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提供檔案整理服務(wù)公司

時(shí)間:2022-09-01 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一,在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位,成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義,不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義,也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。提供檔案整理服務(wù)公司會(huì)根據(jù)大數(shù)據(jù)提供的信息,尋找合適的單位去合作,一起推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

提供檔案整理服務(wù)公司

  檔案管理也稱作檔案管理工作,是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。

  檔案整理工作的分類

  檔案整理工作包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用工作。

  隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展,也對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了新的影響。

  檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù),檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。

  其中每項(xiàng)工作都必不可少,并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體,為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用,同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。

  檔案管理人員的主要工作有哪些?

  1、負(fù)責(zé)檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、排列和檢索工作編制等工作。

  2、負(fù)責(zé)庫房檔案的收進(jìn)和移出工作,嚴(yán)格履行交接手續(xù),準(zhǔn)確掌握館內(nèi)檔案全宗、案卷數(shù)量及檔案的保管期限等。

  3、庫房內(nèi)部整理,檔案裝具和案卷排放整齊、科學(xué)有序。保證庫內(nèi)無灰塵,整潔美觀。

  4、檢查檔案安全保管情況,發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有害因素時(shí),要及時(shí)上報(bào)采取措施。做到以防為主,防治結(jié)合,保證檔案的完整與安全。

  5、明確檔案利用工作的目的,積極主動(dòng)地做好接待工作,不斷提高服務(wù)質(zhì)量。

  6、正確處理好利用和保密的關(guān)系,增強(qiáng)保密觀念,嚴(yán)守黨和國家機(jī)密,嚴(yán)格執(zhí)行借閱、查閱登記制度。

  7、負(fù)責(zé)檔案、資料調(diào)借工作。做到提供準(zhǔn)確、及時(shí)主動(dòng)。用后及時(shí)清退,按時(shí)入庫歸位。

  8、應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)編目檢索、存貯及調(diào)用檔案;利用裱糊及復(fù)印技術(shù),對(duì)紙張破損、字跡褪變、擴(kuò)散的現(xiàn)行檔案進(jìn)行搶救。

  9、負(fù)責(zé)檔案、資料利用效果的信息反饋工作,收集利用典型事例,年終寫出利用分析綜合報(bào)告,及實(shí)例選編。

  科技檔案的整理方法,詳細(xì)步驟

  科技檔案的整理工作,就是按照一定的原則和方法,對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理和編目,并將其內(nèi)容與成分揭示出來的一種工作。

  科技檔案的系統(tǒng)整理,包括對(duì)于科技檔案的科學(xué)分類、組織、保管單位和有秩序地排列??萍紮n案全部整理工作,是通過歸檔前將科技文件材料組成保管單位,并將保管單位進(jìn)行基本編目,然后在歸檔后所進(jìn)行的工作。

  整理內(nèi)容包括組卷、排列、編目、裝訂、入庫上架等工序,由科技檔案部門獨(dú)立完成。

  1.組卷

 ?。?)科研檔案的組卷

  按照課題階段分別組卷,包括可行性研究、立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段。

  (2)項(xiàng)目檔案的組卷

  項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件:按照事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

  招標(biāo)投標(biāo)、合同文件:按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷。

  勘察、設(shè)計(jì)文件:按階段、專業(yè)組卷。

  施工技術(shù)文件:按照單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。

  竣工圖:按建筑結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷。

  原材料質(zhì)量證明文件:按單位工程組卷。

  信息系統(tǒng)開發(fā)文件:按應(yīng)用系統(tǒng)組卷。

  設(shè)備文件:按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)/套組卷。

  監(jiān)理(監(jiān)造)文件:按監(jiān)理的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文件種類組卷。

  科研項(xiàng)目文件:按科研項(xiàng)目(課題)組卷。

  竣工驗(yàn)收文件:按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。

  (3)設(shè)備檔案

  按設(shè)備的臺(tái)(套)為單位組卷,一臺(tái)(套)設(shè)備可以組成一卷或者若干卷。

  2.案卷排列

  科技檔案案卷排列要遵循其形成規(guī)律,按照系統(tǒng)性、成套性的特點(diǎn)進(jìn)行排列。

 ?。?)科研檔案的排列

  按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)與過程管理、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。

 ?。?)項(xiàng)目檔案的排列

  項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件:結(jié)合主題、事由按時(shí)間順序排列。

  施工文件:按照綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工(安裝)記錄、檢測試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收的順序排列。

  信息系統(tǒng)開發(fā)文件:按照需求、設(shè)計(jì)、實(shí)施、測試、運(yùn)行、驗(yàn)收的順序排列。

  設(shè)備文件:質(zhì)量證明、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)文件、安裝調(diào)試、檢測試驗(yàn)和運(yùn)行維修的順序排列。

  監(jiān)理文件:按照依據(jù)性、工作性文件順序排列。

 ?。?)設(shè)備檔案的排列

  按照購置文件、隨機(jī)文件、安裝文件、使用維護(hù)文件等順序排列,數(shù)量較少的也可以直接按照年度大流水排列。

  3.卷內(nèi)文件排列

  科技檔案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后。案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。

  (1)圖樣文件排列:

  形成時(shí)編制了圖樣目錄,只需要按已編制的圖樣目錄順序排列即可。

  形成時(shí)沒有編制圖樣目錄,排列圖樣一般按總體和局部關(guān)系排列。排序?yàn)椋嚎傮w布置圖、系統(tǒng)圖、平面圖(立面圖、剖面圖)、大樣圖等。

