物業(yè)檔案整理服務(wù)公司：物業(yè)公司檔案是指物業(yè)公司在其物業(yè)開發(fā)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，包括文字、圖像、聲音等各種形式。隨著物業(yè)管理工作的開展，從物業(yè)維修、養(yǎng)護(hù)設(shè)施設(shè)備到了解物業(yè)使用人情況，乃至收取物業(yè)管理費(fèi)等，每個(gè)物業(yè)管理環(huán)節(jié)都離不開檔案。本文試從物業(yè)公司檔案的特點(diǎn)與管理現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合自身工作實(shí)際感受，就優(yōu)化物業(yè)公司檔案整理和管理談些初步認(rèn)識。

　　物業(yè)檔案整理服務(wù)公司

　　一、物業(yè)管理檔案的概念與分類

　?。ㄒ唬n案的定義

　　檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。簡單地說，檔案是清晰、確定的原始記錄性信息。

　?。ǘ┪飿I(yè)管理檔案的含義

　　物業(yè)管理檔案是指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。

　　此定義包括兩層含義：一是經(jīng)過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內(nèi)容。如在工程竣工驗(yàn)收之前，施工圖紙是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案。工程竣工驗(yàn)收后，經(jīng)過歸檔保存后的施工圖紙，以及其所記載的設(shè)計(jì)內(nèi)容就是該項(xiàng)目的歷史原始記錄，即檔案。

　?。ㄈ┪飿I(yè)管理檔案的內(nèi)容

　　物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗(yàn)收文件

　　業(yè)主、物業(yè)使用人的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料

　　物業(yè)運(yùn)行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄

　　物業(yè)服務(wù)企業(yè)行政管理

　　物業(yè)管理相關(guān)合同資料等。

　?。ㄋ模┪飿I(yè)管理檔案的分類方法

　　1．年度分類法

　　年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。

　　特點(diǎn)：按年度分類符合檔案按年度形成的特點(diǎn)和規(guī)律，能夠保持檔案在形成時(shí)間方面的聯(lián)系，可以反映出立檔單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展的變化情況，便于按年度查閱利用檔案。

　　2．組織機(jī)構(gòu)分類法

　　組織機(jī)構(gòu)分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個(gè)類別。

　　特點(diǎn)：能保持全宗內(nèi)文件在來源方面的聯(lián)系，客觀反映各組織機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)的歷史面貌，便于按一定專業(yè)查閱檔案。

　　3．事件分類法

　　事件分類法：按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進(jìn)行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。

　　特點(diǎn)：能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動(dòng)的面貌，又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。

　　4．流程分類法

　　流程分類法：依據(jù)立檔單位設(shè)立的流程進(jìn)行分類，把檔案按階段性進(jìn)行歸集整理。

　　特點(diǎn)：能夠系統(tǒng)地反映立檔單位的檔案資料，保持立檔單位檔案資料全過程的連續(xù)性和全面性。有利于立檔單位按設(shè)立流程系統(tǒng)全面查閱利用檔案。

　　二、物業(yè)管理檔案的建立

　?。ㄒ唬┪飿I(yè)管理檔案的收集

　　1．物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集

　　（1）物業(yè)承接查驗(yàn)期間物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)。

　　物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗(yàn)物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗(yàn)收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。

　　這類檔案收集的特點(diǎn)是：

　?、偈占陂g較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗(yàn)階段，并與承接查驗(yàn)同步進(jìn)行。

　?、跈n案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣，對物業(yè)服務(wù)企業(yè)的技術(shù)力量是一個(gè)重要的考驗(yàn)，收集處理不全或遺漏，會(huì)對今后的物業(yè)管理工作造成長遠(yuǎn)的影響。例如，建筑的驗(yàn)收涉及土建設(shè)計(jì)、施工等方面，中央空調(diào)、電梯等附屬設(shè)施設(shè)備涉及機(jī)械制造、制冷、電機(jī)、微電子和電腦等各個(gè)技術(shù)領(lǐng)域，對相關(guān)技術(shù)人才和管理人才的要求較高。

　　（2）物業(yè)承接查驗(yàn)期間物業(yè)管理檔案收集的范圍。

　　物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗(yàn)收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設(shè)單位。

