檔案工作的基礎(chǔ)是具備豐富的檔案資源，檔案資源來(lái)源于各部門(mén)形成的文件材料，收集好這些文件材料并經(jīng)過(guò)規(guī)范化整理才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員怎么整理檔案呢？

　　嚴(yán)格意義上來(lái)說(shuō)，“整理檔案”的說(shuō)法并不準(zhǔn)確，檔案是具有保存價(jià)值的歷史記錄，真正整理的是文件材料，運(yùn)轉(zhuǎn)完畢的文件材料經(jīng)過(guò)規(guī)范化、系統(tǒng)化的整理，形成歸檔文件，移交入庫(kù)后才是檔案。

　　整理檔案永久和30年怎么區(qū)分

　　1.剔除不歸檔的文件材料

　　收集來(lái)的文件材料并不是每一份都需要?dú)w檔,要糾正兩種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),一是有文必檔,二是紅頭文件（上級(jí)來(lái)文）都要?dú)w檔。需要認(rèn)真學(xué)習(xí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（第8號(hào)國(guó)家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要?dú)w檔的文件材料。

　　機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：

　?。?）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

　　（2）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

　?。?）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

　?。?）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　　（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免,獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見(jiàn)未定稿的文件等。

　?。?）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對(duì)稿；無(wú)特殊保存價(jià)值的信封；不需辦理的一般性人民來(lái)信,電話(huà)記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　?。?）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　　（4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡(jiǎn)報(bào),情況反映,抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的一般性的文件材料。

　　文件材料的歸檔范圍如何掌握？檔案的收集工作如何做？

　　檔案整理|機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍

　　2.將不同“年度”文件材料分開(kāi)存放

　　文書(shū)檔案是按年度進(jìn)行整理的,如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開(kāi)歸類(lèi),同一個(gè)年度的文件材料放在一起,整理的過(guò)程種注意以下幾點(diǎn)：

　　（1）一般以文件形成日期為準(zhǔn)；

　　（2）計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　　（3）跨年度形成的會(huì)議材料歸閉幕年；

　?。?）幾份文件作為一件時(shí),“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

　　3.鑒定保管期限，按期限分開(kāi)存放

　　（1）文書(shū)檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　?。?）應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）的要求,結(jié)合各自的工作實(shí)際,制訂出一個(gè)科學(xué)、合理的符合本單位實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表，報(bào)本級(jí)檔案行政部門(mén)審批，并以此為依據(jù)對(duì)歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　一圖讀懂|文書(shū)檔案保管期限表檔案的價(jià)值怎么區(qū)分永久、30年、10年是什么意思

　　文書(shū)檔案整理|歸檔文件的分類(lèi)和保管期限劃分

　　4.排列歸檔文件的先后順序

　?。?）件內(nèi)文件排序

　　歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　（2）歸檔文件的先后順序

　?、贇w檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　②歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。

　?、弁皇掠芍械奈募?，按文件形成先后順序排列。

　?、軙?huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　·文書(shū)檔案整理|歸檔文件如何進(jìn)行排列？

　　·檔案整理|歸檔文件如何分類(lèi)和排列

　　5.編寫(xiě)頁(yè)碼

　　（1）紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。

　?。?）頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　?。?）文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。

　　6.加蓋歸檔章，填寫(xiě)檔號(hào)項(xiàng)

　　歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題），其中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)為必填項(xiàng)。

　　文書(shū)檔案整理|加蓋歸檔章、編號(hào)、編制檔號(hào)

　　“歸檔章”“檔號(hào)章”的選擇和使用

　　7.裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

　　歸檔文件，宜采取線(xiàn)裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線(xiàn)”裝訂。

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

　　1、檔案工作的基本內(nèi)容包括哪些？

　　檔案的接收和征集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、利用服務(wù)、檔案統(tǒng)計(jì)。也簡(jiǎn)稱(chēng)收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)工作。

　　2、機(jī)關(guān)檔案的定義？

　　機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　3、機(jī)關(guān)檔案主要包括哪些？

　　根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)可劃分為——文書(shū)檔案、科技檔案、專(zhuān)門(mén)檔案，專(zhuān)門(mén)檔案包括會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。

　　根據(jù)載體形態(tài)可劃分為——紙質(zhì)檔案、非紙質(zhì)檔案，非紙質(zhì)檔案包括音像檔案（照片檔案、音視頻檔案）、實(shí)物檔案（獎(jiǎng)狀、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、紀(jì)念品等）和電子檔案等。

　　4、機(jī)關(guān)檔案管理有什么要求？

　　5、檔案的保管期限有哪些？

　　檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　6、文件轉(zhuǎn)化為檔案一般需要具備哪些條件？

　　必須是辦理完畢的文件

　　必須是對(duì)日后具有一定查考和保存價(jià)值的文件

　　必須是按照一定規(guī)律整理完畢的文件。

　　7、辦理完畢的公文什么時(shí)間歸檔？

　　歸檔時(shí)間是辦理文件材料歸檔交接手續(xù)的時(shí)間。歸檔時(shí)間是歸檔制度的重要內(nèi)容之一。對(duì)于一般的公文通常是按年度接收歸檔，即在第二年的上半年，將上一年形成的文件經(jīng)整理后，辦理交接歸檔手續(xù)。

　　8、永久保管的文書(shū)檔案主要包括哪些？

　　1.本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。

　　2.本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。

　　3.本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。

　　4.本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

　　5.本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

　　6.本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

　　7.上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。

　　8.同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

　　9、歸檔文件的整理原則是什么？

　　1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間有的機(jī)聯(lián)系。文件的形成有其自身的規(guī)律和特點(diǎn)。不同的機(jī)關(guān)，盡管其職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項(xiàng)職能活動(dòng)總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間必然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機(jī)聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系既能反映出機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史面貌，同時(shí)也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線(xiàn)索。因此，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　2、區(qū)分不同價(jià)值。不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價(jià)值，找定不同保管期限。

　　3、便于保管和利用。這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。“便于保管和利用”既是歸檔文件整理的出發(fā)點(diǎn)，也是最終目的。

　　10、怎樣正確理解歸檔文件整理單位“件”的概念？

　　《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定：“件”即歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正本與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文為一件。