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關(guān)于“整理檔案怎么整理”,有同伴說:這個簡單,干就完了!也有同伴說:我想了解別人、別的公司都是怎么做的,互相交流、學(xué)習(xí)一下!
下面,就讓我們脫下制服,換上便裝,不從制度規(guī)范,而從企業(yè)實際管理的角度來分享這個課程。
檔案整理的基本方法有兩種:
1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷,就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。
立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案,對文件材料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料,按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料,進行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為整理的檔案,其基本保管單位是案卷。
2、以件為單位整理。以件為單位整理要以計算機管理為前提條件。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講,一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,正文與附件作為一件,原件與復(fù)制件作為一件,來文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。
下面分別從文書檔案和科技檔案兩個層面來演示。
一、文書檔案整理
1、組件與排序
文書檔案的構(gòu)成相對單純,以件為單位整理歸檔,與該檔案的形成有密切內(nèi)在聯(lián)系的文件組為一件,在實際操作中更加靈活、實用。排序如下:
?、僬呐c附件:正文在前,附件在后;
?、谡九c定稿:正本在前,定稿在后;
?、墼c復(fù)制件:原件在前,復(fù)制件在后;
?、軙h紀(jì)要:終版(簽字/蓋章版)會議紀(jì)要+會上達成的重要文件+會議通知+會議簽到表+會議材料;
?、菡埵九c批復(fù)(報告與批示):批復(fù)/批示在前,請示/報告在后;
?、尬募幚韱位虬l(fā)文稿紙與相關(guān)文件:文件處理單在前,收文(相關(guān)文件)在后。
需要注意的是:
①文書檔案的管理功在平時,要注重日常文件的收集,確保每一份歸檔文件齊全、完整,也就是“該歸則歸”。
②不必牽強附會,比如一次沒有正式發(fā)文通知的例行會議,沒必要把短信、微信通知截圖保存,或與之相關(guān)卻無關(guān)緊要的文件作為附件一并歸檔,一份會議紀(jì)要完全可以獨立成檔。也就是要剔除冗余文件,“不該歸不歸”。
2、分類
?、偈紫纫鰝€分類方案,最簡單明了的方法就是分類方案圖。
?、谂空頇n案時,先根據(jù)分類方案,將每份文件固定位置用鉛筆標(biāo)上類別。
?、廴缓笤侔凑找欢ǖ囊?guī)律,比如檔案形成時間,將同一類檔案按先后順序排列起來。
④最后,標(biāo)注檔號或蓋上檔號章。
3、編頁碼
?、俟ぞ撸?、2B鉛筆;2、數(shù)字章;3、手動/自動打碼機。根據(jù)習(xí)慣和需要選取合適的標(biāo)碼工具。
?、谖恢茫悍茄b訂線一側(cè)下角。
?、燮鹗紨?shù):從數(shù)字“1”開始,不空頁、不跳碼(數(shù))。
?、芷鹬鬼摚航M件/卷后每一件/卷的首頁開始,至每一件/卷的最后一頁止。
⑤注意:文件空白頁、目錄、自制封皮、備考表不用標(biāo)注頁碼。
4、標(biāo)注檔號
檔號標(biāo)注方式:
①蓋歸檔章/檔號章(六格歸檔章和兩格檔號章),填寫內(nèi)容,其中:
六格歸檔章填寫方法:第一格填寫全宗號,第二格年度,第三格室編件號,第四格機構(gòu)問題,第五格保管期限,第六格館編件號(或總頁數(shù))。
企業(yè)里可選兩格檔號章,第一格填寫檔號中除卷/件序號外的其它段位,第二格填寫卷/件序號。
?、阢U筆手寫,直接標(biāo)注檔號。
企業(yè)結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和自身狀況,自行設(shè)置檔號編制規(guī)則。
企業(yè)里推薦使用鉛筆手寫標(biāo)注檔號。
檔號標(biāo)注(蓋歸檔章/檔號章)位置:
?、贆n案首頁右上角空白處;
?、谌魺o空白處,可單獨做封面,檔號直接打印在封面右上角,或蓋檔號章。
5、目錄編制
目錄基本要素:
序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號、備注,等。
目錄編制/填寫注意事項:
?、倌夸浽O(shè)置應(yīng)切實,基本要素不缺失;
?、诟駸o虛設(shè),應(yīng)填盡填,不空項。
?、厶顚懸?guī)范,有據(jù)可依。
6、裝訂
常用檔案裝訂工具:
?、儆啎鴻C、不銹鋼訂書釘、起釘器;
?、谌滓痪€裝訂機或電鉆或打孔器、鉤錐(木柄錐)、剪刀、棉線或蠟線;
?、劭p紉機、鋼針、裁紙刀、剪刀、紙片、棉線或蠟線;
?、軣崛勰z裝機、熱熔裝訂膠條。
裝訂步驟:
?、偃コ敗A等金屬材質(zhì)類裝訂材料;
?、谀ㄆ结斂住A痕等原來的裝訂痕跡(這步操作也是為電子化掃描做準(zhǔn)備)。
③選擇合適的裝訂方式進行裝訂(三孔一線、直角裝訂、縫紉機裝訂、不銹鋼釘裝訂,等)。
7、備考表
填寫說明:
?、倬?盒內(nèi)基本信息,包括:卷/盒內(nèi)主要內(nèi)容、起止件號及特殊情況說明等。
②立卷人:檔案整理歸檔人;檢查人:上級領(lǐng)導(dǎo)。
?、哿⒕砣掌冢赫須w檔日期。
注意:
文書檔案一般是按年度歸檔,但日常整理而非批量操作的話,備考表立卷日期可統(tǒng)一為年末最后一日,或第二年第一月任意一天。
?。萍迹椖抗こ蹋n案是按項目歸檔,可根據(jù)實際情況,或從項目竣工交付前后三個月內(nèi)選定立卷日期。)
8、裝盒
注意事項:
?、偻缓袃?nèi)裝相同類別的檔案文件,不能混裝。
?、跈n案盒內(nèi)存放內(nèi)容與順序:目錄(最上方)、檔案文件、備考表(最下方)。
?、酆袃?nèi)檔案文件按檔號順序依次排列。
?、芎袃?nèi)檔案不易裝得太滿,保留一定余地,以免損傷盒子,且便于插卷/件或更改。
9、盒脊
基本信息:
?、贆n號(起止檔號);②案卷題名。
拓展信息:
?、俦9芷谙?;②密級;③機構(gòu);④年度;⑤全宗號;⑥盒號,等。
方式:
?、偈止ぬ顚懀鹤舟E工整、無涂抹,內(nèi)容準(zhǔn)確、不含糊。
?、诖蛴≌迟N:使用專用粘貼材料,貼緊、抹平、晾干;側(cè)封條略窄于盒脊,以減免使用過程中磨損側(cè)封條。
?、蹤C打:需專門的檔案盒打印機。