　　2．物業(yè)入住期檔案的收集

　　（1）物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)。

　　物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點(diǎn)集中在物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人，即未來的主要服務(wù)對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。其主要特點(diǎn)是：

　?、俦倦A段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對象——業(yè)主、物業(yè)使用人。

　?、诒倦A段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。

　?。?）物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案的收集方式和程序。

　　物業(yè)入住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關(guān)，同步進(jìn)行。在組織接待業(yè)主、物業(yè)使用人入住期間，應(yīng)同時(shí)組織好檔案資料收集所必需的準(zhǔn)備工作：

　?、僭O(shè)立檔案資料收集工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集；

　?、趯Ｘ?zé)工作小組分為業(yè)主權(quán)屬資料，業(yè)主、物業(yè)使用人個(gè)人資料檔案分組并確定各自檔案資料的收集范圍以及相關(guān)表格和收集程序。

　　權(quán)屬資料一般包括：房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件等。

　　個(gè)人資料一般包括：身份證和戶口本復(fù)印件、聯(lián)系方式等。

　　3．日常物業(yè)管理檔案的收集

　　（1）收集范圍。

　　主要包括物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。

　?、傥飿I(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。

　?、谖飿I(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)記錄檔案。

　?、畚飿I(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會(huì)所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄。

　　④物業(yè)管理公司行政管理檔案的收集范圍包括：公司的設(shè)立、變更申請、審批、登記以及終止，勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)、教育、培訓(xùn)等方面的文件材料。

　　（2）收集時(shí)間。

　　有關(guān)的文件一旦實(shí)施完畢，應(yīng)及時(shí)收集，一般不應(yīng)超過1年時(shí)間。

　?。ǘ┪飿I(yè)管理檔案的整理

　　物業(yè)管理檔案的整理是指把與物業(yè)管理相關(guān)的處于相對零亂、分散的檔案，經(jīng)過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。

　　1．物業(yè)管理檔案整理的基本內(nèi)容

　　區(qū)分全宗、全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。

　　2．物業(yè)管理檔案整理工作的要求

　　必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；

　　必須便于保管和利用；

　　必須在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行整理、加工。

　　3．物業(yè)管理檔案整理的基本方法

　　（1）以案卷為單位整理。

　?。?）以件為單位整理。

　?。ㄈ┪飿I(yè)管理檔案的檢索利用和保存

　　物業(yè)管理檔案通常有紙介質(zhì)和電子媒體形式兩大類，檢索利用與保存應(yīng)區(qū)分介質(zhì)不同、特點(diǎn)差異，采取針對性措施并使用處理。

　　1．物業(yè)管理檔案的檢索利用

　?。?）紙介質(zhì)檔案檢索。

　　紙介質(zhì)檔案檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。

　?。?）電子媒體檔案檢索。

　　電子媒體檔案一般分為兩類：

　　保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數(shù)字形式存貯的；

　　閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。

　　（3）物業(yè)管理檔案檢索利用的步驟和方式。

　?、傥飿I(yè)管理檔案檢索利用的步驟。

　　一般是分析應(yīng)用需求，明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引，查找到需要的檔案文件。

　?、谖飿I(yè)管理檔案檢索利用的方式。

　　一般采用檔案室閱讀、外借、制作副本或向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識與方法等提供檔案整理的應(yīng)用。

　　2．物業(yè)管理檔案的檢索利用的基本要求

　?。?）公司所有員工都有權(quán)根據(jù)有關(guān)的規(guī)定，辦理一定的手續(xù)，獲取文件、檔案和圖書資料利用服務(wù)；

　?。?）提供有效的手工或計(jì)算機(jī)檢索手段，幫助員工進(jìn)行檢索；

　　（3）利用物業(yè)管理檔案應(yīng)進(jìn)行登記；

　　（4）對物業(yè)管理檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編；

　?。?）建立著錄規(guī)則，對文檔的主要特征或內(nèi)容信息進(jìn)行著錄、標(biāo)引，建立文件數(shù)據(jù)庫，便于物業(yè)管理檔案的檢索和利用；

　?。?）物業(yè)管理檔案必須進(jìn)行分類編碼、著錄、標(biāo)引和標(biāo)識，建立一個(gè)有效的物業(yè)管理檔案檢索體系，以利物業(yè)管理檔案的檢索和利用。