  總體性、綜合性的圖樣在前,局部性的圖樣居中,細(xì)部的、大樣性的圖樣在后。

  (2)文字文件排列:

  按重要程度排列,重要文件在前,次要文件在后:按時(shí)間排列,按照科技文件的形成時(shí)間或者內(nèi)容所反映的時(shí)間排列;按照科技文件之間的邏輯關(guān)系排列,對(duì)反映同意問題的來問和復(fù)文,正文和附件,復(fù)文在前,來文在后,正文在前,附件在后,正本在前,定稿在后。

  (3)圖文混合文件的排列:

  案卷內(nèi)的文字文件對(duì)整個(gè)對(duì)象(產(chǎn)品、工程、課題等)或整個(gè)案卷(部件、專業(yè)等)或多份圖樣進(jìn)行的總體說明,則文字文件在前,圖樣在后;案卷內(nèi)的文字文件只是對(duì)案卷內(nèi)的某份圖樣文件進(jìn)行補(bǔ)充或局部性的說明的,則圖樣在前,文字在后。

  4.裝訂

 ?。?)去除易氧化的金屬裝訂用品。

 ?。?)卷內(nèi)文件超出卷盒幅面的,應(yīng)折疊。圖紙要按A4大小折疊成手風(fēng)琴式。

  (3)對(duì)于破損的、小于A4幅面的文件要修復(fù)和托裱

 ?。?)成冊(cè)的科技文件小于A4幅面的保持原樣不變。

 ?。?)以件為單位裝訂的,在每件文件的首頁右上角加蓋檔號(hào)章。

 ?。?)一般采用三孔一線的方式裝訂。

  5、編寫卷內(nèi)文件頁碼

 ?。?)卷內(nèi)文件以件為單位編寫頁碼,以有效內(nèi)容的頁面為一頁。

 ?。?)統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“001”開始依次標(biāo)注。

 ?。?)印刷成冊(cè)的已有也好的文件可以不再重新編寫頁碼。如成套圖樣、說明書、論文等,在編制時(shí)已經(jīng)編有頁碼,就不必另行重復(fù)編碼。

 ?。?)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。

  6.編制卷內(nèi)目錄

  卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

 ?。?)序號(hào):使用阿拉伯?dāng)?shù)字從01起一次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序。

 ?。?)文件編號(hào):填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、醒目代號(hào)。

 ?。?)責(zé)任者:填寫文件形成者或第一責(zé)任者。

  (4)文件題名:填寫文件或圖紙的全稱,文件沒有題名的,應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

  (5)日期:填寫文件或圖紙的形成時(shí)間,要求以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

 ?。?)頁號(hào)(以卷為單位裝訂):填寫每件文件首頁上標(biāo)注的頁號(hào),最后一件文件寫起止頁號(hào)。

  (7)頁數(shù)(以件為單位裝訂):卷內(nèi)文件以件為單位,采用不裝訂組卷的,填寫每件文件總頁數(shù)。

  7.填寫案卷封面和脊背

 ?。?)檔號(hào):由全宗號(hào)、分類號(hào)(項(xiàng)目代號(hào)或者目錄號(hào))、案卷號(hào)組成:

  全宗號(hào):需向檔案館移交的檔案,其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定,不向檔案館移交的科技檔案可不填寫全宗號(hào)。

  分類號(hào):根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定。

  項(xiàng)目代號(hào):由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或者代號(hào)確定。

  目錄號(hào):目錄編號(hào)。

  案卷號(hào):填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。

 ?。?)案卷題名:

  簡明、準(zhǔn)確的揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容,主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或者代號(hào),結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

 ?。?)立卷單位:

  填寫負(fù)責(zé)組卷部門或者單位。

 ?。?)起止日期:

  填寫卷內(nèi)科技文件形成最早和最晚時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。

 ?。?)密級(jí):

  填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。

 ?。?)保管期限:

  填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

  8.填寫卷內(nèi)備考表

 ?。?)互見號(hào):

  填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案的檔號(hào),并在括號(hào)內(nèi)注明其載體類型。

 ?。?)說明:

  標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件的件數(shù)、頁數(shù),卷內(nèi)文件殘缺破損的情況,在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

 ?。?)立卷人:

  由立卷責(zé)任者簽名,一般是檔案整理者。

  (4)立卷日期:

  填寫完成立卷的時(shí)間。

  (5)檢查人:

  由案卷質(zhì)量審核者簽名,一般是科技項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人,或者檔案室主任、鑒定小組組長。

 ?。?)檢查日期:

  填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。

  9.編制案卷目錄

  案卷目錄是案卷的名冊(cè),是著錄案卷內(nèi)容并固定檔案的分類體系和案卷排列順序的一覽表,是檔案檢索、統(tǒng)計(jì)和管理的必要工具??萍紮n案案卷目錄一般按照一級(jí)類目分別編制,即科研、項(xiàng)目、設(shè)備檔案分別編制案卷目錄。

  案卷目錄上的檔號(hào)、案卷題名、保管期限應(yīng)與案卷封面上的內(nèi)容一致。

  10.入庫上架

  按照檔案密集架從上到下,從左到右的順序進(jìn)行排列。科技檔案一般歸檔周期長,一個(gè)項(xiàng)目的科技檔案不一定能夠一次完成。所以,科技檔案排架按最小類目進(jìn)行排列,并在后面都要留有相應(yīng)空間,以便存放新增檔案。

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