仙桃市檔案整理服務公司的檔案整理業(yè)務，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務活動。《機關檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。

　　什么是文書檔案？文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。

　　1分類

　　文書檔案分類主要運用年度、機構或問題、保管期限三個因素組合形成不同的分類方案?！稓w檔文件整理規(guī)則》建議的文書檔案分類方案主要有年度一機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）兩種三級分類方法。同時提出，文件量少的單位可以采用"年度—保管期限"的二級分類方法。

　　在年度之下保管期限排在前面，便于檔案移交。在各個年度內可以比較大塊地搬動同一保管期限的檔案，倒架調整的麻煩比較少。

　　在年度之下機構（問題）排前面，便于檢索查找。因為查找檔案的角度以問題為多。一般是查某一問題，或者查某一機構中的某一問題。先排機構（問題），在其下分保管期限，就意味著機構（問題）的檔案集中排列。

　　2歸類

　　在確定文件材料屬于歸檔范圍，并判定保管期限之后，就可以將文件材料按照分類方案放置到相應的位置。

　　2.1年度

　　文件形成單位一般是以年度為單位制定工作計劃、開展工作和進行總結。把一個年度的文件材料放在一起，有利于分析研究一個單位逐年的發(fā)展變化，同時也方便按年度查找文件材料。按年度分類整理也與各單位的文書處理工作同步，便于開展文件材料的收集、整理和移交工作。

　　年度分類時按文件形成（簽發(fā)日期）或處理（辦結、閉幕）的年度歸類，不是按文件內容針對的年度歸類。

　　確定跨年度文件的歸檔年度一般以文件簽發(fā)日期為準，確定歸檔年度。對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發(fā)日期判定其所屬的年度?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，按其歸檔年度確定年度，并在附注項加以說明。

　　2.2機構

　　檔案是在單位內部各機構工作活動中形成的。把同一內部機構形成的文件材料放在一起，能夠較好地保持文件之間的歷史聯系，便于利用檔案考察歷史。同時，文件材料按機構歸類的標準也比較客觀明確，分類簡便易行。

　　按機構分類就是按文件形成或承辦機構（接近公文字號中的機關代字）設置類目，進行文件材料的歸類。涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　2.3問題

　　按問題分類就是按文件內容反映的工作內容設置類目和進行文件材料的歸類。如，黨群類、業(yè)務類、行政類、科技管理類等。這里的問題是概括性比較強的"大問題"，不是單一的"小問題"。

　　機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。

　　2.4保管期限

　　和年度一樣，對檔案進行保管期限劃分，將檔案歸入某一個保管期限是文書檔案管理必要的工作內容。

　　規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限的方法進行兩級分類，但仍然保留了年度和保管期限兩個常規(guī)的必要的分類項目。

　　3件的排序

　　文書檔案在分類方案的最低一級類目內按文件形成時間順序結合事由排列。所謂最低一級類目就是分類方案中排在最后的一個類目。如，年度一機構（問題）一保管期限，其中保管期限就是最低一級類目。

　　事由是一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程，同一事由的歸檔文件應集中排列在一起；同一事由內歸檔文件按照文件形成時間順序排列；不同事由的歸檔文件應按照時間順序排列；會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

　　運用計算機檔案管理系統可以很容易地檢索查詢某一事由的文件。運用計算機檔案管理系統的單位可以采用在分類方案的最低一級類目內單純按文件形成時間順序排列文件的方法，不需要再結合事由排列。這樣更"傻瓜"，檔案整理效率更高。

　　4件內稿本的排序

　　正本（印件）在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　5檔號的編制

　　在檔案整理中文件的編號稱為"檔號"。檔號是根據檔案分類方案和文件排列順序編制的。

　　文書檔案的檔號結構是：全宗號—檔案門類·年度—保管期限一機構（問題）代碼—件號

　　全宗號是國家檔案館給每一個進館全宗編定的固定號碼，用4位數字或者字母與數字的結合標識，凡具有社會獨立性的組織或個人，其所形成的檔案就可以構成一個全宗。這樣的組織或個人在檔案學術語中稱為"立檔單位"或"全宗構成者"。