　　3．物業(yè)管理檔案資料的保存工作

　?。?）所有文檔必須妥善保存，定期檢查，確保長期可讀；

　?。?）文檔資料需要編制部門全部文件清單，并明確文件歸檔的范圍和保管期限、密級，各部門新增加的文件條目，必須及時(shí)列入文件清單內(nèi)；

　?。?）文件的分發(fā)由專人集中管理，按照管理的要求，根據(jù)文件的密級采用標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)與非標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)相結(jié)合的方式進(jìn)行，保證有關(guān)工作人員能及時(shí)使用最新版本的文件；

　?。?）開展傳統(tǒng)介質(zhì)檔案長期永久保存研究及相關(guān)工作；

　?。?）開展以檔案實(shí)體為核心的延緩性保護(hù)工作；

　?。?）開展以檔案內(nèi)容信息為核心的再生性保護(hù)工作；

　?。?）開展特種介質(zhì)檔案長期永久保存研究及相關(guān)工作。

　　三、物業(yè)檔案的管理

　　（一）物業(yè)管理檔案的歸檔管理

　?。?）在物業(yè)管理中可實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲存形式以便于查找。同時(shí)還可運(yùn)用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

　?。?）對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。

　?。?）檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類存檔。

　?。ǘ┪飿I(yè)管理檔案的使用管理

　?。?）利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　（2）對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

　　（三）物業(yè)管理檔案的保管與安全

　?。?）配置適宜物業(yè)管理檔案保管的專門庫房，配備防盜、防火、防漬等必要措施。檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，并確保儲存地點(diǎn)符合防蟲、防鼠、防潮等要求。

　?。?）全程監(jiān)控，涉密物業(yè)管理檔案專人處理。

　　（3）嚴(yán)禁未經(jīng)許可的人員出入檔案室。

　?。?）檔案室溫濕度應(yīng)符合相關(guān)規(guī)范的保管要求，并建立庫房安全、溫濕度監(jiān)測、記錄制度。

　　（5）建立檔案室設(shè)備設(shè)施定期檢查、記錄制度。

　?。?）館藏檔案定期清理核對，數(shù)量發(fā)生變化時(shí)應(yīng)記錄說明。

　?。?）根據(jù)物業(yè)管理檔案的不同類別、等級，采取有效措施，加以保護(hù)和管理。

　　（8）重要物業(yè)管理檔案宜異地備份。

　?。ㄋ模┪飿I(yè)管理檔案信息化建設(shè)

　　（1）物業(yè)管理檔案信息化應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。

　　（2）物業(yè)管理檔案信息化應(yīng)堅(jiān)持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。

　?。?）物業(yè)管理各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮物業(yè)管理檔案管理工作的要求。

　?。ㄎ澹┪飿I(yè)管理檔案管理的注意事項(xiàng)

　　（1）專人負(fù)責(zé)檔案保管，做到檔案標(biāo)識清晰，分類明確，易于查找；檔案出室必須由具備資格的人經(jīng)過登記后方可借出。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽導(dǎo)致的文件丟失。

　?。?）檔案的鑒定必須由物業(yè)經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé)，對檔案是否有效、作廢、復(fù)印人、份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。

　?。?）員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，并規(guī)定借閱期限。檔案的銷毀，應(yīng)填寫銷毀單，并經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，銷毀單由檔案室管理員保存。

　?。?）貫徹執(zhí)行國家保密法，物業(yè)管理部分檔案按其保密程度，有密級之分。以其泄漏、遺失會(huì)使住戶、物業(yè)服務(wù)企業(yè)利益受到重大、較大損失和不良影響，分為絕密、機(jī)密、秘密三級，其他為普通檔案。不同密級的檔案在保管和運(yùn)用方面將會(huì)區(qū)別對待。

　?。?）物業(yè)管理檔案管理工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)的管理工作，當(dāng)物業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)或房屋現(xiàn)狀因大修、改建等原因發(fā)生變化時(shí)，各種物業(yè)資料需及時(shí)進(jìn)行變更異動(dòng)，才能保證物業(yè)資料的準(zhǔn)確、完整，真正反映物業(yè)的狀況。為此，物業(yè)管理檔案管理要求做到規(guī)范化、科學(xué)化、經(jīng)常化。