也是對檔案管理過程的一種巨大的轉(zhuǎn)變。

　　那么，檔案進行數(shù)字化后，都變成了計算機里的語言了，那么我們應(yīng)該怎樣去管理呢？有沒有什么好的方式進行管理呢？

　　為了使檔案的價值得以充分的發(fā)揮，為了檔案管理的效率得到提升，研發(fā)人員夜以繼日的開發(fā)了一套軟件。

　　也就是“檔案管理系統(tǒng)”可以將數(shù)字化過后的檔案進行集中式的管理，省去了原本手動管理的過程，極大提高了數(shù)字化的效率，是為檔案數(shù)字化量身定制的工具，能一鍵式解決檔案存管難題。下面我們來看下檔案管理系統(tǒng)大概有哪些功能作用；

　　標(biāo)準(zhǔn)化檔案的統(tǒng)一管理

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為檔案的輸入，方便而有效；

　　高效、智能化的檔案歸集

　　數(shù)字檔案管理軟件可以根據(jù)不同類別的不同檔案類別，根據(jù)客戶需求，進行自動的資料比對，并可實現(xiàn)檔案編號的自動產(chǎn)生。

　　快速便捷的文件查詢

　　該軟件可實現(xiàn)跨類別檢索、跨年度檢索和跨部門檢索，并提供了一個完整的檢索庫。

　　文件使用的安全性和可靠性

　　電子文件管理體系對涉及機密文件的查詢和使用權(quán)限進行了嚴(yán)格的規(guī)定，確保了數(shù)據(jù)的安全性；對文件的智能化、數(shù)據(jù)的利用、全程留跡可溯源、在線借閱與審批、優(yōu)化借閱利用管理流程。

　　動態(tài)靈活的基礎(chǔ)設(shè)置

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可自定義設(shè)置角色系統(tǒng)，并為不同用戶角色配置系統(tǒng)訪問權(quán)限。

　　隨著各項信息化建設(shè)的開展，南昌檔案數(shù)字化公司開展干部檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙上檔案轉(zhuǎn)化為“指上檔案”，扎實推進干部檔案信息化工作，推動干部檔案的高效利用。干部檔案的數(shù)字化建設(shè)，不僅簡化干部檔案的查閱流程，提高檔案的利用效率，也有利于保護紙質(zhì)檔案資源，防止檔案涂改造假。

　　干部檔案的數(shù)字化建設(shè)首先要基于一套統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的相關(guān)數(shù)據(jù)格式，用以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的交流互通；其次要具有較高的保密性和安全性，用以防止檔案相關(guān)內(nèi)容的泄密問題；再次須有較便捷的查閱或瀏覽方式，用以更好、更有效率的服務(wù)各項工作需要。

　　檔案數(shù)字化項目驗收內(nèi)容有哪些？

　　檔案數(shù)字化項目驗收的內(nèi)容包括合同履約情況、檔案整理情況、檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。

　　1.合同履約情況

　　是否按照招標(biāo)文件、合同的要求完成項目的工作任務(wù)，完成工作量的90%以上可以視為完成任務(wù)。

　　2.檔案整理情況

　　各門類檔案是否按照相應(yīng)的整理規(guī)范進行整理，歸檔范圍明確，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確，裝訂、裝盒符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔號章、背脊填寫規(guī)范等。

　　3.檔案目錄數(shù)據(jù)

　　按照《檔案著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)進行著錄條目數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項是否填寫等。

　　4.數(shù)字圖像

　　按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)字化掃描，包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

　　5.元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)的獲取，元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　6.數(shù)據(jù)掛接

　　包括目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　7.工作文件

　　各種工作文件、日志、記錄等，包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　1）檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、記錄，工作流程單、前處理工作單、掃描工作單、圖像處理工作單、數(shù)據(jù)錄入工作單等；

　　2）各種工作人員名單、訪客名單、設(shè)備登記表、安全審查報告、保密承諾書、檔案交接單、項目驗收報告等。

　　8.存儲載體

　　數(shù)字化加工的各種存儲介質(zhì)，移交的成果存儲介質(zhì)，主要包括載體的可用性、有無病毒、按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進行存儲等。