　　檔案門類代碼由2位漢語拼音首字母標識。

　　國家檔案局2014印發(fā)的《數字檔案室建設指南》規(guī)定各檔案門類的代碼為文書∶WS，照片∶ZP，錄音∶LY，錄像;LX，科技∶KJ，專業(yè)∶ZY。

　　2019年1月日起施行的《機關檔案管理規(guī)定》提出了類別設置及其代號的意見;機關檔案門類宜按照文書（WS）、科技（RS）、會計（KJ）、專業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音LY）、錄像（LX、業(yè)務數據（SJ）、公務電子郵件（YJ）、網頁信息（WY）、社交媒體（MT）、實物檔案（SW）設置一級門類代碼。按照科研（KJ·KY）、設備（KJ·SB）設置科技檔案二級門類代碼。檔號編制方法統一有利于信息交流共享。

　　年度為文件形成年度。年度以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如"2021"。

　　保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼"Y""D30""D10"標識。機構（問題）代碼∶機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數字標識，如辦公室代碼"BGS"等。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。

　　件號∶件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用"0"補足，如"0026"。

　　比如：**省科技廳全宗文書檔案2019年永久保管期限的辦公室第一件歸檔文件的檔號∶

　　0173—WS·2019—Y-BGS—0001這里的點是中間點，線是短橫。

　　檔號如同人們的身份證號將伴隨檔案的"一生"，它既可以作為檔案定位的字符，又可以作為檔案檢索的條件。它會出現在計算機檔案目錄數據庫中，也會出現在歸檔文件目錄之中，還將成為文件歸檔章的主要信息元素。

　　6加蓋歸檔章

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。

　　歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項。歸檔章中頁數用阿拉伯數字標識。保管期限也可以使用"永久""30年""10年"簡稱標識，機構（問題）也可以用"辦公室"等規(guī)范化簡稱標識。

　　電子文件可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　7編制歸檔文件目錄

　　歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現來文內容。一般在備注欄中標注復文二字及其文號。

　　歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。

　　序號∶填寫歸檔文件順序號。

　　檔號∶檔號按照前述方法編制。

　　文號∶文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。國家檔案局令第8號，"令第8號"是文號;會議紀要填全項目，如"會議紀要〔2016〕2號"。會議材料之二、簡報第三期、圖紙第4號不是文號，不宜填入文號欄，可在題名或備注欄中體現。聯合行文、關聯件（如，請示的批復件）在備注欄填互見號。

　　責任者∶制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。多個單位聯合行文時，至少選三個單位著錄，其中本單位列于責任者的首位，三個之外的單位用等字外加方括號"[]"表示。責任者為個人的，個人后加方括號，內填職務、職稱或其他身份。無責任者，考證后加責任者，外加方括號。表格的責任者應為填報機關，而非制表機關。

　　題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號"[]"。如，只標注"會議紀要""會議記錄""提案"的，應當在這些名稱前加上自擬內容外加方括號。

　　日期∶文件的形成時間。以國際標準日期表示法標注文件形成（即文件簽發(fā)）的年月日，如20181208。

　　密級∶文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。填寫漢語拼音代碼或漢字代碼，如"機密"或"JM"。標注保密期限的，應同時填寫保密期限，如"機密1年"或"JM1年"。對已升、降、解密的文件，應填寫新的密級。歸檔文件沒有密級的，此項目留空即可。

　　頁數∶每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。備注∶注釋文件需說明的情況。

　　歸檔文件目錄目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限分別裝訂成冊。

　　8文件裝訂

　　永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用"三孔一線"裝訂。

　　永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管檔案的裝訂要求執(zhí)行。

　　定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照永久保管檔案的裝訂要求執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　9編頁

　　紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　10裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　11填寫備考表

　　備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。

　　盒內文件情況說明∶填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　整理人∶負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

　　整理日期∶歸檔文件整理完成日期。

　　檢查人∶負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

　　檢查日期∶歸檔文件檢查完畢的日期。

　　12排架

　　歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。

　　歸檔文件按年度一機構（問題）一保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案先按機構（問題）序列依次上架，在機構（問題）內再分保管期限排列。

　　歸檔文件按年度一保管期限一機構（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案先按保管期限依次上架，在保管期限內再分機構（問題）排列。