無錫檔案整理服務(wù)公司檔案分類整理的方法：

　　一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

　　1、以“案卷”為單位整理。

　　1）以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。

　　2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

　　3）以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，50px三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

　　4）以“案卷”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《文書檔案案卷格式》

　　5）以“案卷”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍

　　（1）大部分單位短期保管（現(xiàn)10年）的文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書檔案一般按“卷”整理

　?。?）各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

　?。?）科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　?。?）會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

　　6）按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　2、以“件”為單位整理。

　　1）以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進(jìn)行整理。

　　2）一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。

　　3）以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　4）以“件”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　5）以“件”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍：

　　（1）全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

　?。?）企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，

　?。?）聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》

　　無錫檔案整理服務(wù)公司說完了檔案的分類，再來說說排列，檔案整理的目的就是使檔案資料有序化，怎么算是有序化呢？經(jīng)過分類之后，分出來的一堆堆的材料怎么排序呢？這個(gè)就是今天要解決的排列問題。

　　排列

　　在《歸檔文件整理規(guī)則》中，關(guān)于“排列”的說法是：

　　歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。

　　同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。

　　會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　先解釋重點(diǎn)詞，什么是“最低一級(jí)類目”？

　　最低一級(jí)類目是指檔案分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在最低一級(jí)的類目。

　　如果，采用“年度——保管期限——機(jī)構(gòu)”分類，“機(jī)構(gòu)”是最低一級(jí)類目；

　　假如是按照“年度——保管期限——問題”分類，“問題”是最低一級(jí)類目。

　　再來解釋一下，什么是“事由”？

　　事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較為緊密的工作過程，如一項(xiàng)工作、一次活動(dòng)、一次會(huì)議。它不是指一類相同性質(zhì)的事情，也不是指一方面的工作內(nèi)容。

　　這“最低一級(jí)類目”和“事由”感覺是上面那簡單幾句話里最難理解的兩個(gè)概念了。

　　排列，在現(xiàn)代漢語中是指按次序排隊(duì)、安放或編排。

　　在檔案整理中，也講究把分好類的檔案資料按照一定的次序排列好。

　　那今天所說的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。

　　排列的原則與方法

　　最低一級(jí)類目是采用組織機(jī)構(gòu)分類法分類的歸檔文件，可依據(jù)編制部門下發(fā)的編制文件中的內(nèi)設(shè)組織機(jī)構(gòu)次序或機(jī)關(guān)習(xí)慣次序進(jìn)行排列。一般是綜合性部門在前，業(yè)務(wù)性部門在后。

　　最低一級(jí)類目中采用問題分類法分類的歸檔文件，可按照分類方案所編排的問題順序排列。一般黨群工作類在前，行政管理類、業(yè)務(wù)工作類在后；綜合類在前，專題類在后。

　　這個(gè)說的就是，分類方案里已經(jīng)定下的最低一級(jí)類目的排列順序了。

　　在最低一級(jí)類目內(nèi)的排列原則就是“時(shí)間結(jié)合事由”。

　　具體可以這樣理解：

　　在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)進(jìn)行歸檔文件排列；

　　同一事由的歸檔文件應(yīng)集中排列在一起；

　　同一事由內(nèi)歸檔文件按照文件形成時(shí)間或重要程度或時(shí)間結(jié)合重要程度排列；

　　不同事由的歸檔文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列；

　　會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　排列的具體操作步驟

　　假設(shè)一個(gè)單位采用的是“年度——保管期限——問題”分類方法，

　　按照問題分類法可以把一個(gè)單位檔案資料分成綜合、農(nóng)林水、宣教文衛(wèi)、組織人事、工交計(jì)財(cái)、宣教衛(wèi)生、精準(zhǔn)扶貧等幾類，而且分類方案是按照這個(gè)順序編排的。

　　那么，經(jīng)過分類之后的單位檔案最容易出現(xiàn)的場面就是永久綜合一摞、永久農(nóng)林水一摞、永久宣教文衛(wèi)一摞、永久組織人事一沓、永久工交計(jì)財(cái)一沓、永久宣教衛(wèi)生一摞、永久精準(zhǔn)扶貧一沓。

　　先確定這一摞摞資料總的排列順序是：

　　永久綜合—永久農(nóng)林水—永久宣教文衛(wèi)—永久組織人事—永久工交計(jì)財(cái)—永久宣教衛(wèi)生—永久精準(zhǔn)扶貧。

　　然后在永久綜合里按照“時(shí)間結(jié)合事由”進(jìn)行排列，

　　其他類別內(nèi)的以此類推。

　　比如說，開一次會(huì)議，形成了會(huì)議記錄，會(huì)后又形成了會(huì)議紀(jì)要，這兩份文件就屬于同一事由，應(yīng)排列在一起，會(huì)議記錄在前，會(huì)議紀(jì)要在后。

　　如果說是開展一次活動(dòng)，活動(dòng)形成若干份文件，可以按照活動(dòng)開展的過程或者文件的重要程度進(jìn)行排列。

　　自此，經(jīng)過細(xì)致分類和系統(tǒng)排列的檔案資料，可以反映歸檔文件之間的歷史聯(lián)系，體現(xiàn)事情的前因后果，從而滿足利用者的利用需求。

　　雖然在《歸檔文件整理規(guī)則》里對(duì)排列的說法，就寥寥數(shù)字，但是要解釋起來，還是有點(diǎn)費(fèi)勁，說白了，排列就是解決哪份文件放前，哪份文件放后的問題。一般情況下，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類后，就想著大類按照分類方案上定的順序排列，最低一級(jí)類目里按照“時(shí)間結(jié)合事由”的順序排列。原則是雖然是這樣定的，但是檔案整理還是帶有很強(qiáng)的主觀性的，沒有對(duì)錯(cuò)之分，只要排列過后的文件材料可以顯示文件之間的歷史聯(lián)系、因果關(guān)系就好。